Tugas dan Tanggung Jawab Tata Graha (Housekeeping), Struktur Organisasi, dan Kode Status Kamar Tamu

Sumber Gambar: ecmag.com

Pengertian Housekeeping

Materi Perhotelan - Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.


Baca Juga: Pengertian Dasar Pastry & Bakery : Job description Beserta Alat - Alat Yang Digunakan

Tugas dan  Tanggung Jawab Tata Graha (Housekeeping)

Tugas Pokok
Menyelenggarakan kebersihan dan pemeliharaan area serta perlengkapannya untuk menciptakan suasana nyaman, aman dan menyenangkan bagi tamu serta bagi karyawan.

Fungsi Pokok

• Menyelenggarakan pembersihan secara teratur terhadap semua kamar tamu, ruang umum untuk tamu dan ruang pelayanan
• Membuat dekorasi baik untuk didalam ruangan maupun di luar ruangan
• Mengatur seluruh perabotan kamar (furniture)
• Menangani lena (linen) dan pakaian seragam kerja (uniform)
• Menyelenggarakan administrasi pemeliharaan dan membuat laporan
• Menyusun rencana pembiayaan pembersihan dan pemeliharaan
• Membina kerjasama yang baik dengan semua departemen di hotel
• Menyediakan pelayanan lost and found
• Menyediakan pelayanan baby sitting

 

Peranan Tata Graha

• Menghasilkan produk utama hotel
• Menjaga asset fisik hotel

Secara khusus tugas dan tanggung jawab setiap seksi dapat dijabarkan sebagai berikut :

• Seksi kamar (room section)

Seksi ini bertanggung jawab terhadap kamar tamu (guest room). Petugasnya disebut pramugraha atau room boy (untuk pria) dan room maid (untuk wanita), dan sering juga di sebut room attendand.

• Seksi ruangan umum (houseman section)

Seksi ini bertanggung jawab terhadap kebersihan dan kelengkapan semua ruangan hotel kecuali kamar tamu. Jadi ruangan-ruangan dibawah pengawasan houseman section ialah ruangan pelayanan dan ruangan umum untuk tamu atau public area seperti ruang tunggu (lobby), restoran, bar, ruang pertemuan (meeting room), gang ( corridor), kamar kecil (toilet), ruang ganti pakaian (locker), dan sebagainya. Petugasnya disebut houseman (untuk pria) dan housemaid (untuk wanita). Khusus untuk petugas toilet dan loker biasanya disebut toilet attendant. Sering pula disebut dengan istilah cleaner.

•  Seksi lena dan pakaian seragam kerja (linen and uniform section)

Seksi ini bertanggung jawab terhadap semua jenis lena yang diperlukan hitel dan semua pakaian seragam kerja seluruh karyawan hotel. Petugasnya disebut petugas lena atau linen boy atau linen attendant. Pengawasnya disebut linen keeper atau chief room atau pengawas ruang lena.

• Seksi gudang tata graha (housekeeping store)

Staf tata graha setiap melakukak tugasnya memerlukan banyak peralatan antara lain, alat-alat pembersih (cleaning equipment), bahan-bahan pembersih (cleaning supplies), dan barang-barang keperluan tamu (guest supplies).

• Seksi pengadaan bunga (florist)

Setiap ruangan umum dan pribadi tamu perlu diperhatikan keindahannya disamping faktor kebersihanya. Untuk menciptakan suasana indah maka diperlukan tanaman hias dan karangan / rangkaian bunga. Dalam hotel besar, keperluan ini ditangani oleh florist section.
Tugas utama dari seksi ini sehubungan dengan tanaman hias dan rangkaian bunga adalah, pengadaan / merangkai bunga, penyimpanan, pengiriman / pendistribusian, pengambilan peralatan (clear-up)

• Seksi binatu (laundry anda dry cleaning)

Seksi in bertanggung jawab terhadap pencucian semua lena hotel, pencucian pakaian tamu, pencucian pakaian seragam karyawan.

Housekeeping Department Organization Chart

Room Attendant

            Setiap tamu yang menginap di hotel tentunya selalu ingin menikmati keadaan kamar uang bersih, rapih, dan nyaman. Kondisi kamar yang demikian yang dapat menyakinkan tamu bahwa sejumlah uang yang telah dikeluarkan untuk menyewa kamar tidak sia-sia. Selain itu keadaan kamar hotel juga dapat menunjukan perhatian dan kepedulian hotel dalam menciptakan lingkungan yang bersih, aman dan menyenangkan untuk para tamunya. Departemen / bagian housekeeping yang paling bertanggung jawab dalam tugas-tugas ini, harus memastikan bahwa kamar-kamar yang disewa oleh tamu dan seluruh lingkungan hotel diluar kamar dapat memenuhi kebutuhan dan harapan tamu. Bukti keberhasilan dalam penyelenggaraan kebersihan kamar adalah kembalinya tamu untuk tinggal di hotel yang bersangkutan. Lebih dari itu, para tamu yang merasa mendapatkan kepuasan baik dalam produk kamar maupun pelayanan dari para room attendant akan menjadi tamu langganan (frequent-stay / repeater guest)
            Untuk menjaga standart kebersihan kamar hotel. Room attendant (room boy / room maid) harus menerapakan sejumlah prosedur yang telah ditetapkan oleh hotel, sering disebut SOP (Standar Operating Procedure). Dengan mengikuti SOP, petugas dapat menghemat waktu dan energy yang akhirnya dapat meningkatkan efektifitas dan produktivitas kerja. SOP yang ditetapkan pada setiap hotel disesuaikan dengan kebutuhan, artinya SOP mengacu pada jumlah kamar, luas kamar, dan fasilitas yang terdapat dalam kamar.
            Room attendant adalah sebutan untuk petugas hotel pada seksi kamar (room section) yang bertanggung jawab terhadap kamar tamu (guest room). Selain room attendant sebutan lain yang sering dipakai adalah room boy (untuk pria) dan room maid (untuk  wanita).. sedangkan untuk kepala seksinya di sebut dengan penyelia atau pengawas kamar tamu. Di industry perhotelan, lebih popular dengan sebutan supervisor atau floor supervisor.
Room Boy adalah karyawan hotel pada Houskeeping Department yang bertugas memelihara kebersihan, penataan ataupun kelengkapan supplies didalam kamar hotel (Rumekso, SE, Housekeeping Hotel, 2000).

Persiapan diri (Penampilan)

Yang dimaksud dengan penampilan room attendant adalah penampilan dari segi fisik maupun  mental yang dapatdipertanggungjawabkan perwujudannya, baik kepada tamu, atasan, maupunsesama karyawan dan sikap yang sopan selalu siap melaksanakan tugas dengan penuh keramahan dan rasa tanggung jawab. Dalam melaksanakan tugas ini Room Attendant berhubungan langsung dengan tamu. Untuk itu menjaga kebersihan dan kerapian dari ujung rambut sampai ke ujung kaki merupakan hal yang wajib dilaksanakan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan adalah sebagai berikut:

1. Berpenampilan rapi dan bersih serta sopan.
2. Rambut pendek di atas kerah.
3. Bagi wanita bila rambut panjang harus diikat/digelung.
4. Tidak mengenakan assesories yang berlebihan.
5. Tidak menggunakan make-up yang berlebihan.
6. Tidak berkumis/berjenggot bagi laki-laki.
7. Kebersihan tangan, kaki, badan tidak berbau, kuku tidak diperbolehkan panjang.
8. Kebersihan gigi gunakan uniform yang sesuai (right size, good quality, clean and good condition,) dan digunakan hanya untuk kerja.

Sikap  yang harus dilakukan oleh seorang room attendant antara lain adalah sebagai berikut :

1. Jujur, sopan, dan selalu member salam kepada tamu
2. Pakaian harus rapih dan terawatt, sepatu bersih dan berkaos kaki
3. Dapat berkomunikasi (dalam bahasa inggris)
4. Selalu tepat waktu
5. Member pelayanan yang ramah, berusaha mengingat nama tamu
6. Tidak bersikap pilih kasih kepada tamu
7.  Tidak memberi informasi tentang manajemen dan rahasia hotel kepada tamu
8. Tidak memakai perhiasan yang berlebihan saat bekerja
9. Tidak merokok pada saat bekerja atau pada jam kerja
10. Tidak makan permen karet ketika berkerja
11. Tidak membaca saat berkerja
12. Tidak bersikap angkuh dan sombong terhadap tamu
13. Tidak bersiul saat bekerja
14. Tidak menyanyi waktu bertugas
15. Tidak menonton televisi dan menghidupkan radio pada saat membersihkan kamar
16. Tidak meminta tips kepada tamu
17. Tidak menjawab telepon untuk tamu dikamar
18. Tidak mengajak teman berkujung ke hotel
19.  Tidak member kunci kamar kepada orang lain
20. Tidak meninggalkan hotel dengan membawa kunci hotel
21. Tidak membawa barang hotel tanpa ijin

Sebelum memulai pekerjaan, room attendant juga harus selalu siap dengan perlengkapan pribadi antara lain, sapu tangan, jam tangan, pulpen dan block note.

 

STATUS KAMAR TAMU

        Status kamar tamu merupakan pengindentifikasian kondisi dikamar tamu untuk menentukan tindakan yang dilakukan pada kamar tersebut.

SATUS KAMAR	KODE	DESKRIPSI
Vacant Clean	VC	Kamar yang tidak dihuni dan sudah dibersihkan oleh room attendant
Vacant Clean Inspection	VCI	Kamar yang tidak dihuni oleh tamu dan sudah diberishkan oleh room attendant serta dicek oleh room supervisor.
Vacant Dirty	VD	Kamar yang tidak dihuni dan belum dibersihkan oleh room attendant
Sleep Out	SO	Kamar yang sudah di tempati ( terjual ) akan tetapi tamunya tidak menempatinya, dan status kamarnya masih occupied
Occupied	OC	Kamar yang sudah terjual dan dihuni oleh tamu
Occupied no luggage	ONL	Kamar yang sudah terjual dan  ada penghuninya akan tetapi tidak membawa barang – barangnya
Out of service	OS	Kamar yang untuk sementara tidak untuk dijual
Out of Order	OOO	Kamar yang masih dalam keadaan perbaikan (maintenance )
Don’t Disturb	DND	Kamar yang occupied yang  penghuninya tidak ingin diganggu selain ada permintaan dari penghuninya
Check-In	CI	Kamar yang sudah di tempati oleh tamu
Check Out	CO	Kamar yang Sudah ditinggalkan oleh tamu karena waktu tinggalnya sudah berakhir.
Expected Arrival	EA	Kamar yang sudah di booking dengan status confirm.
Expected Departure	ED	Kamar yang sudah confirm check out.
Service Refuse	SR	Kamar yang dihuni oleh tamu namun menolak untuk pelayanan pembersihan kamar.

Baca Juga: Pengertian Housekeeping dan Sop Pembersihan Kamar Secara Umum ( Check Out dan Occupied Room )

Demikian Penjelasan Tentang Tugas dan  Tanggung Jawab Tata Graha (Housekeeping), Struktur Organisasi, dan Kode Status Kamar Tamu. Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa Selalu Kunjungi  Materismk.my.id   Untuk Mendapatkan Materi Lainnya.

Bagikan Artikel ini