Accounting Department

Bagian Accounting dalam hotel bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan. Jumlah orang di Bagian Accounting tergantung pada pengelolaan keuangan orang yang bersangkutan. Staf Accounting perusahaan lokal dalam pembentukan instansi, mereka mengumpulkan dan mengirimkan data, serta bertanggung jawab untuk hasil operasi perhitungan secara aktual. Sebagai contoh adalah daftar waktu dilanjutkan pada kantor instansi di mana daftar gaji karyawan ditarik dan dikirim kembali ke Bagian Accounting setiap hari, setiap minggu, atau waktu yang telah ditentukan. Laporan pendapatan kemudian diketik lalu dikirim ke kantor pusat. buas membayar semua rekening, mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi daftar gaji dan menulis daftar gaji, mengakumulasi data operasi (pendapatan dan biaya), dan mengumpulkan laporan pendapatan bulanan. Selain itu, mereka membuka rekening bank, mengamankan uang perusahaan, mengatur semua kegiatan di Bagian Accounting.

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

Istilah dalam Accounting Perhotelan

Accounting : bagian yang menangani keuangan hotel baik pemasukan maupun pengeluaran
Company Account : pencatatan dalam laporan keuangan transaksi antar cabang dari perusahaan yang sama
Account : bagian pembukuan yang menangani data-data pengeluaran di hotel
Charge : biaya
Extra Charge : biaya tambahan
Reimbushment : uang penggantian uang karyawan untuk membeli bahan operasional
Compliment : tidak dikenakan biaya (gratis)
Patty Cash : dana kas kecil
Posting : pemindahan dari captain order ke guest bill
Corkage Charge : biaya yang dikenakan untuk makanan dan minuman yang dibawa dari luar
Cover Charge : biaya yang dikenakan kepada setiap pengunjung yang datang
Banquet : sub.department dari F&B yang bertugas untuk menjual function room, serta fasilitas hotel lainnya
Officer's Check : bill yang diperuntukkan untuk karyawan yang memegang keputusan (manager) di restaurant
Cancellation : pembatalan oleh pihak pemesan, bahwa mereka tidak jadi menggunakan fasilitas hotel
Cancellation Fee : biaya yang dikenakan atas dasar pembatalan pemesanan

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

1.Purchasing Supervisor

Jabatan                           : Purchasing Supervisor
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Purchasing Section
Atasan Langsung           : General Manager, Accounting and Office Manager
Bawahan Langsung       : Purchasing Clerk

a.   Fungsi

bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Purchasing Section yang menyangkut kegiatan pengadaan barang-barang keperluan operasional yaitu makanan, minuman, persediaan, dan barang-barang keperluan hotel lainny
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh General Manager maupun Accounting and Office Manager

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

meneliti staf Purchasing Section yang hadir sesuai dengan jadwal kerja yang berlaku
membimbing dan mengawasi pelaksanaan kerja di Purchasing Section
memilih vendor-vendor yang memenuhi persyaratan sebagai Daftar Rekanan Mampu (DRM) dengan kondisi yang disetujui kedua belah pihak, dengan syarat sebagai berikut: mempunyai ijin usaha, mempunyai Nomor Pokok Wajib pajak (NPWP), tercantum dalam Daftar Rekanan Mampu (DRM) – DIY atau langganan YIH, kecuali langganan dan market
meneliti dan menandatangani semua Purchase Request dan Store untuk pembelian yang sifatnya Re-Order Level (ROL) atau rutin untuk stok maupun yang sifatnya Direct Purchase (Direct Issue) atau emergency
mencari penawaran harga untuk pembelian-pembelian baik yang bersifat Re-Order Level maupun Direct Purchase (Direct Issue)/quotation 3 vendor, dengan pertimbangan harga yang layak, kualitas barang layak dan pembayaran yang bersifat menguntungkan
menindaklanjuti Purchase Request yang telah lengkap dengan tanda tangan persetujuan dan semua pihak yang berkepentingan dengan dibuatkan Purchase Order
memilih vendor yang sesuai dan layak untuk merealisasi Purchase Request dan menandatangani Purchase Order sebelum diajukan kepada General Manager
menyerahkan Purchase Order kepada vendor yang terpilih sesuai ketentuan yang terdapat dalam Purchase Order
mengelola House Bank yang ada dan membayar kembali (reimburse) semua pembayaran tunai kepada General Cashier
melengkapi dokumen atau data-data untuk pembayaran pada setiap voucher payable yang masih kurang lengkap
berhubungan dengan rekanan atau vendor untuk kelancaran proses pengadaan atau pembelian barang, serta menindaklanjuti Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi untuk segera diselesaikan
melaksanakan instruksi-instruksi dan General Manager maupun Accounting and Office Manager yang berhubungan dengan kedinasan yang layak

2. Tugas Mingguan (Weekly)
meneliti kembali Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi dan segera menindaklanjuti

3.Tugas Bulanan (Monthly)
meneliti kembali Purchase Request maupun Purchase Order yang belum terealisasi dan segera menindaklanjuti

4. Tugas Tahunan (Yearly)

menyusun program rencana kerja Purchasing Section
memberikan penilaian atas kecakapan/prestasi kerja pegawai staf Purchasing

5.Tugas Lain-Lain (Insidental)

konsultasi dengan General Manager, Accounting and Office Manager maupun Department Head yang bersangkutan untuk kelancaran proses pembelian barang yang menyangkut jenis barang, merek, spesifikasi, dan mutu barang
menyesuaikan harga pembelian barang berdasarkan survei pasar yang dilakukan oleh Cost Control dan tim
mengadakan proof atau konfirmasi atas barang-barang cetakan dan barang-barang lainnya kepada yang bersangkutan

2. FOC Supervisor

Jabatan                           : FOC Supervisor
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Credit Section
Atasan Langsung           : Credit Manager
Bawahan Langsung        : Front Office Cashier, Night Auditor

a. Fungsi
bertanggung jawab atas kelancaran operasional di Front Office Cashier yang menyangkut kegiatan penerimaan uang di Front Office Cashier dan Night Auditing, serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Credit Manager

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian

meneliti seluruh staf Front Office Cashier yang hadir sesuai jadwal kerja yang berlaku
membimbing dan mengawasi pelaksanaan kerja di Front Office Cashier dan Night Auditing
meneliti kembali atas semua Guest Bill yang ada untuk semua Guest Active atau Guest Ledger pada Rack Bill bahwa semua Guest Bill telah lengkap berikut dokumen penyertanya, antara lain:egistration card yang lengkap untuk semua Guest Bill, voucher dan travel agent untuk grup/individu, surat garansi untuk perusahaan dan individu, KTP/paspor (bila diperlukan untuk garansi)
meneliti dan menandatangani semua Trial Balance, FOC Cash Sheet, Rest and Bar Summary of Sales, Miscellaneous Charge, Miscellaneous Credit (Rebate Credit) dan semua dokumen yang harus dilaporkan ke Income Audit
menyaksikan pengambilan Remmitance of Fund yang dilakukan oleh General Cashier dan perhitungan uangnya
menyelesaikan masalah-masalah yang timbul di Front Office Cashier dan jalan keluarnya
mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan dari tamu mengenai transaksi pada Guest Bill dan yang berhubungan dengan hal tersebut
bertindak selaku Front Office Cashier apabila diperlukan (tenaga FOC terbatas/revised)

2. Tugas Bulanan

menyusun jadwal kerja dari Front Office Cashier pada setiap akhir bulan untuk bulan berikutnya
menghadiri rapat Accounting Department dan Credit Department

3. Tugas Tahunan (Yearly)

menyusun program rencana kerja Front Office Cashier & Night Audit untuk anggaran
memberi penilaian atas kecakapan pegawai dan staf Front Office Cashier dan Night Audit

4.Tugas Lain-Lain (Insidental)

Menandatangani Store Room Requisition untuk keperluan barang-barang di Front Office Cashier

3.Front Office Cashier

Jabatan                           : Front Office Cashier
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Credit Section
Atasan Langsung           : Front Office Cashier Supervisor
Bawahan Langsung       : -

a. Fungsi

bertanggung jawab atas tugas mencatat dan memproses serta posting atas transaksi setiap tamu melalui Guest Bill ke dalam Cash Register di Front Office Cashier yang menyangkut Rest and Bar dan Miscellaneous Charge serta pembayarannya
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Chief Front Office Cashier maupun Credit Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

mengelola House Bank untuk Front Office Cashier dan Cash Receipt
dengan menggunakan FOC Cash Register, maka membuat pembebanan atau mengirim Guest Ledger pada setiap Guest Bill untuk Rest and Bar Charges dan Miscellaneous Charge
menerima pembayaran tunai baik untuk Guest Ledger atau Front Collection dan City Ledger serta Back Collection
mengeluarkan Paid Out sesuai dengan ketentuan yang berlaku
menerima penukaran mata uang asing atau Foreign Currency Exchange
membuat Cash Report atau Front Office Cashier Cash Sheet sesuai dengan A Card & B Card
membuat City Ledger Transfer untuk Guest Bill yang bersifat charges
memasukkan semua penerimaan tunai sesuai shift-nya masing-masing ke dalam Remittance of Fund Envelope dan dimasukkan ke dalam Drop Box untuk diambil General Cashier pada keesokan harinya
mengelola penggunaan Guest Safety Deposit Box sesuai dengan ketentuan yang berlaku
menangani Credit Card sesuai dengan ketentuan yang berlaku
menangani Group Billing dengan sistem package untuk Full American Plan (Full Board) dan Modivite American Plan (Half Board) serta Personal Bill
menindak lanjut atau memproses dan Miscellaneous Credit atau Rebate Credit
menindak lanjut atau memproses dari Guest Deposit dan Refund Deposit
mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan dari tamu yang menyangkut transaksi Guest Bill dan sebagainya dalam bahasa Inggris
membuat Cash Received untuk setiap penerimaan uang di Front Office Cashier

2. Tugas-Tugas Lain (Insidental)
Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan Chief Front Office Cashier maupun Accounting and Finance Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

c. Waktu Kerja (Shift)

shift jam 08.00 sampai dengan jam 16.00
shift jam 16.00 sampai dengan jam 24.00

4. Night Auditor

Jabatan : Night Auditor

Bagian : Accounting Department

Seksi : Credit Section

Atasan Langsung : Front Office Cashier Supervisor

Bawahan Langsung : -

a. Fungsi

bertanggung jawab atas tugas mencatat, memproses, serta mengirim setiap transaksi tamu melalui Guest Bill yang menyangkut room dan correction ke dalam Cash Register di Front Office Cashier beserta pembayarannya
meneliti kembali proses pengiriman yang dilakukan oleh Front Office Cashier dan menutup mesin Cash Register FOC dan membuat Trial Balance.
me-reset (Balancing Zero) atas semua Restaurant and Bar Cashier Cash Register di seluruh outlets
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh FOC Supervisor dan Credit Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1. Tugas Harian (Daily)

mengelola House Bank untuk FOC dan Cash Receipt
dengan menggunakan FOC Cash Register membuat pembebanan atau pengiriman Guest Ledger pada setiap Guest Bill untuk Room Charges, Restaurant & Bar Charges dan Miscellaneous Charges
meneliti kembali semua pencatatan, proses, dan pengiriman yang telah dilakukan oleh Front Office Cashier pada shift sebelumnya
membuat koreksi atau adjustment
menindaklanjuti atau memproses Miscellaneous Credit atau Rebate Credit
menindaklanjuti atau memproses Guest Deposit dan Refund Deposit
meneliti kembali semua pencatatan dan pengiriman yang telah dilakukan oleh Rest & Bar Cashier pada Cash Register Rest & Bar Cashier dan Summary of Restaurant & Bar Sales by outlets
me-reset (balancing zero) semua Cash Register dan Rest & Bar Cashier seluruh outlets
menerima pembayaran tunai baik untuk Guest Ledger maupun City Ledger
mengeluarkan paid out sesuai dengan ketentuan yang berlaku
menutup mesin FOC Cash Register dan maupun Trial Balance
menerima penukaran mata uang asing atau Foreign Currency Exchange
mengelola penggunaan Guest Safety Deposit Box sesuai dengan ketentuan yang berlaku
menangani Credit Card sesuai dengan ketentuan yang berlaku
menangani Group Billing dengan package untuk Full American Plan (Full Board) dan Modified American Plan (Half Board) serta Personal Bill
membuat City Ledger Transfer Master Card untuk Guest Bill yang bersifat charges
membuat Cash Report atau Front Cashier Cash Sheet sesuai dengan A Card dan B Card
memasukkan semua penerimaan tunai sesuai shift-nya ke dalam Remittance of Fund Envelope dan dimasukkan k dalam Drop Box untuk diambil oleh General Cashier path keesokan harinya
mampu menjawab pertanyaan dan tamu yang menyangkut transaksi Guest Bill dan lain-lain dalam bahasa Inggris
membuat Details of Nett Out Standing atau Guest Active
membuat Cash Received untuk setiap penerimaan uang d Front Office Cashier

2. Tugas Bulanan (Monthly)

menghadiri rapat Accounting Departmen
Waktu Kerja (Shift) jam 24.00 sampai dengan 08.00

Demikian Penjelasan Tentang Accounting Department - Tugas dan Tanggung Jawab Purchasing Supervisor, FOC Supervisor, Front Office Cashier, dan Night Auditor. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya