Peralatan dan Form- Form Yang digunakan Kantor Depan / Front Office

Pada dasarnya penggunaan peralatan dan jenis formulir di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggi.sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Padasistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception.

a. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis.

Front office counter

Counter adalah meja panjang yang digunakan untuk menerima kedatangan tamu dan tempat menyimpan sebagian peralatan dan perlengkapan kantor depan.

Room rack/rak status kamar

Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guest slip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga

belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL (Occupied No Luggage)

Information rack

Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata
graha.

Reservation rack/rak pemesanan kamar

Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu.

Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat

Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.

b. Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer

Komputer

Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang
ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.

Bill rack

Rak untuk menyimpan tagihan tamu beserta supporting bill (bon pendukung)nya, rak ini disusun berdasarkan nomor kamar tamu.

Safe deposit box

Safe deposit box/kotak tempat menyimpan barang berharga milik tamu seperti: passpor, dokumen, perhiasan, uang dll. Fasilitas penyimpanan ini tidak dikenakan biaya jika tamu tersebut menginap dihotel, apabila tidak menginap dihotel maka akan dikenakan biaya penyewaan yang besarnya tergantung dari lamanya penyewaan safe deposit box. Safe deposit box ini terletak tidak hanya di dekat counter Front Office tetapi umumnya juga tersedia didalam kamar.

Paging board

Paging board adalah papan yang digunakan untuk mendapatkan tamu di sekitar lobby atau di restoran, apabila ada tamu yang mencarinya atau ada sambungan telepon untuknya, perlengkapan pendukung paging board yaitu bel yang berfungsi untuk menarik perhatian tamu.

Pigeon Hole

Berguna untuk menyimpan surat/memo untuk internal hotel, segala surat yang didistribusikan ke bagian kantor depan akan disimpan di rak ini yang kemudian akan di baca oleh seluruh petugas kantor depan sebagai informasi terkini

Telephone

Telepon berfungsi sebagai alat komunikasi bagi seluruh staf dalam hal berkoordinasi untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu.

Fax machine/mesin fax

Fax merupakan salah satu alat komunikasi yang penting digunakan dihotel, karena pada masa sekarang ini media/alat bisnis yang paling sering digunakan dan relatif murah adalah dengan meggunakan mesin fax. Fax ini akan menerima salinan surat yang dikirim oleh si pengirim persis sama dengan surat yang dibuatnya.

Key drop box

Ketika tamu tidak berada di kamarnya sebaiknya ia menitipkan kunci kamar di bagian reception untuk menghindari kehilangan serta diketemukannya kunci oleh orang lain. Key drop box ini berupa kotak yang berada di counter dan diberi lubang kecil untuk memasukan kunci yang dititipkan.

PABX

PABX (Private Automatic Branch Exchange) adalah alat utama yang digunakan di bagian operator telepon, alat ini berupa telepon yang terdiri dari tombol-tombol serta dilengkapi dengan head set dan pengeras suara
untuk menerima sambungan telepon masuk atau melakukan sambungan keluar hotel.

Luggage trolley

Lugagge troley digunakan oleh porter/bellboy yang berfungsi untuk membawa barang bawaan tamu yang jumlahnya relatif banyak, ada beberapa macam trolley yang dikenal dengan bellhop, president, gemini.

Key encoder machine

Alat ini berguna untuk memprogram kunci kamar, cara penggunaan alat ini dengan memasukan nomor kamar dan masa berlakunya kunci yang biasanya diprogram sampai dengan tanggal keberangkatannya,
alat ini dapat membuat kunci kamar duplikat jika tamu yang berada di kamar lebih dari satu orang, jenis kunci yang dipergunakannya adalah unci yang berbentuk kartu yang juga bisa di program beberapa kali
untuk tamu yang berbeda.

Credit card imprinter

Credit card imprinterAdalah alat untuk mencetak data yang ada di kartu kredit seperti nama tamu, nomor kartu dan masa berlakunya kartu. Pada era sekarang ini penggunaan alat ini sudah jarang karena digunakannyaElectronic Data Capture (EDC) machine sebagai pengganti fungsi credit imprinter ini, namun alat ini digunakan jika jalur/line EDC machine mengalami kerusakan.

EDC (Electronic Data Capture) machine

Berfungsi untuk mencetak kartu kredit tamu, jika pembayaran yang digunakan kartu kredit. Apabila dana yang diminta hotel disetujui oleh pihak bank dan bank akan memberikan nomor persetujuan yang akan
tertera pada slip/kertas kartu kredit. Jika bank tidak menyetujui maka akan terlihat tulisan pada display EDC seperti expired card/kartu sudah tidak berlaku atau do not honour yang disebabkan tagihan kartunya melebihi batas yang ditentukan oleh bank.

C. Form- Form Yang Digunakan Oleh Front Office

Log Book : Buku laporan setiap section atau satu shift ke shiftberikutnya.
Reservation Form/Card : Formulir/kartu pemesanan kamar, untuk mencatat data-data pemesanan kamar.
Group Information Sheet : Lembaran informasi untuk tamu-tamu rombongan yang akan menginap dihotel.
Group List : Daftar nama-nama tamu peserta rombongan yang akan menginap dihotel.
Reservation Slip : Slip pemesanan kamar, untuk mencatat nama tamu yangsudah memesan kamar, kemudian disimpan di Reservation rack.
Expected Arrival List : Daftar tamu yang diharapkan kedatangannya dan telah memesan kamar sebelumnya.
Expected Departure List : Daftar tamu yang akan check out pada hari itu.
Express Check Out Form : Form yang digunakan untuk tamu yang akan check out sebelum waktunya check out tiba.
Confirmation Letter : Form untuk mengkonfirmasikan kembali kedatangan tamu sebelum check in.
No Show List : Daftar untuk tamu yang sudah memiliki reservasi tetapi tidak datang pada waktu yang sudah ditentukan dan tanpa konfirmasi.
VIP Guest List : Form yang berisi daftar tamu-tamu VIP yang menginap dihotel.
VIP Order List : Form yang digunakan untuk mencatat semua pesanan/permintaan tamu VIP selama menginap dihotel.
Message Form : Form yang digunakan untuk mencatat setiap pesan tamu.
Morning Call Sheet : Form yang berisi data tamu yang meminta untuk dibangunkan pada pagi hari.
Room Control Sheet : Lembaran informasi yang digunakan untuk mengetahui pemesanan kamar yang sudah diterima dan kamar yang masih bisa dipesan.
Registration Card : Formulir yang berisi data tamu , yang harus diisi oleh tamusaat proses check in dihotel.
Credit Card Slip : Formulir bukti pembayaran menggunakan kartu kredit.
Cash Receipt : Formulir bukti pembayaran menggunakan uang tunai.
Guest card : Kartu identitas tamu yang menginap di hotel, digunakan agar dapat menggunakan fasilitas hotel.
Meal Coupon : Kupon untuk breakfast di hotel, berlaku sampai tanggal check out.
Welcome Drink Voucher : Voucher yang dapat ditukarkan dengan minuman selamat datang yang diberikan saat tamu check in.
Room & Rate Change Form : Form yang digunakan saat tamu pindah/ganti kamar.
Sleep Out Order Form : Form yang digunakan untuk mengkonfirmasi tamu yang akan menginap di luar hotel.
Safe Deposit Box Record Form : Form yang digunakan untuk mencatat setiap barang yang dititipkan di safe deposit box.
Paid Out : Form yang digunakan untuk tamu yang meminjam uang kepada hotel (Khusus untuk tamu yang menginap di hotel saja).
Miscellaneous Form : Form yang digunakan untuk penukaran mata uang asing (Digunakan juga untuk semua pembayaran yang tidak menggunakan nomor bill).
Guest Bill : Catatan transaksi tamu/ transaksi debet rekening tamu selama tamu menginap di hotel, yang berisi : harga kamar/malam , F&B Charge, Laundry, Outside call,etc.
Rebate Form : Form yang digunakan pada saat terjadinya kesalahan / perubahan dalam tagihan.
Remittance of Fund : Form yang digunakan sebagai bukti setoran kasir pada akhir shift, yang jumlahnya harus sesuai dengan house bank yang diterima.

Demikian Penjelasan Tentang Peralatan dan Form- Form Yang digunakan Kantor Depan / Front Office . Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi Materismk.my.id Untuk Mendapatkan Materi Lainnya

Penelusuran yang terkait dengan formulir yang di ada di front office