Department Accounting di Hotel - Pengertian , Tugas, Tanggung Jawab, Siklus Akuntansi Perhotelan Beserta Seksi – seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing – masing seksi - MateriSMK

Pengertian Department Accounting Di Hotel

Accounting Department atau Bagian Keuangan adalah department yang bertugas untuk mencatat selulur transaksi keuangan, dan membuat laporan keuangan hotel baik pemasukan dan pengluaran.Accounting merupakan bagian terpenting yang terdapat dihotel karena pada bagian ini sangat berfungsi untuk mengwasi kuangan kuangan hotel yang keluar maupun yang masuk sebagai pendapatan.

Tugas tugas accounting department (Duties of Accounting):

Menerima dan melakukan pembayaran
Menerima pembayaran cash (cash payment), melakukan pembayaran secara cash maupun cek
Melakukan pencatatan uang dan barang(Pembukuan)
Mencatat semua pembelian barang oleh hotel yang tidak dibayar cash
Melakukan pencatatan pembeli barang barang yang diperlukan oleh hotel
Melakukan pencatatan penyimpanan dan pengeluaran barang barang
Mencatat hasil penjualan hotel

Tanggung jawab accounting department (Responsibilities of Accounting):

Mengawasi aliran uang dihotel

Mengawasi atau mengontrol bagian pendapatan dan pengeluaran hotel
Membuat pembukuan atas segala transaksi pembelia barang di hotel
Membuat laporan keuangan hotel baik pendapatan maupun pengeluaran

Siklus Akuntansi Perhotelan

1. Penjualan Produk dan Jasa

Untuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian penjualan produk dan jasa dicatat dalam buku khusus penjualan, di akhir periode akuntansi baru dibuatkan jurnal khusus penjualan. Usaha hotel mempunyai sumber pendapatan utama yang berasal dari penjualan kamar (Room Revenue), penjualan makanan dan penjualan minuman (Food and Beverage Revenue), di mana di satu sisi menjual jasa dan di sisi lainnya menjual barang. Berbeda dengan usaha-usaha lainnya, penjualan pada usaha hotel mempunyai keunikan tersendiri, yaitu:

Produk yang dijual merupakan kombinasi antara barang dan jasa.
Penjualan pada usaha hotel biasanya mempunyai volume yang tinggi dengan harga individu yang relatif rendah, hampir sama dengan usaha retail.
Produk berbentuk barang yang dijual dihasilkan melalui proses produksi seperti yang dilakukan oleh perusahaan manufaktur.
Perusahaan harus mempunyai persediaan kapasitas (capacity stocks) untuk dapat menjual produk berupa jasa.
Penjualan atas produk dan jasa dibebani pajak dan service (tax and service).

Pada siklus penjualan akan melibatkan akun piutang usaha (city ledger, guest ledger, credit card), akun kas dan setara kas, akun penjualan, akun hutang pajak PHR (Government Tax), dan memungut uang jasa pelayanan kepada para konsumen atas nama karyawan. Secara periodik, uang service yang terkumpul dibagikan kepada karyawan, biasanya setelah dikurangi loss and breakage (kehilangan dan kerusakan).

2. Penerimaan Kas dan Pengeluaran Kas (cash disbursement)

Merupakan transaksi dari penagihan dan penjualan tunai harian di mana hasil penagihan, penjualan tunai, dan pengeluaran kas harian dicatat dalam buku khusus yang disebut dengan buku kas dan bank.
Pembelian Produk dan JasaUntuk efisiensi dan mempermudah pekerjaan bagian akuntansi, transaksi harian pembelian produk dan jasa dicatat buku khusus pembelian, di akhir periode akuntansi dibuatkan jurnal khusus pembelian.

3. Payroll (Sistem Gaji)

Karena hotel terdiri dari beberapa departemen, maka bagian personalia harus membuat rekapitulasi daftar gaji, upah, dan Pph 21 sesuai dengan departemen di mana karyawan tersebut bekerja. Untuk mempermudah pengaturan manajemen keuangan pada usaha perhotelan, maka diperlukan sebuah sistem otomatisasi akuntansi yang dapat terhubung pada semua divisi dan mencatat semua transaksi keuangan secara mudah dan efisien semacam Jurnal.Jurnal merupakan software akuntansi online yang menyediakan layanan akuntansi terpadu dan dapat digunakan oleh beberapa departemen/divisi sekaligus dalam satu sistem. Dengan Jurnal, Anda bisa memantau semua transaksi keuangan dari beberapa bagian keuangan yang berbeda kapan pun dan di manapun secara instan melalui smartphone Anda. Dapatkan semua informasi penting tentang Jurnal di sini dan miliki kemudahan mengelola akuntansi keuangan usaha hotel Anda dengan kemitraan bersama kami.

Seksi – seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing – masing seksi

1.Finance Manager

Mengesahkan laporan keuangan ( Neraca, R/L= Rugi-Laba) untuk disetuju oleh General Manager, selanjutnya GM menyerahkan kepada Direktur
Menyetujui pemasukan dan pengeluaran uang
Menyetujui permintaan barang dari Department ( Goods Request ) Dan pengeluaran barang dari Gudang ( Store Room Request )
Memimpin seluruh SDM Accounting sesuai struktur organisasi
Bertanggung jawab langsung kepada General Manager

2.Accounting Supervisor

Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm. Manager
Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

3.Night Audit

Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari
Membuat summary revenue pada malam hari
Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. ManagerInternal Auditor
Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir
Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat laporan keuangan
Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager

4.Cost Controller

Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan keuangan sebelum terjadi transaksi
Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk persetujuan Fin. Manager
Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

5.Purchasing Supervisor

Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier
Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna pembuatan Purchase Order
Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

6. Store Room Supervisor

Menjaga semua barang yang ada di gudang
Mengatur alur keluar masuk barang di gudang
Membuat summary bulanan ( Inventory ) barang untuk laporan kepada Fin. Manager
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

7.Chief Cashier

Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport & Recreation, Drugstore
Bekerja sama dengan Night Audit
Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manage
Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager

8. Accountant

Membantu pekerjaan Accounting Supervisor
Memimpin pekerjaan bawahan :City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book Keeper
Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor

9.City Ledger

Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer
Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau kredit untuk diserahkan kepada General Cashier
Membuat daftar piutang untuk Accountant
Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

10. Account Receivable

Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
Membuat Summery Revenue
Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan kepada General Cashie
Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

11. General Cashier

Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran
Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank
Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan kepada Book keeper
Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

12. Account Payable

Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )
Membuat summary bulanan pembelian
Memproses uang pengeluaran Hotel
Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

13. Book Keeper

Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
Bertanggung jawab langsung kepada Accountant

Kesimpulan

Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat dikelompokan menjadi tiga bagian :

Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:

Night Audit
Internal Auditor
Account Receivable
Chief Cashier
General Cashier

Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:

Cost Controller
Purchasing Supervisor
Store Room Supervisor
Account Payable
General Cashier

Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper

Demikian Penjelasan Tentang Department Accounting di Hotel - Pengertian , Tugas, Tanggung Jawab, Siklus Akuntansi Perhotelan Beserta Seksi – seksi yang ada di Accounting Dept. dan Tugas masing – masing seksi. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Info Materi Terbaru.

Penelusuran yang terkait dengan accounting hotel