Akuntansi Perhotelan - Pendapatan , Bagian Yang Terlibat Penjualan, Dokumen dan Laporan Hasil - MateriSMK

Bagi organisasi usaha, penjualan merupakan satu aspek yang sangat penting danmenjadi urat nadi kehidupan usaha tersebut. Eksistensi dan kesinambungan hidup organisasi usaha sangat tergantung dari kemampuanntya menghasilkan arus kas dari penjualan produk yang dihasilkan. Produk suatu perusahaan dapat berupa barang, jasa atau kombinasi barang dan jasa. Aktivita penjualan sangat penting bagi kontinuitas perusahaan, maka manajemen harus mampu merencanakan dan mengendalikan aktivitas ini. Tujuannya adalah agar asset perusahaan yang dihasilkan dari aktivitas penjualan dapat dijaga keamanannya.

Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar(Room Revenue), penjualan makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage Revenue), dimana di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang. Berbeda dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan tersendiri, yaitu:

Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individual yang relative rendah, hamper sama dengan usaha retail.
Produk berbentukbarang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur.
Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk dapat menjual produk berupa jasa.
Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (tax and service).

pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger, credit card), akun kasdan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Government Tax) dan memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama karyawan. Secara periodik, uang servive yang terkumpul dibagikan kepada karyawan, biasanya setelah dikurangi loss and breakage (kehilangan dan kerusakan.

Hutang PHR (Government Tax)timbul karena usaha hotel diberikan kewajiban oleh pemerintah daerah untuk memungut PHR kepada konsumen hotel yang membeli dan menikmati barang dan jasa yang dijual oleh perusahaan. Dalam hal ini, manajemen hotel berfungsi sebagai withholder, yaitu pemungut pajak yang mempunyai kewajiban untuk menyetorkan pungutannya kepada kas daerah. Penyetoran ini dilakukan secara berkala mengikuti ketentuan yang diatur oleh pemerintah daerah.

Secara sederhana, kaitan antara akun-akun dalam siklus penjualan hotel digambarkan dalam bagian T-account berikut:

Jurnal Penjualan

Piutang Usaha (City ledger/Guest ledger) Rp.XXX –

Penjualan kamar (Room revenue) – Rp.XXX

Hutang Jasa Pelayanan (Service charge) – Rp.XXX

Hutang PHR (Government Tax) – Rp.XXX

Contoh:

Hotel Bali menjual kamarjenis super deluxe dengan harga Rp.1.000.000,- per malam. Setiap tamu yang menginap sudah mendapatka breakfast dengan harga Rp.100.000,-. Harga tersebut sudah termasuk government tax dan service tcharge sebesar 21%. Jurnal atas transaksi tersebut adalah:

AR Guest Ledgar Rp.1.000.000,- –

Room revenue – Rp.743.801,-

Room revenue meal coupon – Rp.82.645,-

Service Charge – Rp.82.645,-

Government tax – Rp.90.909,-

Dalam industry hotel, akun piutang usaha biasanya dibedakan antara tamu yang masih aktif dan tamu yang sudah keluar (check out), untuk tamu yang masih aktf akan dicatat dalam akun Guest Ledger, dan setelah tamu keluar dari hotel tetapi tagihannya masih ada yang manatagihan ini menjadi beban dari pihak agen perjalanan, maka tagihan tersebut akan dipindahkan kea kun City Ledger.

Dalam industry perhotelan, khususnya pada penjualan mekanan dan minuman dikenal adanya suatu system penjualan yang menggunakan teknologo computer, yang disebut dengan point of sale systems (POSS), POSS berfokus pada 3 tujuan, yaitu:

Ketepatan atas order
Pencatatan penjualan
Pemberian kepuasan

POSS menggunakan kombinasi terminal dan printer yang berfungsi sebagai inputdan output. Laporan yang dihasilkan POSS memberikan informasi tentang:

Analisa pendapatan, memberikan rincian per jenis penjualan dan per outlet, yang bisa digunakan sebagai sumber data untuk daily of sales.
Produktivitas karyawan, memberikan informasi jumlah covers, rata-ratapenjualan dan total penjualan, yang bisa digunakan untuk mengevaluasi produktivitas karyawan secara individual.
Control persediaan, dengan membandingkan antara jumlah porsi tercatat dengan jumlah porsi yang dikonsumsi (portin control)

POSS juga membantu Cost Control dalam pengukuran kos yang dikeluarkan dengan tingkat penjualan yang diperoleh (diharapkan akan diperoleh).

2.BAGIAN YANG TERLIBAT PADA PROSEDUR PENJUALAN

Fungsi-fungsi yang terkait pada prosedur penjualanpada sebuah hotel adalah sebagai berikut:

Penjualan Kamar

Reservation, bertugas menerima reservasi dari tamu dan memberikan informasi pada Front Office, Room Boy dan House Keeping serta bagian kredit.
Front Office, bertugas menerima tamudan menyiapkan Guest Bill.
Bell Boy, bertugas membantu mengantarkan tamu ke kamar.
Room Boy, bertugas membersihkan dan menyiapkan kamar untuk tamu.
House Keeping, bertugas menyiapkan perlengkapan kamar.
Night Audit, bertugas membuat laporan penjualan harian pada malam hari dan mencocokkan penjualan pada hari tersebut.
Income Audit, bertugas melakukan pengecekan ulang dan pencatatan atas penjualanyang terjadi.
Bagian Kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit baik secara langsung maupun tidak langsung.
Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan.

Penjualan Makanan dan Minuman

Waiter/Waitress, bertugas memberikan pelayanan kepada tamu, dari menerima order, meneruskan order ke dapur dan menyajikan order serta memberikan innformasi pada kasir.
Kasir, bertugas menyiapkan bill dan menerima pembayaran dari tamu.
Kitchen, bertugas menyiapkan order.
Income Auditor, bertugas mengecek penjualan dan mencatat penjualan.
Bagian Kredit, bertugas memberikan persetujuan kredit.
Account Receivable, bertugas mencatat penjualan kredit dan menyiapkan faktur tagihan.

3.DOKUMEN YANG DIGUNAKAN

Setiap transaksi yang terjadi, tentunya harus didokumentasikan ke formulir transaksi. Penggunaan dokumen ini adalah salah satu cara untuk mrmbust dustu bukti transaksi yang kemudian bisa digunakan sebagai bukti audit (audit trail) dari pihak independen. Adapun dokumen yang digunakan adalah sebagai berikut:

Penjualan Kamar

Guest Bill, digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel dan sebagai bukti tagihan kepada tamu, yang terdiri dari:Master Bill untuk mencatat transaksi penjualan kamar. dan Extra Bill untuk mencatat transaksi penjualan yang lain selain kamar, seperti penjualan makanan dan minuman, penjualan extra bed dan lain-lain.
Form A, digunakan untuk mencatat data pribadi tamu yang menginap dan sebagai laporan pada pihak kepolisian, formulir ini biasanya juga digunakan sebagai registration form.
Reservation Form, digunakan untuk mencatat reservasi tamu sebelum kedatangan tamu.
Room Count Sheet, digunakan untuk mengecek jumlah kamar yang terisi pada hari itu.
Room Sales Recapitulation, digunakan untuk mencatat penjualan kamar pada hari itu.
Remittance of Fund, merupakan sebuah amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada hari itu.

Penjualan Makanan dan Minuman

Restaurant and Bar Order yang digunakan untuk mencatat pesanan tamu.
Restaurant and Bar Check/Bill, digunakan sebagai faktur penjualan.
Restaurant and Bar Summary of Sales, digunakan untuk mencatat penjualan baik tunai maupun kredit, pada masing-masing shift.
Remittance of Fund, merupakan amplop yang digunakan untuk melaporkan dan menyetorkan hasil penjualan pada masing-masing shift.

4.PROSEDUR PENJUALAN

Prosedur Penjualan Kamar

Sebelum kedatangan tamu akan melakukan reservasi baik secara individu ataupun melalui agen perjalanannya ke bagian reservation yang selanjutnya akan membuat reservation form (RF) dan mencatatnya dalam daftar kedatangan tamu, kemudian mendistribusikan form tersebut ke pihak FO, Room Boy, House Keeping, dan Kredit sebagai informasi.
Saat tamu dating menunjukkan bukti reservasi, FO akan mencocokkannya dengan salinan RF, kemudian meminta tamu untuk mengisi dan menandatangani Form A, lalu memanggil Bell Boy dan memberikan kunci kamar kepada Bell Boy untuk mengantar tamu.
Setelah tamu ke kamar, FO akan membuatkan Bill untuk tamu tersebut, kemudian memasukkannya pada rak untuk masing-masing kamaryang ada di FO.
FO mengisi Room Count Sheet (RCS), melakukan posting untuk setiap pemakaian kamar pada Bill, membuat Room Sales Recapitulation (RSR) kemudian memasukkan hasil penjualan dan RSR ke dalam Remittance of Fund (ROF).
FO mengirim Form A asli sebagai laporan ke pihak kepolisian, dan mengarsipkan salinannya.
Pada tengah malam Nigh Audit akan mengecek kembali hasil kerja FO pada hari tersebut.
Keesokan harinya ROF akan dikirim ke Back Office dan diterima oleh Income Audit , yang selanjutnya akan mencocokkan kembali dan memilahnya untuk hasil penjualan tunai akan diserahkan kepada General Cashier, dan untuk sisanya diserahkan kepada Account Receivable.
Income Audit berdasarkan informasi yang diberikan oleh Night Audit akan membuat Daily of Sales sebagai informasi kepada pihak manajemen tentang tingkat penjualan kamar, makanan dan minuman, dan pendapatan lain, serta informasi tingkat hunian dan informasi lain dalam hari kemarin.
Account Receivable akan melakukan pencatatan dan menyiapkan invoive ke pihak agen perjalanan.

Prosedur Penjualan Makanan dan Minuman

Tamu dating ke restoran disambut dan dipersilahkan duduk oleh Waiter/Waitress, yang selanjutnya menyodorkan menu dan menyiapkan restorant and Bar Order (RBO), serta mencatat setiap order tamu pada RBO.
RBO diserahkan ke kitchen untuk menyiapkan menu yang diminta, dan ke kasir outlet untuk menyiapkan Restoran and Bar Bill (RBB).
Setelah selesai, tamu akan menyelesaikan pembayaran di kasir, jika tamu tidak membayar tunai, maka tamu akan diminta untuk menandatangani RBB untuk nantinya dikirim ke FO agar diposting ke Bill
Pada akhir shift, kasir membuat Restaurant and Bar Summary of Sales (RBSS) dan memasukkan hasil penjualan ke dalam ROF, kemudian menitipkan pada safe deposit box yang ada di FO, untuk dikirim ke Back Office pada keesokan harinya.

5.LAPORAN YANG DIHASILKAN

Hasil akhir dari suatu prosedur adalah informasi . adapun informasi yang dihasilkan dari prosedur penjualan kamar dan prosedur penjualan makanan dan minuman adalah:

Penjualan kamar, laporan yang dihasilkan adalah Rooms Sales Recapitulation.
Penjualan Makanan dan Minuman, laporan yang dihasilkan berupa Restaurant and Bar Summary of Sales.
Daily of Sales, disiapkan oleh Income Auditor, yang berisi laporan penjualan hotel secara keseluruhan.

Daftar Pustaka:

Widanaputra, A.A. G.P; Suprasto, Herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM. Ratna.2009.AKUNTANSI PERHOTELAN Pendekatan Sistem Informasi Edisi Pertama.Yogyakarta:Graha Ilmu.

Demikian Penjelasan Tentang Akuntansi Perhotelan - Pendapatan , Bagian Yang Terlibat Penjualan, Dokumen dan Laporan Hasil. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya.

Penelusuran yang terkait dengan akuntansi perhotelan