Accounting Department

Bagian Accounting dalam hotel bertanggung jawab untuk mengendalikan kegiatan operasional keuangan. Jumlah orang di Bagian Accounting tergantung pada pengelolaan keuangan orang yang bersangkutan. Staf Accounting perusahaan lokal dalam pembentukan instansi, mereka mengumpulkan dan mengirimkan data, serta bertanggung jawab untuk hasil operasi perhitungan secara aktual. Sebagai contoh adalah daftar waktu dilanjutkan pada kantor instansi di mana daftar gaji karyawan ditarik dan dikirim kembali ke Bagian Accounting setiap hari, setiap minggu, atau waktu yang telah ditentukan. Laporan pendapatan kemudian diketik lalu dikirim ke kantor pusat. buas membayar semua rekening, mengirim laporan, menerima pembayaran (rekening yang diterima), menghitung informasi daftar gaji dan menulis daftar gaji, mengakumulasi data operasi (pendapatan dan biaya), dan mengumpulkan laporan pendapatan bulanan. Selain itu, mereka membuka rekening bank, mengamankan uang perusahaan, mengatur semua kegiatan di Bagian Accounting.

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

Istilah dalam Accounting Perhotelan

Accounting : bagian yang menangani keuangan hotel baik pemasukan maupun pengeluaran
Company Account : pencatatan dalam laporan keuangan transaksi antar cabang dari perusahaan yang sama
Account : bagian pembukuan yang menangani data-data pengeluaran di hotel
Charge : biaya
Extra Charge : biaya tambahan
Reimbushment : uang penggantian uang karyawan untuk membeli bahan operasional
Compliment : tidak dikenakan biaya (gratis)
Patty Cash : dana kas kecil
Posting : pemindahan dari captain order ke guest bill
Corkage Charge : biaya yang dikenakan untuk makanan dan minuman yang dibawa dari luar
Cover Charge : biaya yang dikenakan kepada setiap pengunjung yang datang
Banquet : sub.department dari F&B yang bertugas untuk menjual function room, serta fasilitas hotel lainnya
Officer's Check : bill yang diperuntukkan untuk karyawan yang memegang keputusan (manager) di restaurant
Cancellation : pembatalan oleh pihak pemesan, bahwa mereka tidak jadi menggunakan fasilitas hotel
Cancellation Fee : biaya yang dikenakan atas dasar pembatalan pemesanan

Pembagian Kerja dalam Accounting Department

1.Accounts Receivable Supervisor

Jabatan : Accounts Receivable Supervisor

Bagian : Accounting Department

Seksi : Credit Section

Atasan Langsung : Credit Manager

Bawahan Langsung : Collector, Typist

a. Fungsi

bertanggung jawab atas kelancaran penagihan atau pengutipan piutang perusahaan atau Accounts Receivable, dan melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Credit Manager maupun Accounting and Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

membuat uraian (break down) City Ledger Master Card yang dibuat oleh Night Auditor dan meneliti dokumen-dokumen penyertanya
mengirim masing-masing bill sesuai dengan klasifikasinya pada City Ledger Card (posting charge – debit)
melakukan penagihan atau Statement of Accounts kepada para langganan disertai dokumen-dokumen penyerta yang lengkap
melakukan penagihan atau pengutipan baik dengan surat maupun didatangi sendir
membuat Daily Collection Report yaitu laporan harian atas pengutipan atau penagihan yang diperoleh dan menyetorkan langsung ke Front Office Cashier
membuat remainder (peringatan) kepada Guest Ledger yang sudah melebihi batas limit dari City Ledger yang melebihi batas limit, maupun batas waktu sesuai dengan ketentuan yang berlaku
mengirim masing-masing hasil pengutipan atau penagihan pada City Ledger Card (posting payment–credit), serta memberi korekasi /adjustment yang diperlukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku
membukukan transaksi Accounts Receivable berdasarkan D Card pada City Ledger Control Book
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Credit Manager maupun Accounting & Office Manager

2. Tugas Mingguan (Weekly)

meneliti kembali Out Standing Balance yang harus segera ditindaklanjuti

3. Tugas Bulanan (Monthly)

membuat Aged Trial Balance of Accounts Receivable berdasarkan City Ledger, D Card, dan City Ledger Control Book
menghadiri rapat Accounting Department dan Credit Department

4. Tugas Tahunan (Yearly)

membuat daftar City Ledger and Collected yaitu piutang langganan yang sudah lama dan tidak tertagih untuk dihapus dan diajukan kepada Direksi

5. Tugas-Tugas Lain (Insidentil)

membuat konfirmasi atas City Ledger/Accounts Receivable

2. General Cashier

Jabatan General Cashier

Bagian : Accounting Department

Seksi : General Accounting Section

Atasan Langsung : Assistant Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung : -

a. Fungsi

bertanggung jawab atas penerimaan uang tunai maupun cek serta deposito ke bank atau Owning Company berikut pencatatannya dan pembayaran tunai dari House Bank, membayar kembali (reimbursement) pembayaran tunai yang telah dilakukan, serta melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant & Accounting Office Manager

b. Uraian Tugas

1. Tugas Harian (Daily)

mengambil dan menghitung semua Remittance of Fund Envelope dan Drop Box sesuai dengan pendapatan dan disaksikan oleh Chief FOC atau FOC
membuat General Cashier Daily Receipt Summary dengan lengkap beserta konfirmasi dan Income Audit dan persetujuan darn Accounting Manager
deposit ke bank atau Owning Company atas semua pendapatan yang diterima.
mengelola House Bank
mengadakan pembayaran tunai dalam jumlah tertentu baik untuk Cash Disbursement Voucher maupun Advance
membuat Cash Disbursement Voucher berdasarkan pembayaran tunai yang telah dilakukan
membuat Reimbursement kepada Accounts Payable atau Owning Company atas semua pembayaran tunai yang telah dilakukan
mencatat dan membukukan semua pembayaran tunai maupun dengan cek/bilyet giro ke dalam Cash & Check Register
mencatat atau membukukan semua pendapatan ke dalam Cash & Check Receipt Book
membayarkan semua pembayaran dengan cek/bilyet giro kepada vendor untuk Account Payable
menyimpan arsip-arsip dokumen dengan baik sesuai ketentuan :membuat atau mencatat Foreign Currency Book

2. Tugas Bulanan (Monthly)

menutup Cash Check Register Book dan membuat jurnalnya
menutup Cash Receipt Book dan membuat jurnalnya
menutup Foreign Currency Book
menghadiri rapat Accounting Department
konfirmasi dengan Book Keeper/Accounts Payable

3. Tugas-Tugas Lain

konfirmasi Bank Balance dengan bank

3. Income Auditor

Jabatan : Income Auditor

Bagian : Accounting Department

Seksi : General Accounting Section

Atasan Langsung : Assistant Accounting and Office Manager

a. Fungsi

bertanggung jawab atas pemeriksaan dan pencatatan seluruh penjualan baik cash maupun charge, serta membuat laporan harian atau daily sales report sesuai dengan ketentuan
mengonfirmasi semua pembayaran untuk komisi maupun insentif yang akan dibayar
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager yang layak dalam rangka kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

mengambil semua data atau dokumen transaksi penjualan dan laporan-laporan lainnya di FOC
meneliti kembali Trial Balance FOC Cash Register sesuai dengan ketentuan rumus yang berlaku
meneliti kembali Posting Room Charge dengan Room Recapitulation (FO), House Count Sheet (FO), House Keeping Report (HK), Room Change Report, Room Descripancy Report, dll.
meneliti kembali Posting Food & Beverage atau Rest & Bar Charges dengan Summary of Food & Beverage Sales by Outlets dan Rest & Bar Chits, dll.
meneliti kembali Posting Miscellaneous Charge dengan Details of Miscellaneous Credit, dll.
meneliti kembali correction atau adjustment dengan Rebate Credit atau Micellaneous Credit, dll.
meneliti kembali Cash Receipt dan Charge Accounts sesuai data atau dokumen yang ada yaitu, Front Office Cash Sheet, City Ledger Transfer, dan Cash Receipt atau kuitansi
meneliti kembali pemakaian Guest Bill dan Rest & Bar Charges, serta Cash Receipt sesuai dengan nomor urut pemakaian
meneliti kembali Rest & Bar Charge Complimentary atau Official Charges
membuat Summary of Sales, yaitu memisahkan semua Sales menjadi Nett Sales
membuat Daily Sales Report sesuai dengan ketentuan yang berlaku
konfirmasi dengan General Cashier untuk Cash Receipt, serta Bank Balance & House Bank Balance
melakukan tes-tes untuk rest & bar charges dengan daftar harga menu atau bar list
membukukan semua sales pada sales book sesuai dengan charge of accounts yang berlaku
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager dengan baik dan layak yang menyangkut kedinasan
menyimpan (filing) dokumen-dokumen yang ada sesuai ketentuan yang berlaku

2.Tugas Bulanan (Monthly)

menutup Sales Book dan membuat Sales Journal sesuai dengan ketentuan yang berlaku
menutup Allowance Book dan membuat Discount & Allowance Journal sesuai ketentuan yang berlaku
menghadiri rapat Accounting Department

3.Tugas-Tugas Lain (Insidental)

mengadakan pemeriksaan di FOC maupun Rest & Bar Cashier atau Guest Bill, Rest & Bar Charges, Cash Receipt, dll.
meneliti dan mencatat penjualan tiket untuk event-event tertentu yang diadakan

4. Accounts Payable

Jabatan : Accounts Payable

Bagian : Accounting Department

Seksi : General Accounting Department

Atasan Langsung : Assistant Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung : -

a. Fungsi

bertanggungjawab atas penelitian dan pencatatan semua utangutang perusahaan dan menyiapkan pembayarannya yaitu Account Payable Voucher sesuai dengan ketentuan yang berlaku
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant Accounting & Office Manager atau Accounting & Office Manager yang layak dalam rangka kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

menerima tembusan Purchase Request (PR), Purchase Order (PO), Receiving Report (RR), dan Invoice atau nota
membuat Voucher Payable dengan dilampiri dokumen-dokumen pendukung sesuai dengan ketentuan yang berlaku
menyerahkan Voucher Payable tersebut kepada General Cashier untuk dibuatkan cek/BG dan ditandatangani oleh AOM dan GM
membukukan semua pembayaran Accounts Payable dan cek/BG ke dalam Voucher Register, demikian pula membukukan semua pembayaran tunai atau General Cashier Reimbursement ke dalam Voucher Register sesuai Chart of Accounts yang berlaku dan ketentuan yang telah ditetapkan
menyiapkan jadwal semua pembayaran Accounts Payable yang sudah jatuh tempo kepada General Cashier untuk diajukan kepada pembayarnya
konfirmasi Accounts Payable yang akan dibayar dengan Cost Control
memberikan informasi kepada Assistant & Accounting Manager mengenai masalah harga pembelian barang-barang
menyimpan (filing) semua Voucher Payable sesuai dengan ketentuan
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant & Accounting Manager dengan baik dan layak dalam hal yang menyangkut kedinasan
mengeposkan ke dalam Accounts Payable Card masing-masing vendor yang menyangkut pembelian, pembayaran, dan sisa utang

2.Tugas Bulanan (Monthly)

menutup Voucher Register Book dan membuat Journal Accounts Payable, mengadakan konfirmasi atas pembelian barang-barang inventory dan expenses dengan Cost Control
menutup Accounts Payable Card masing-masing vendor dan membuat Aged Trial Balance of Accounts Payable untuk lampiran Financial Statement
menghadiri rapat Accounting Department

3. Tugas-Tugas Lain (Insidental)

melakukan market survey ke pasar-pasar

5. Paymaster

Jabatan : Paymaster

Bagian : Accounting Department

Seksi : General Accounting Section

Atasan Langsung : Assistant Accounting and Office Manager

Bawahan Langsung : -

a. Fungsi

bertanggung jawab atas pencatatan dan pembayaran gaji, tunjangan lembur, dan service charge dan pembayaran lain untuk seluruh karyawan
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Assistant and Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

menerima daftar gaji, daftar lembur, dan daftar pembayaran service charge dan seluruh karyawan seluruh departemen dan Personalia
mencocokkan daftar gaji sesuai status pegawai, daftar kerja lembur, dan pembayaran service charge termasuk potongan-potongan sesuai ketentuan yang berlaku. Demikian pula jumlah uangnya serta membuat detil/ perincian uangnya
menyiapkan perincian gaji/service beserta amplop gaji
membuat Voucher Payable atas jumlah pembayaran gaji atau service tersebut yang kemudian diajukan kepada Accounting & Office Manager untuk dibuatkan cek/BG dengan persetujuan dan General Manager
memasukkan uang ke dalam amplop masing-masing karyawan sesuai ketentuan yang berlaku
membayarkan gaji atau service charge kepada karyawan sesuai jatuh tempo dan ketentuan yang berlaku
mencatat atau membukukan pembayaran gaji dan service charge ke dalam Payroll Book dan membuat Journal Vouchernya (sudah sibuatkan oleh Account Payable)
menghadiri rapat Accounting Department
membayarkan income tax/PPH 21 ke kantor pajak

2. Tugas-Tugas Lain (Insidental)

menghubungi Personalia untuk konfirmasi

6. Restaurant and Bank Cashier

Jabatan : Restaurant and Bank Cashier

Bagian : Accounting and Bar Cashier

Seksi : General Accounting Section

Atasan Langsung : Restaurant and Bar Cashier Supervisor

Bawahan Langsung : -

a. Fungsi

bertanggung jawab atas penjualan di Rest & Bar yang menyangkut penerimaan uang tunai di Rest & Bar Cashier dan charges atas penjualan makanan dan minuman di masing-masing outlet
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rest & Bar Cashier Supervisor maupun Assistant Accounting & Office Manager yang layak dan berhubungan dengan kedinasan

b. Uraian Tugas

1.Tugas Harian (Daily)

mengelola House Bank Rest & Bar Cashier
membuat Rest & Bar Charges dengan menggunakan mesin Cash Register Rest & Bar Cashier ke dalam Rest & Bar Chits/ Bill, berdasarkan Captain Order/Slip Order sesuai dengan menu & bar list
menerima pembayaran tunai apabila Rest & Bar Chits tersebut tidak dibayar tunai
mengirimkan Rest & Bar Chits yang tidak dibayar tunai atau charges secepatnya ke Front Office Cashier untuk diposkan pada Guest Bill tiap-tiap tamu
menyerahkan hasil penerimaan tunai kepada General Cashier dengan memasukkan penerimaan tunai ke dalam Remittance of Fund Envelopes, kemudian dimasukkan ke dalam Drop Box di FOC sesuai shift-nya masing-masing
membuat Sales Summary dan mengambil Audit Strip dari Cash Register
membuat Sales Recapitulation untuk masing-masing outlet sesuai shift-nya masing-masing
melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Rest & Bar Cashier Supervisor maupun Assistant Accounting & Office Manager dengan baik dan layak yang berhubungan dengan kedinasan
membuat Food History Record

2. Tugas Bulanan (Monthly)

menghadiri rapat Accounting Department

Demikian Penjelasan Tentang Accounting Department - Tugas dan Tanggung Jawab Accounts Receivable Supervisor, General Cashier, Income Auditor, Accounts Payable, Paymaster dan Restaurant and Bank Cashier. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya

Accounting Department - Tugas dan Tanggung Jawab Accounts Receivable Supervisor, General Cashier, Income Auditor, Accounts Payable, Paymaster dan Restaurant and Bank Cashier