Pengertian Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) Beserta Contohnya Dalam Perhotelan

Di bidang usaha retail dan manufaktur Anda pasti pernah mendengar istilah seperti Quotation, Invoice, Purchase Order (PO), Purchase Requisition (PR) dan beberapa istilah lainnya.Dalam dunia usaha banyak digunakan istilah-istilah untuk suatu penyebutan suatu hal tertentu. Tujuannya adalah agar mempermudah serta membuat seragam penyebutan yang dimaksud agar lebih praktis dalam berkomunikasi saat membahas istilah tersebut.

Istilah seperti PO, PR, Invoice, Quotation dan lain sebagainya digunakan hampir tiap hari dalam pekerjaan sehari-hari untuk berkomunikasi tentang objek tertentu dari pekerjaan tersebut.

Baca Juga: Accounting Department - Tugas dan Tanggung Jawab Accounting and Office Manager, Assistant Accounting and Office Manager , Cost Control Supervisor dan Store Keeper Supervisor Secara Lengkap

PURCHASE REQUISITION (PR)

Purchase Requisition adalah formulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar minimum stock barang.

Purchase Requisition pada umumnya dibuat rangkap 3 yang kemudian didistribusikan kepada:

1. Asli dikirim ke seksi cost control
2. Copy Pertama dikirim ke seksi pembelian/purchasing
3. Copy Kedua sebagai arsip untuk gudang(storeroom)/departemen outlet

Contoh pembuatan Purchase Requisition:

Pada tanggal 14 Mei 2006 berdasarkan stock minimum barang petugas gudang meminta kepada seksi pembelian barang supaya dibelikan barang-barang yaitu:

30 pack Maizena 400 gram                         18 btl Apricot Brandy

60 kg Coffee Bali 250 gram                        15 btl Borzoi Vodka

24 can Custard Powder 100 gram               36 btl Bir Bintang Large

36 can Baking Powder 50 gram                  36 box Paper Napkin

Hotel :

Alamat :

PURCHASE REQUISITION

To           : Purchasing Department                                               No       : 001

From      : Storeroom Department                                               Date    : 14 Mei 2006

Please order the following items

To be delivered by:………………..

No	Unit	Items	Qty Reqst	Stock On hand	Average Consum	To date Consum	Unit Price	Remarks
1 2 3 4 5 6 7 8	Pack Kg Can Can Btl Btl Btl Box	Maizena 400 gram Coffee Bali 250 gram Custard Powder 100 gram Baking Powder 50 gram Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large Paper Napkin	30 60 24 36 18 15 36 36	10 20 8 12 6 5 12 26	30 60 24 36 18 15 36 36	25 30 10 15 10 7 12 30

Requested by                                                                                            Approved by

Head Department Store                                                                            General Manager

PURCHASE ORDER (PO)

Purchase Order (PO) adalah formulir yang mencatat pemesanan barang-barang untuk kebutuhan operasional hotel.

      Prosedur pemesanan barang melalui purchase order hendaknya disesuaikan dengan aturan yang berlaku misalnya:

1. Harus didukung dengan purchase requisition
2. Didukung dengan Analisa Pembanding Harga (Quatation Analysis Price)

Purchase Order (PO) dibuat rangkap 5 dan didistribusikan kepada:

1. Asli dikirim kepada supplier yang ditunjuk
2. Copy Pertama dikirim ke seksi cost control
3. Copy Kedua dikirim ke seksi storeroom department/gudang (informasi pembelian)
4. Copy Ketiga dikirim ke seksi account payable
5. Copy Keempat arsip purchasing department

Sebelum barang disimpan dalam gudang ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu penerimaan barang antara lain:

1. Menyocokkan barang-barang yang akan diterima dengan tanda bukti pemesanan barang (PO).
2. Memeriksa, menghitung, menimbang, dan menerima terutama yang berkaitan dengan jumlah, mutu, berat, ukurannya serta spesifikasinya.

Contoh pembuatan purchase order:

Hotel         : ……………………

Alamat      : ……………………

PURCHASE ORDER

Kepada Yth : UD Pelangi                                                             No         : 001

Tanggal : 14 Mei 2006

Sesuai dengan penawaran harga tuan, harap barang-barang tercantum dibawah ini dikirim kebagian penerimaan kami:

Tanggal tiba : 18 Mei 2006

No	Banyak	Satuan	Jenis Barang	Harga Satuan	Harga Total
1 2 3 4 5 6 7 8	Pack Kg Can Can Btl Btl Btl Box	Maizena 400 gram Coffee Bali 250 gram Custard Powder 100 gram Baking Powder 50 gram Apricot Brandy Borzoi Vodka Bir Bintang Large Paper Napkin	30 60 24 36 18 15 36 36	5.500 5.000 2.500 3.000 105.000 115.000 10.000 27.500	165.000 300.000 60.000 108.000 1.890.000 1.725.000 360.000 990.000

Total                                           5.598.000

• PO ini dianggap batal jika paling lambat tanggal 25 Mei 2006 belum tiba di gudang.
• Barang supaya dikirim ke bagian penerimaan (receiving) disertai nota pembelian rangkap 2(dua).
• Kami akan mengembalikan duplikat nota tersebut setelah barang diterima.
• Barang akan kami kembalikan apabila ternyata tidak sesuai dengan pesanan kami, dan hotel bertanggung jawab kalau barang sudah tiba di gudang kami dalam keadaan baik.
• Pembayaran akan dilakukan, setelah barang diterima berdasarkan tanda penerimaan kami dan nota tuan/nyoya atau surat penagihan tuan/nyonya yang kami terima.
• Harap dicantumkan no order kami pada nota tuan/nyonya.
• PO ini dianggap sah apabila telah ditandatangani oleh pejabat hotel yang berwenang.

Purchasing Manager                           Cost Control                                 General Manager

Perbedaan PO dan PR

Lantas, apa sih perbedaan PO dan PR?

Setiap istilah tentu saja ada perbedaan untuk menunjukkan istilah satu kepada istilah yang lain. PO dan PR memiliki perbedaan di tingkat persetujuan dan keterangan yang terdapat didalamnya. PR hanya akan mendokumentasikan daftar barang pesanan dari pembeli. Sebaliknya, PO hanya akan dibuat jika PR sudah disetujui oleh pihak-pihak terkait.

Saat PR diterima, maka divisi terkait dalam perusahaan akan menghubungi vendor untuk memastikan stok barang yang akan dipesan. Jika vendor sudah melakukan konfirmasi stok maka perusahaan baru membuat PO.

Jika PR masih bisa mengalami perubahan atau penolakan dari divisi keuangan atau pembelian, maka ini tidak berlaku untuk PO. P0 dibuat setelah perusahaan dan vendor melakukan konfirmasi kebutuhan dan stok barang. Jadi kemungkinannya sangat kecil untuk PO bisa mengalami perubahan.

Dengan bahasa yang lebih mudah dipahami adalah bahwa PR merupakan pendahuluan sebelum pembuatan PO, dimana PR semacam seperti suatu daftar permintaan terhadap barang-barang tertentu sedangkan PO adalah PR yang sudah yang sudah confirm atau disetujui.

Pengertian dan perbedaan PO dan PR ada kemiripan dengan pengertian Quotation atau Surat Penawaran dan Invoice dari penjual. Kemiripannya yaitu Invoice adalah Quotation yang sudah disetujui atau dikonfirmasi yang harus dikasih ke pembeli. Sebelum membuat sebuah invoice pada umumnya dibuat dulu quotation ke pelanggan, dari data-data di quotation itulah nantinya invoice akan dibuat.

Akan tetapi di dalam dunia pekerjaan ada orang yang menyamakan PO dengan Sales Order bahkan dengan Delivery Order. Tentu saja ini salah karena Sales Order adalah dokumen yang diterbitkan oleh pihak penjual barang saat menerima PO dari pihak pembeli barang. Sedangkan Delivery Order adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat perintah penyerahan barang kepada pembawa surat tersebut yang ditujukan kepada bagian yang menyimpan barang.

Baca Juga: Definisi Accounting Department [ Lengkap ] dan Terminologi hotel pada ACCOUNTING

Demikian Penjelasan Tentang  Pengertian Purchase Order (PO) dan Purchase Requisition (PR) Beserta Contohnya Dalam Perhotelan. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya.

Bagikan Artikel ini