Reservasi Perhotelan Meliputi Manfaat Reservasi, Status Reservasi, Reservation Proses, dan Standart Operational Prosedur Reservation

Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital, ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi.  Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu

 

Baca Juga: Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Reservation di Hotel Beserta Jenis Laporan Reservasi

 

Manfaat Reservasi

• Bagi konsumen, dengan melakukan reservasi, bisa mendapatkan kepastian untuk memperoleh tempat, semisal kamar hotel. 
• Dengan melakukan reservasi, konsumen juga dapat datang pada saat yang ditentukan dan langsung memperoleh tempat, termasuk ketika memesan tiket pesawat atau memesan kamar hotel.
• Konsumen dapat memperkirakan total biaya yang akan dikeluarkan, memudahkan mereka mendapatkan fasilitas.
• Bagi penyedia layanan, reservasi dapat memudahkan mereka untuk mempersiapkan semua keperluan tamu, menyiapkan fasilitas sebelum digunakan konsumen, serta mengetahui kapasitas tempat pada hari tertentu sehingga tidak akan tumpang-tindih dengan konsumen yang lain.
• Mempersiapkan segala fasilitas tambahan sesuai kebutuhan konsumen (misalnya kamar mandi khusus untuk orang dengan kebutuhan khusus, dsb).

 

Prosedur Reservasi

• Tanggal yang dipesan.
• Jumlah orang yang akan menggunakan jasa.
• Jumlah dan jenis produk yang diinginkan.
• Nama konsumen pengguna jasa.
• Nama dan kontak pemesan (yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan).
• Nama perusahaan atau biro penyedia jasa.
• Alamat dan nomor telepon perusahaan.
• Cara pembayaran yang digunakan.
• Permintaan khusus konsumen.

 

 

Tugas dan Tanggung Jawab

Tugas utama reservation staff adalah mencatat dan memproses seluruh pemesanan kamar secara akurat sekaligus mempromosikan produk hotel serta menciptakan & menjaga citra hotel yang baik melalui pemberian pelayanan yang maksimal.Adapun rincian tugas reservation staff yaitu:

• Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan
• Mempromosikan produk dan fasilitas hotel
• Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga &  fasilitas promosi, harga khusus dll
• Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasikebutuhan tamu
• Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam media
• Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu (waitinglist)
• Memproses perubahan pemesanan kamar
• Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
• Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
• Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang menginginkan   pembayaran kredit
• Membuat laporan reservasi
• Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat
  

 

 Jenis dan Status Reservasi

1. Jenis jenis reservasi

• Guaranteed Reservation
• Pre payment
• Credit Card
• Advance for Deposit
• Corporate
• Travel  Agent
• Non Guaranteed Reservation
  

2. Status reservasi.

• 6.pm release
• Guaranteed arrival.
• Take or place (t or p).
• VIPs and CIPs.
• Tours and groups. Tour & group
• Commissionable  bookings.

 

Reservation Proses

• Tamu memesan kamar diterima oleh Reservation Clerk bisa melalui nerbagai cara yaitu : Telp  Letter, Facsimile, Computer terminal, Personal   and E- Mail
• Teliti  permintaan tamu kalau reservasi melalui Facsimile, Letter, E- Mail,  mengenai Jenis       kamar, Jumlah kamar, Tangglal Check in dan lamanya tinggal ,dan tanyakan langgsung kepada pemesan hal tersebut diatas bila pesannya dilakukan melalui telephone
• Lihat pada reservation Chart untuk memastikan apakah kamar yang  di butuhkan oleh tamu   tersedia atau tidak
• Bila tersedia  pindahkan data tamu secara langsung ke reservation form bila pemesanan kamar melalui Facsimile, Letter, E- Mail  dan tanyakan langsung data – data yang diperlukan kepada tamu bila pesanan dilakukan melalui telepon
• Siapkan reservation slip yang datanya diambil berdasarkan reservation form dan bedakan         warnanya untuk membedakan jenis tamunya seperti : Merah muda (Tamu VIP) Biru                    Rombongan ) Hijau ( Travel Agent ) Kuning ( Airline ) Putih ( Individual )
• Siapkan reservation chart yang datanya diambil dari  reservation slip atau reservation form       dengan memberi tanda sesuai dengan bentuk dari reservation chart yang di gunakan
• Buatlah  Confirmation slip dan kirim ke tamu secepatnya  sesuai dengan cara pemesanan
• Lakukan pengarsipan dimana Reservation Slip disimpan di reservation rack berdasarka tangga kedatangan dan dokumen lainnya simpan pada binder
• Bila permintaan yamu tersebut tidak tersedia, tawarkan alternative kepada tamu seperti : Jenis kamar yang lain, Witting List, hotel lain Bila alternative tersebut diterima lanjutkan ke proses pengisian reservation form  dan seterusnya, Bila tamu tidak menghendaki , berilah surat           penolakan dan diarsip sesuai dengan prosedur perusahaan
  

 

Standart Operational Prosedur Reservation

Standard Operation Procedures
1. Greeting & Offering Help
2. Ask guest requests (arrival & departure date, type of room, total rooms & person)
3. Check the availability of room at Reservation chart
4. Sales Dialogue
5. Fill up the reservation form
6. Repeat the reservation form
7. Last greeting

Example Handling Reservation
Reservations Clerk : Good morning, Reservations. Selva speaking. Can I help you ?
Guest : Good morning, I’d like to reserve a room for next week.
RC : Yes, how many nights will you reserve the room ?
G : Thee nights.
RC : Three nights … and for how many person and what type of
room do you reserve ?
G : For two person and I need twin-bedded now please.
RC : I can do a standard twin bedroom for $145 per night, or a deluxe
twin at the special rate of $ 175 per night
G : I’ll take the deluxe twinplease
RC : May I have your surname and initial ,please ?
G : Yes, My name in Mrs. Madonna
RC : Is the room for you and your husband ?
G : No I’ booking on behalf of some on else.
RC : May I have the name of the guest, please ?
G : Yes, it is Mr. and Mrs. R. Roy
RC : Can you spell the surname, please ?
G : Yes, it is R for Romeo, O for Oscar and Y for Yankee
RC : May have your telephone number please, Mrs. Madonna ?
G : Yes, it’s 0251-618621
RC : Is this a company booking, Mrs. Madonna ?
G : No. the guest are personal friends of mine.
RC : How are they arriving ?
G : By plane
RC : Do you have the flight number and arrival time Mr. and Mrs. Roy ?
G : Not yet.
RC : Can you inform us of the flight detail when you know. please?
G : Yes, I will do that.
RC : Let me confirm the detail with you Mrs. Madonna. You have
reserved one deluxe twin, check in date the 16 th of … ( state
month ), check out date the 19 th of … ( state month ). In the
names of Mr. and Mrs. R .Roy. The room rate be $175. Your
telephone number contact is 0251-618621
G :Yes, that’s correct and I will call you when I know the flight detail
RC : Yes please, Mrs. Madonna, thank you for your reservation
G : Thank you, goodbye
RC : Goodbye, Mrs. Madonna.

 

Baca Juga:  Pengertian Reservasi Adalah - Klasifikasi, Macam - Macam, Sistem Penanganan, Penanganan Reservation dan Jenis-jenis laporan Bagian Reservasi

 

Demikian Penjelasan Tentang Reservasi Perhotelan Meliputi Manfaat Reservasi, Status Reservasi, Reservation Proses, dan Standart Operational Prosedur Reservation. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi  Materismk.my.id   Untuk Mendapatkan Materi Lainnya.

 

Penelusuran yang terkait dengan Standar Operasional Prosedur Reservation

• sop reception
• penanganan reservasi rombongan
• hal-hal apa saja yang harus diperhatikan pada saat menangani reservasi melalui telepon
• langkah langkah reservasi hotel
• sop check in
• jelaskan prosedur menangani reservasi dengan cara walkin
• contoh standar operasional prosedur hotel
• sop resepsionis perusahaan

Bagikan Artikel ini