Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Reservation di Hotel Beserta Jenis Laporan Reservasi

Pengertian Reservasi.

Bagian pemesanan kamar merupakan bagian yang memiliki fungsi yang sangat vital, ini dikarenakan tinggi rendahnya tingkat hunian kamar sangat ditentukan oleh kemampuan bagian reservasi di dalam menangani pemesanan kamar di hotel. Seorang petugas reservasi harus memiliki kemampuan tentang dasar-dasar reservasi, produk dan jasa yang dijual, bagaimana menjualnya atau teknik menjual, serta penggunaan teknologi komunikasi.
Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugas reservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu. 

Baca Juga: Pengertian Gueridon Service - Alat Bantu, Perawatan, Keamanan Dalam Memasak, dan Penyajian Cara Perancis (Gueridon Service)

 

Tanggung Jawab Petugas Reservasi

Petugas reservasi harus mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Harus mengetahui dan mempunyai data-data akurat mengenai waktu kedatangan dan keberangkatan tamu, keadaan kamar, dan fasilitas-fasilitasnya. Kelengkapan data-data tersebut akan melancarkan kegiatan pelayanan pemesanan kamar, sehingga memberikan kenyamanan bagi tamu.
2. Harus mengerti tanggung jawab dan tugas-tugas yang menjadi bagianya. Tugas tersebut harus dilakukan sesuai prosedur yang berlaku dan tidak merugikan perusahaan. Oleh karena itu seorang petugas reservasi harus memahami langkah-langkah kerja atau prosedur kerja (job description).
3. Harus memberikan data-data akurat mengenai jumlah kamar yang kosong dan kamar yang terisi, hal ini untuk menghindari adanya over booking. Over booking adalah pemesanan kamar yang melebihi jumlah kamar yang tersedia.Petugas reservasi tidak boleh menolak permintaan pemesanan kamar, oleh karena itu petugas harus memiliki data-data akurat mengenai keadaan kamar hotel.
4. Petugas reservasi harus mengetahui kamar yang tersedia pada hari itu serta data yang akurat mengenai status kamar sehingga dapat langsung memberikan jawaban kepada calon tamu.
5. Mengenal dan mengetahui tipe kamar dan harga tiap kamar. Hal ini digunakan sebagai dasar dalam mempromosikan jenis-jenis kamar kepada calon tamu.
6. Mempersiapkan formulir-formulir yang diperlukan dalam pelayanan pemesanan kamar.
   

 

Tugas Petugas Reservasi

Berikut ini adalah tugas petugas bagian reservasi.

1. Membaca ‘log book’  log book adalah semacam buku catatan yang berisi hal-hal dan masalah-masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas penerimaan tamu kelompok (shift) berikutnya.Catatan ini merupakan catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang lainya. Buku tersebut berisi tentang catatan tamu pindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, serta persiapan yang belum selesai yang memerlukan tindak lanjut.
2. Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang sudah terjual (hour in) atau kamar yang tersedia untuk dijual dan yang sudah dipesan (room available).
3. Mempersiapkan peralatan kerja, yaitu formulir pemesanan (reservation form) dan slip lainya.
4. Menerima pemesanan kamar baik melalui telepon, e-mail, telex, atau faksimili.
5. Mengisi formulir pemesanan (reservation form).
6. Membuat slip pemesanan (reservation slip).
7. Menata rak pemesanan (reservation rack) dan tabel pemesanan (reservation chart).
8. Mengecek secara rutin hunian kamar pada malam hari (room night daily), tamu yang tidak datang, dan tamu yang membatalkan pemesanan.
9. Menerima keluhan tamu (guest complain) dan meneruskan ke Chief Reservation.
10. Menjalin dan membina hubungan kerja.
11. Menghadiri rapat untuk pemberian informasi atau instruksi kerja (briefing).
12. Melakukan dokumentasi, korespondensi, reservasi dimana tamu tidak jadi datang (no show), menunda kedatangan (delayed postpone), membatalkan (cancelled) , dan check-in lebih awal (early arrival).
13. Mempersiapkan segala sesuatu sesuai pesanan tamu, antara lain antar jemput tamu, jenis kamar, dan fasilitas lainya.

 

Jenis Laporan Reservasi

 Langkah terakhir dari suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan reservasi. Mengapa laporan reservasi sangat penting bagi hotel? Dengan adanya laporan-laporan reservasi itu maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (room sales) dengan melakukan pengawasan yang akurat tentang Room Availability (kamar yang tersedia untuk dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (ramalan tentang potensi penjualan kamar di masa mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporan reservasi ini untuk membantu perancanaan budget dan forecast.
Beberapa laporan reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan.

Tiap hotel memiliki jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan manajemen. Secara umum, jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat di bawah ini.

1. Reservation Transaction Report Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian.Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi, dan pembatalan yang terjadi.
2. Expected Arrival and Expected Departure List - Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.
3. Room Availability Report Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dipesan.
4. Group Status Report  Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan ataupun tidak menggunakan jaminan.
5. Special Arrival List Daftar tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
6. Turn-away Report Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Laporan ini dibuat bila hotel telah mengalami Fully Booked atau Over Booking.
7. Revenue Forecast Report Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan pada masa yang akan datang.
8. Reservation Histories Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays, dan understays.
   

 

Persiapan alat – alat di Kantor Depan

1. Rak status kamar / Room Rack adalah : alat yang secara visual menyatakan status masing – masing kamar  yang ada di hotel
2. Kotak kunci dan surat / key and mail rack  adalah alat yang  digunakan untuk menempatkan kunci dan surat untuk masing-masing  kamar tamu di hotel
3. Mesin ketik / computer adalah mesin yang digunakan untuk mengetik berbagai keperluan  seperti membuka rekening tamu / guest slip dan  lain – lain

 

GLOSARIUM

Reservation Form	Formulir yang digunakan untuk mencatat semua data atau informasi tentang tamu yang mengadakan pesanan kamar akan tinggal di hotel
Reservation Slip	Slip/lembar kertas yang digunakan untuk mencatat pemesanan kamar yang digunakan di sebuah hotel kecil / menengah
Conventional Chart	Table yang berisikan tentang data – data kamar yang digunakan  dalam sebuah hotel untuk mencatat data tentang Reservasi, biasanya hanya dipakai di hotel kecil
Density Chart	Table yang berisi tentang data -  data kamar yang  telah terisi oleh tamu dan yang masih kosong dan biasanya dipakai untuk hotel besar yang belum menggunakan system komputer
Confirmation	Pemesanan kamar yang sudah diterima dan dipastikan mendapat kamar dari pihak hotel
Arsip	Prosedur pemesanan kamar yang penting dalam usaha memberikan  tanggal yang direncanakan
Extention of stay	Suatu perpanjangan tinggal dari jadwal semula sehingga perlu diadakan perubahan tanggal
Early Departure	Perubahan yang terjadi dimana tamu berangkat  lebih awal dari jadwal semula
Room Change	Perubahan yang terjadi yang berhubungan dengan tipe kamar
Early Arrivals	Perubahan yang terjadi dimana mereka  datang lebih awal dari jawal semula
Message Form	Form yang berisi tentang pesan yang akan disampaikan kepada pihak hotel tentang permintaan

 

 

Baca Juga:  French service / Gueridon Service Adalah - Menu, Jenis Gueridon Trolley, Peralatan, ciri ciri, kelebihan dan kekurangan gueridon service

 

Demikian Penjelasan Tentang Tugas dan Tanggung Jawab Seorang Reservation di Hotel Beserta Jenis Laporan Reservasi. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi  Materismk.my.id   Untuk Mendapatkan Materi Lainnya. 

 

 Penelusuran yang terkait dengan Tanggung Jawab & Tugas Seorang Reservation

• tugas dan tanggung jawab reservation manager
• tugas dan tanggung jawab reception
• tugas reservasi travel
• sebutkan tugas dan tanggung jawab pada section di reception
• apa yang menjadi tanggung jawab dari staff atau clerk
• manfaat reservasi bagi hotel
• jenis-jenis laporan reservasi
• apakah perbedaan dari reservasi konferensi dan reservasi group

Bagikan Artikel ini