Accounting Department

Bagian Accounting dalam hotel bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan. Jumlah orang di Bagian Accounting tergantung pada pengelolaan keuangan orang yang bersangkutan. Staf Accounting perusahaan lokal dalam pembentukan instansi, mereka mengumpulkan dan mengirimkan data, serta bertanggung jawab untuk hasil operasi perhitungan secara aktual. Sebagai contoh adalah daftar waktu dilanjutkan pada kantor instansi di mana daftar gaji karyawan ditarik dan dikirim kembali ke Bagian Accounting setiap hari, setiap minggu, atau waktu yang telah ditentukan. Laporan pendapatan kemudian diketik lalu dikirim ke kantor pusat. buas membayar semua rekening, mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi daftar gaji dan menulis daftar gaji, mengakumulasi data operasi (pendapatan dan biaya), dan mengumpulkan laporan pendapatan bulanan. Selain itu, mereka membuka rekening bank, mengamankan uang perusahaan, mengatur semua kegiatan di Bagian Accounting.

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

Istilah dalam Accounting Perhotelan

Accounting : bagian yang menangani keuangan hotel baik pemasukan maupun pengeluaran
Company Account : pencatatan dalam laporan keuangan transaksi antar cabang dari perusahaan yang sama
Account : bagian pembukuan yang menangani data-data pengeluaran di hotel
Charge : biaya
Extra Charge : biaya tambahan
Reimbushment : uang penggantian uang karyawan untuk membeli bahan operasional
Compliment : tidak dikenakan biaya (gratis)
Patty Cash : dana kas kecil
Posting : pemindahan dari captain order ke guest bill
Corkage Charge : biaya yang dikenakan untuk makanan dan minuman yang dibawa dari luar
Cover Charge : biaya yang dikenakan kepada setiap pengunjung yang datang
Banquet : sub.department dari F&B yang bertugas untuk menjual function room, serta fasilitas hotel lainnya
Officer's Check : bill yang diperuntukkan untuk karyawan yang memegang keputusan (manager) di restaurant
Cancellation : pembatalan oleh pihak pemesan, bahwa mereka tidak jadi menggunakan fasilitas hotel
Cancellation Fee : biaya yang dikenakan atas dasar pembatalan pemesanan

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

1.Book Keeper

Jabatan                           : Book Keeper
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : General Accounting Section
Atasan Langsung           : Assistant Accounting and Office Manager
Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

bertanggung jawab atas pembukuan semua Journal Voucher yang ada dan dibukukan pada buku besar atau ledger, serta menutup buku dan menyusun Work Sheet atau Trial Balance, mengisi semua formulir laporan keuangan sesuai dengan angka-angka dalam buku besar
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant dan Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

meneliti kembali semua Journal Voucher yang telah dibukukan dan juga Financial Statement yang telah dibuat, apabila terdapat misposting maka dibuatkan Journal Voucher-nya
membukukan semua transaksi pembayaran maupun penerima cek atau BG ke dalam masing-masing buku bank
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant dan Accounting & Office Manager

2.Tugas Bulanan (Monthly)

meneliti kembali semua jurnal yang dikirimkan oleh seksi-seksi di Accounting Department
meneliti kembali semua laporan bulanan yang dikirimkan oleh seluruh departemen dan dibuatkan jurnalnya
melengkapi jurnal-jurnal lainnya termasuk adjustment atau koreksi
membukukan seluruh jurnal ke dalam buku besar sesuai dengan Charge of Accounts yang berlaku
menutup buku besar dan membuat neraca percobaan atau Trial Balance
mengisi formulir neraca dan lampirannya serta rugi laba berikut lampirannya sesuai dengan angka-angka pada buku besar
menyerahkan formulir-formulir dan Financial Statement yang telah diisi lengkap kepada sekretaris untuk diketik
menjilid formulir Financial Statement yang telah selesai diketik/cetak bersama komentar dari Accounting & Office Manager dan mengirimkan kepada manajemen dan direksi
melaksanakan tugas lain dan Assistant dan Accounting & Office Manager
menyimpan (filing) semua dokumen sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
menghadiri rapat Accounting Department :meneliti kembali semua jurnal yang telah dibukukan dan juga Financial Statement serta mengadakan koreksi atau adjustment yang diperlukan

3.Tugas Tahunan (Yearly)

meneliti kembali semua jurnal yang telah dibukukan dan juga membuat koreksi atau adjustment yang diperlukan
membantu Assistant dan Accounting & Office Manager menyusun anggaran perusahaan dan Goals Action Sheet
membantu Assistant dan Accounting Office Manager dalam menyusun Annual Report atau laporan keuangan tahunan serta Inventory Book

2. Receiving Clerk

Jabatan                           : Receiving Clerk
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Cost Control Section
Atasan Langsung           : Cost Control Supervisor
Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

bertanggungjawab atas penerimaan barang-barang yang dibeli oleh perusahaan yang menyangkut kualitas, kuantitas, dan harga sesuai ketentuan dalam Purchase Order (PO) yang berlaku
menyerahkan barang-barang tersebut ke General Store dan melaksanakan tugas-tugas lain dari Cost Control Supervisor dan Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

menerima barang-barang dari vendor berdasarkan Perchance Order (PO) untuk pembelian stok atau Re-Order Level (ROL), serta Purchase Request (PR), Direct Purchase untuk Direct Issue
meneliti, menimbang, dan menghitung barang-barang yang dikirimkan oleh vendor (kuantitas, kualitas, dan harga) sesuai ketentuan
membuat Receiving report (KR) berdasarkan barang-barang yang diterima sesuai ketentuan, dan meneliti pula kelengkapan data/dokumen penyerta, antara lain:invoice atau nota , realisasi nomor PO atau PR – DP
membuat Notice of Arrival atau Memorandum of Invoice apabila barang datang tanpa nota atau invoice
menolak penerimaan barang dan vendor apabila barang yang dikirim tanpa didukung oleh Purchase Order (PO), Purchase Request (PR), Direct Purchase (DP) sesuai ketentuan
menghubungi departemen yang bersangkutan apabila terdapat penerimaan barang yang menyimpang atau tidak sesuai dengan ketentuan
menyerahkan barang-barang yang telah diterima sesuai ketentuan kepada General Store untuk disimpan atau langsung menyerahkan kepada departemen yang bersangkutan
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor dan Accounting & Office Manager dengan layak dan berhubungan dengan kedinasan

2.Tugas Bulanan (Monthly) menghadiri rapat Accounting Department
3.Tugas-Tugas Lain (Insidental) mengadakan market survey

3.Food Control

Jabatan                           : Food Control
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Cost Control Section
Atasan Langsung           : Cost Control Supervisor
Bawahan Langsung       : -

a. Fungsi

bertanggung jawab atas pencatatan dan pengawasan harga pokok penjualan makanan (Cost of Food Sold) dan persediaan makanan (Food Inventories
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

memposting ke dalam cardex semua barang yang termasuk dalam makanan/food yang diterima berdasarkan Receiving Report (KR)
memposting ke dalam cardex semua pengeluaran makanan dengan Store Room Requisition (SRR)
Pricing Requisition dan Inter Kitchen Transfer ke dalam Food Cost Book
verifikasi Voucher Payable atas pembelian makanan
membuat Daily Flash Food Cost Report
meneliti dan menyalin Employees Meals Report
meneliti dan menyalin Food History Records
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

2.Tugas Mingguan (Weekly)

mengadakan Inventory Food pada setiap outlet dan Store
membuat Weekly Food Cos
membuat Weekly Report Employees Meals

3.Tugas Bulanan (Monthly)

mengadakan Inventory Food pada setiap outlet dan Store
menutup Food Cost Book
membuat Food Reconciliation
membuat Journal Food Consumed dan Employees Meals
membuat uraian laporan entertaining
menghadiri rapat Accounting Department

4. Beverage Control

Jabatan                           : Beverage Control
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Cost Control Section
Atasan Langsung           : Cost Control Supervisor

a.   Fungsi

bertanggung jawab atas pencatatan dan pengawasan harga pokok penjualan (Cost of Beverage Sold) dan persediaan minuman (Beverage Inventories)
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

memposting ke dalam cardex semua barang minuman (beverage) yang diterima berdasarkan Receiving Report (KR)
memposting ke dalam cardex semua pengeluaran minuman (beverage) dengan berdasarkan Store Room Requisition
Pricing Requisition dan Inter Bar Transfer ke dalam Beverage Cost Book
verifikasi Voucher Payable atas pembelian minuman
membuat Daily Beverage Sheet
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

2.Tugas Mingguan (Weekly)

mengadakan Inventory Beverage pada setiap outlet dan Store b) membuat Weekly Beverage Cost, Sales & Potential Sales

3.Tugas Bulanan (Monthly)

mengadakan Inventory Beverage pada setiap outlet dan Store
menutup Beverage Cost Book
membuat Beverage Reconciliation
membuat Journal Beverage Consumed
membuat uraian laporan entertaining
menghadiri rapat Accounting Department

4.Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

membantu mengadakan Inventory Operating Equipment di seluruh outlet dan Store

5.Tugas Tahunan (Yearly)

membantu mengadakan inventory keseluruhan baik barang-barang persediaan, Operating Equipment maupun Fixed Assets
membantu pembuatan/penyusunan Inventory Book

6.Tugas-Tugas Lain (Insidental)

mengadakan market survey
membuat Calculation of Standard Recipe (Food) dan Yield Test

5. Material and Property Control

Jabatan                           : Material and Property Control
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Cost Control Section
Atasan Langsung           : Cost Control Supervisor
Bawahan Langsung       : -

a. Fungsi

bertanggung jawab atas pencatatan dan pengawasan yang menyangkut biaya materials/supplies, persediaan material, operating equipment, dan fixed assets
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager dengan layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

memposting ke dalam cardex semua barang materials/supplies yang diterima berdasarkan Receiving Report (KR)
memposting ke dalam cardex semua pengeluaran barang materials/ supplies berdasarkan Store Room Requisition (SRR)
Pricing Requisition dan Inter Dept. Materials/Supplies Book
verifikasi Voucher Payable atas pembelian materials/supplies
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Cost Control Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

2.Tugas Bulanan (Monthly)

mengadakan inventory materials/supplies pada setiap departemen dan store
menutup Materials/Supplies Book
membuat Materials/Supplies Reconciliation
membuat Journal Materials/Supplies Consumption
menghadiri rapat Accounting Department

3.Tugas Tengah Tahunan (Six Months)

mengadakan Inventory Operating Equipment di seluruh outlet dan store
membuat Operating Equipment Reconciliation Replacement

4.Tugas Tahunan (Yearly)

mengadakan inventory keseluruhan baik barang persediaan, operating equipment maupun fixed assets
membuat atau menyusun Inventory Book
membuat perhitungan penyusutan atas barang-barang fixed assets

5.Tugas-Tugas Lain (Insidental)

memposting ke dalam Operating Equipment Register Book untuk penerimaan barang-barang Operating Equipment berdasarkan Receiving Report (KR)
memposting ke dalam Fixed Assets Register Book untuk penerimaan barang-barang Fixed Assets berdasarkan Receiving Report sesuai dengan klasifikasi barang grup I, II atau III
membuat Fixed Assets Card untuk setiap penerimaan barang-barang fixed assets
membuat Inventory List untuk operating equipment pada masing-masing outlet sebagai Fixed Stock untuk operasional
mencatat Property to Remove yaitu penyesuaian pencatatan untuk barang-barang Fixed Assets yang berubah atau pindah penempatannya
mengadakan survei pasar untuk materials/supplies

6. Store Keeper

Jabatan                           : Store Keeper (Food and Beverage Store Keeper/ Materials and Supplies Store Keeper)
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Store Room Section
Atasan Langsung           : Store Room Supervisor
Bawahan Langsung       : -

a.   Fungsi

membantu tugas dari Store Keeper dalam penyimpanan, pencatatan, dan pengeluaran barang dan gudang
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Store Keeper Supervisor dan Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

menerima barang dan meneliti kembali barang-barang yang diterima oleh receiving berdasarkan receiving report disertai dokumen penyerta yang lengkap
memisahkan barang-barang yang akan disimpan sesuai dengan klasifikasi dan penempatannya masing-masing, yaitu: kelompok makanan (Food), kelompok minuman (Beverage), kelompok Material & Supplies, Operating Equipments, Fixed Assets
semua barang yang diterima dicatat dalam Bin Card
mengeluarkan barang-barang berdasarkan Store Room Requisition dan mencatat dalam Bin Card masing-masing barang sesuai ketentuan yang berlaku
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Store Keeper Supervisor dan Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
menyimpan (filing) semua dokumen sesuai ketentuan yang berlaku

2.Tugas Mingguan (Weekly)

bersama Cost Control mengadakan Weekly Inventory khusus Food & Beverage di store

3.Tugas Bulanan (Monthly)

bersama Cost Control mengadakan Monthly Inventory untuk Food, Beverage, Supplies di store
menghadiri rapat Accounting Department

4.Tugas Tengah Tahunan (Six Months) bersama-sama Cost Control mengadakan inventory khusus operating equipment di store dan Tugas Tahunan (Yearly) bersama-sama Cost Control mengadakan inventory tahunan yang mencakup seluruh barang-barang yang disimpan di store

7. Purchasing Clerk

Jabatan                           : Purchasing Clerk
Bagian                            : Accounting Department
Seksi                               : Purchasing Section
Atasan Langsung           : Purchasing Supervisor
Bawahan Langsung       : -

a. Fungsi

membantu tugas-tugas Purchasing Supervisor yang menyangkut proses pencatatan dan pengadaan atau pembelian barang-barang keperluan perusahaan
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Purchasing Supervisor yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

menerima Purchase Report (PR) darn store untuk permintaan pembelian yang bersifat stok (Re-Order Level) dan Direct Purchase dari departemen, serta mengajukan persetujuannya kepada Purchasing Supervisor untuk ditandatangani
menindaklanjuti Purchase Request tersebut kepada Accounting & Office Manager dan General Manager untuk ditandatangani/persetujuannya
setelah Purchase Request tersebut lengkap tanda tangan persetujuan dari yang berkepentingan, kemudian dibuatkan nomor Purchase Order (PO) secara unit
membuat Purchase Order (PO) berdasarkan ketentuan atau pembagian dari Chief Purchasing untuk tiap-tiap Purchase Request (PR)
meminta persetujuan kepada Accounting & Office Manager dan General Manager disertai dokumen-dokumen, antara lain:Copy Purchase Request, surat penawaran 3 vendors (Quotation Analysis)
mencatat Daily Purchase Report pada buku atau formulir yang telah tersedia
menyimpan (filing) semua dokumen sesuai ketentuan yang berlaku
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Purchasing Supervisor atau Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan
membuat surat-surat keluar

Demikian Penjelasan Tentang Accounting Department - Tugas dan Tanggung Jawab Book Keeper, Receiving Clerk, Food Control, Beverage Control, Material and Property Control, Store Keeper dan Purchasing Clerk. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya

Accounting Department - Tugas dan Tanggung Jawab Book Keeper, Receiving Clerk, Food Control, Beverage Control, Material and Property Control, Store Keeper dan Purchasing Clerk