Department Sales & Marketing di Hotel - Tugas dan Tanggung Jawab, Hal - Hal yang Harus dikuasai dan Standard Operasional Procedure Department Sales & Marketing di Hotel - MateriSMK

Apa Saja Posisi Kerja di Divisi Sales and Marketing Hotel?

Pemasaran merupakan salah satu fungsi yang sangat penting dari usaha perhotelan dan menjadi tangan manajemen dalam usahanya mengenalkan hotel ke tengah masyarakat. Meningkatnya persaingan pada usaha perhotelan saat ini mendorong berkembangnya usaha pemasaran hotel. Keberhasilan penjualan produk hotel tergantung pada usaha pemasaran hotel yang diorganisasikan dalam suatu bagian atau departemen, dengan dukungan sepenuhnya dari seluruh bagian yang ada didalam hotel, terutama bagian yang langsung berhubungan dengan tamu serta bagian produksi.
Sales and Marketing Department adalah bagian yang bertugas melaksanakan pemasaran produk hotel, termasuk didalamnya promosi dan penjualan produk hotel.

Sales and Marketing Department dibagi menjadi beberapa section, yaitu sebagai berikut:

Sales : Bagian penjualan.
Art and Culture : Bagian yang mengurus entertainment (iklan).
Prinshop : Bagian yang mengurus cetak mencetak dan desain.
Public Relation : Penghubung antara perusahaan yang diwakilinya dengan masyarakat umum

Tugas dan Tanggung Jawab dari Sales & Marketing Department

Adapun tugas dan tanggung jawab dari Sales & Marketing Department yang meliputi:

1.Tugas tugas Sales & Marketing department :

Menerima dan melakukan follow up event
Memantau perkembangan event
Melakukan telemarketing
Melalukan Sales Call
Membuat BEO, Breakdown, GRM, dan segala report yang diperlukan dalam satu kali pelaksaan event.
Menjaga hubungan baik dengan Media

2. Tanggung jawab Sales & Marketing department :

Mengawasi segala persiapan yang dilakukan sebelum acara berlangsung
Mengawasi jalannya acara
Membuat amandement ketika ada perubahan dalam kesepakatan yang diawal

3.Fungsi Sales & Marketing Department :

Untuk memotivasi calon pelanggan agar ia bertindak dengan suatu cara yang dikehendaki olehnya yaitu membeli.
Dapat mengarahkan sasaran mana dan kepada siapa produk akan ditawarkan dan dijual.
Dapat meyakinkan atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan.
Dapat meyakinkan calon pelanggan yang diketahui ragu-ragu dalam mengambil keputusan atau menentukan pilihan.

Hal - Hal yang Harus dikuasai Department Sales dan Marketing

Product Knowledge (pengetahuan tentang produk)

Adalah yang meliputi masalah yang berhubungan dengan keadaan fisik, jenis, ukuran, design dan warna, manfaat terhadap konsumen, bahkan kelebihannya dengan produk lain yang sama.

Price Policy (kebijaksanaan harga jual)

Sejenis produk yang ditawarkan atau dijual mempunyai klasifikasi harga. Adanya suatu design harga tertentu yang ditawarkan untuk suatu volume penjualan. Apakah ada insentif tertentu (discount/commission) bagi pembeli.

Human Relation.

Kemampuan tenaga penjual dalam hubungannya dengan masyarakat pasar tertentu untuk mempengaruhinya dan pada akhirnya menjadi konsumen. Pendekatan perorangan sangat membantu keberhasilan dengan ditunjang kemampuan berkomunikasi.

Langkah - Langkah Penjualan Department Sales dan Marketing

Langkah-langkah tersebut adalah sbb :

1. Approach (pendekatan kepada prospek)
Pendekatan kepada calon pembeli/konsumen memerlukan persiapan dan perencanaan yang baik yang antara lain pengetahuan tentang :

Siapakah calon pembeli/konsumen ?
Apakah kebutuhan/keinginannya ?
Adakah kemungkinan perubahan situasi atas kebutuhan maupun produk yang ditawarkan
Siapkah kiat dengan penolakan/keberatan.

2.Presentation (penyajian)
Dalam tahapan presentasi seorang sales harus sanggup menjual “Dirinya” dalam arti mau membantu memuaskan kebutuhan para konsumen (misalnya membantu memecahkan persoalan para calon konsumen terhadap suatu produk yang dijual). Komunikasi adalah merupakan sarana paling menentukan untuk mengetahui kebutuhan pembeli :

Tata bahasa yang baik
Courtesy / kesopanan
Jelas / tepat, tidak berbelit-belit
Memberikan ide, manfaat dan kelebihan produk.

Satu hal lain yang tak kalah pentingnya adalah First Impression atau kesan pertama kepada pelaku penjualan yang positif akan membantu kelancaran proses penjualan.

3. Selling (menjual)
Proses menjual dari seorang sales harus dapat memberi keyakinan kepada pembeli atas manfaat dan kelebihan produk yang ditawarkan. Dengan bekal Product Knowledge dan pengembangan komunikasi yang efektif diharapkan pembeli menjadi pelaku pembeli.

4. Closing The Sale.
Suatu transaksi penjualan terjadi karena penjualan memperoleh persetujuan dari calon pembeli untuk membeli atau menggunakan produk/jasa yang ditawarkan. Tahapan ini merupakan keberhasilan seorang penjual mempengaruhi dan meyakinkan calon pembeli. Langkah-langkah administratif untuk menutup penjualan dapat berupa : statement, order dan tanda terima pembayaran. Dalam jasa pelayanan wisata maka pembeli/konsumen akan menikmati produk wisata setelah terjadinya closing the sale.

5. After Sales Service
Kesempurnaan dari suatu penjualan yang berhasil adalah ditutup dengan Pelayanan Purna Jual. Kegiatan tersebut antara lain :

Pemberian ucapan terima kasih melalui surat, atas pembelian suatu produk atau jasa.
Memberikan suatu kenang-kenangan (souvenir).
Mengirim kartu ucapan pada hari-hari besar atau ulang tahun.
Megadakan direct contact secara regular.

Standard Operasional Procedure Department Sales & Marketing di Hotel

1. Pembuatan Kontrak Rate

Maksud dan Tujuan

Memastikan kerja sama jangka panjang antara hotel dan pelanggan atau tamu hotel berlangsung dengan efektif dan efisien, sehingga dapat mendukung pencapaian tujuan kegiatan pemasaran yang memfokuskan pada pembuatan kerja sama yang dituangkan dalam contract rate

Uraian Kerja

Inquiry Contract rate
Sales Call, Sales Visit, Inquiry langsung oleh calon pelanggan
Menawarkan kerja sama jangka panjang dengan fasilitas harga khusus.
Melakukan negosiasi
Setuju memenuhi inquiry Contract rate
Berlaku jangka panjang dan prospek baik.
Memenuhi kebijakan pemberian harga kontrak yang digariskan.
Bagi calon pelanggan (perusahaan) baru, staf sales & marketing harus membantu pelanggan untuk mendapatkan fasilitas kredit dari Credit Manager, jika fasilitas kredit disetujui Credit Manager, maka proses dilanjutkan “Pembuatan Contract Rate” jika tidak, menginformasikan bahwa diberlakukan cash basis atau jaminan secara personal.

Pembuatan Contract Rate

Setuju memenuhi inquiry Contract rate
Membuat draft Contract Rate.
Mengkomunikasikan ke calon pelanggan isi draft tersebut dan meminta persetujuan atas isinya.
Jika setuju maka calon pelanggan dapat langsung memberikan persetujuan jika tidak kembali ke negosiasi
Membuat Salinan Contract Rate
Memberikan Contract Rate ke calon pelanggan
Persetujuan calon pelanggan ditunjukkan dengan tanda tangan penanggung jawab (dari perusahaan pelanggan) dan cap perusahaan.
Contract Rate mencatumkan syarat dan kondisi sesuai dengan hasil negosiasi

Memasukkan informasi Contract Rate ke sistem komputer hotel.

Contract Rate selesai dibuat
Melakukan input data Contract Rate ke sistem komputer hotel.
Membuat salinan Contract Rate.
Menyimpan Contract Rate yang telah di-input ke tempat penyimpanan Contract Rate
Contract Rate telah di-input ke sistem komputer hotel dan salinan Contract Rate siap didistribusikan ke department head terkait.
Dilakukan sesegera mungkin

2.Sales Visit

Maksud dan Tujuan
• Memastikan kegiatan sales visit ( Sales call, Sales blizt ) dilaksanakan
dengan efektif dan efisien.

Uraian Kerja

Persiapan sales visit.

Kebutuhan untuk memastikan kegiatan sales visit akan lancar
Membuat rencana perjalanan termasuk ; data base calon pelanggan yang akan dikunjungi
Membuat perjanjian pertemuan (appointment waktu dan tempat)
Menentukan rute perjalanan
Menyiapkan sales kit yang diperlukan
Memastikan kesiapan kendaraan
Berangkat menuju tempat calon pelanggan
Menuju tempat calon pelanggan
Sesuai dengan appointment, dengan keadaan rapi dan siap bertemu calon pelanggan

Ketika bertemu pelanggan

Memperkenalkan diri dan menanyakan kabar
Menyampaikan maksud dan tujuan
Mendapatkan respon yang positif dari calon pelanggan
Mencatat respon tersebut
Mengulangi kembali respon calon pelanggan
Berpamitan
Berterima kasih ke calon pelanggan telah meluangkan waktu bertemu
Usahakan pertemuan tidak terlalu lama dan terjadi closing
Mendapatkan bisnis, mengetahui prospek bisnis atau tidak terdapat prospek bisnis

Tindak lanjut sales visit

Mendapat bisnis, Mengetahui prospek bisnis, tidak terdapat prospek bisnis
Menuangkan hasil sales visit hari itu ke cardex
Menindaklanjuti respon pelanggan; misalnya mengirim Quotation Letter atau Confirmation Letter atau Thank you letter
Melaporkan pada atasan kegiatan hari itu.
Mendapatkan bisnis atau memelihara hubungan bisnis dengan pelanggan
Cardex harus selalu up date
Kegiatan dapat dilanjutkan dengan proses penanganan reservasi atau pun pembuatan atau perubahan contract rate.

3.Telemarketing

Maksud dan Tujuan
• Memastikan kegiatan telemarketing ( memasarkan produk melalui media-media komunikasi ) dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

Uraian Kerja

Persiapan telemarketing.

Kebutuhan untuk memastikan kegiatan telemarketing efektif
Membuat rencana kegiatan termasuk ;
Menyiapkan data base calon pelanggan yang akan dihubungi
menyiapkan program yang akan ditawarkan ke pelanggan
Memastikan kesiapan peralatan telpon, komputer, fax, alat tulis menulis

Siap melakukan kegiatan telemarketing

Memperkenalkan diri dan menanyakan kabar
Menyampaikan maksud dan tujuan
Mendapatkan respon yang positif dari calon pelanggan
Mencatat repon tersebut
Mengulangi kembali respon calon pelanggan
Berterima kasih ke calon pelanggan telah meluangkan waktu
Mendapat bisnis, Mengetahui prospek bisnis atau tidak terdapat prospek bisni
Usahakan pertemuan tidak terlalu lama dan terjadi closing

Tindak lanjut telemarketing

Mendapat bisnis, Mengetahui prospek bisnis atau tidak terdapat prospek bisnis
Menuangkan hasil telemarketing hari itu ke cardex
Menindaklanjuti respon pelanggan; misalnya mengirim Quotation
Letter atau Confirmation Letter atau Thank you letter
Melaporkan pada atasan kegiatan hari itu
Mendapatkan bisnis atau memelihara hubungan bisnis dengan pelanggan
Cardex harus selalu di- up date
Kegiatan dapat dilanjutkan dengan proses penanganan reservasi atau pun pembuatan atau perubahan contract rate
Formulir yang digunakan Cardex, Quotation Letter atau Confirmation Letter atau Thank you letter

4.Marketing Plan

Maksud dan Tujuan

Untuk memperoleh hasil maksimal melalui usaha persiapan program untuk periode 1 tahun dengan menetapkan program-program sesuai perkiraan analisa pasar
Merupakan tugas Sales & Marketing Manager / DOSM yang dipersiapkan setiap periode kwartal terakhir tahun sebelumnya untuk masa berlaku tahun berikutnya

Persiapan Dokumen

Database, kalender of event, jadwal nasional dan internasional trade/consumer show dari Pemerintah, analisa pesaing dan pasar, segmen pasar

Uraian Kerja

Pelaksanaan

Mempersiapkan program
Menetapkan anggaran
Menerbitkan program pelaksanaan
Menetapkan strategi dan target
Mempersiapkan rencana program dan jadwal kegiatan sales & marketing dalam periode 1 tahun
Meraih target maksimal dari program yang telah dipersiapkan sesuai analisa dan segmen pasar
Meningkatkan tingkat hunian dan average room rate sesuai target yang ditetapkan
Mempersiapkan Dokumen terkait antara lain Sales & Marketing Plan dari tahun sebelumnya, Analisa pasar, Analisa pesaing, Analisa SWOT, Segmen pasar, Database.

Mempersiapkan Marketing Plan

Meng-input Database, Kalender of event ( dari Departemen pemerintahan, organisasi ), Analisa pesaing, Analisa pasar berdasarkan segmen, Analisa SWOT .
Mendapatkan masukan dari berbagai pihak termasuk dari kalender of event dan rencana program departemen terkait serta masukan lain yang dianggap dapat memenuhi penyempurnaan marketing plan.
Rencana pelaksanaan yang efektif untuk mencapai target maksimal
Melengkapi data-data pendukung serta fasilitas penunjang untuk melengkapi dan memenuhi marketing plan yang siap pakai
Mempersiapkan dokumen antara lain Program pelaksanaan, Jadwal pelaksanaan, Sales visit / blitz program, Program Advertensi (local dan internasional ) melalui media cetak dan elektronik, Program Trade / consumer show (domestic dan internasional), Materi promosi, Program guest entertainment, Program guest history, Penerbitan bulletin / hotel newsletter.

5. Sales Blitz

Maksud dan Tujuan

Memperkenalkan produk / program baru kepada pelanggan / calon pelanggan secara berkala dengan jadwal yang telah ditetapkan tanpa perjanjian
Merupakan kegiatan sales & marketing departemen untuk memperluas informasi produk yang telah ada maupun produk / program baru secara langsung kepada calon pelanggan, secara efektif.
Dilaksanakan oleh Sales Executive, FO, Banquet Sales, SM, SMM dan department terkait.

Uraian Kerja

Pelaksanaan Sales Blitz

Promosi khusus dilaksanakan secara serentak Sales Team
Kegiatan : Penyiapan brosur, rate sheet, leaflet, paket-paket khusus yang akan disebarluaskan kepada pelanggan / calon pelanggan pada segmen pilihan
Mempersiapkan Sales Team dengan penampilan khusus yang dapat menarik perhatian pelanggan/calon pelanggan
Menetapkan tujuan kunjungan sesuai segmen pemantauan terhadap pelaksanaan oleh DOSM, DOM, DOS dan GM
Kegiatan promosi secara berkala tanpa jadwal khusus
Memperoleh database baru secara langsung
Memperoleh peluang bisnis
Dokumen yang dibutuhkan : Brosur, rate sheet, leaflet, dan program paket-paket khusus
Laporan hasil kegiatan

Demikian Penjelasan Tentang Department Sales & Marketing di Hotel - Tugas dan Tanggung Jawab, Hal - Hal yang Harus dikuasai dan Standard Operasional Procedure Department Sales & Marketing di Hotel Selalu Kunjungi Materismk.my.id Agar Mendapatkan Materi Terbaru. Trimakasih

Penelusuran yang terkait dengan Sales and Marketing Department