Reception Meliputi Tugas dan Tanggung Jawab, Jenis Harga Kamar Beserta Metode Pembayaran Di Dunia Perhotelan

Tamu yang baru datang akan menuju ke counter kantor depan terlebih dahulu untuk melakukan registrasi atau mengambil kunci kamar, ketika berada di dekat counter mereka akan disambut oleh seorang receptionist yang berada di balik counternya. Seorang reception akan memberikan sambutan hangat kepada para tamu dengan memberikan salam, ucapan selamat datang dan menawarkan bantuan, dengan senyum yang ramah tetapi cekatan.

Di beberapa hotel besar bagian reception tidak hanya menangani tamu check in saja tetapi juga menangani tamu check out juga, penggabungan tugas ini mungkin dilakukan jika hotel sudah menerapkan sistem komputer, ada banyak istilah yang digunakan untuk bagian ini antara lain Front Desk Agent, Guest Service Assistant, Ambasador, Room Clerk. Seorang reception adalah orang yang penting bagi tamu dan hotel, bagi tamu petugas reception adalah orang yang paling sering dihubungi selama mereka menginap. Bagi hotel petugas reception adalah orang yang menciptakan dan mempertahankan citra yang baik dan membuat tamu ingin datang kembali ke hotel.

Tugas dan tanggungjawab Reception

Reception mempunyai tugas dan tanggungjawab yang penting dalam menunjang tujuan dari sebuah hotel karena bagian ini banyak berhubungan langsung dengan pengunjung dan tamu hotel. Rincian tugas bagian reception yaitu:

Menyambut tamu tiba
Memproses pendaftaran tamu
Mempersiapkan kedatangan tamu dan menentukan kamar utuk tamu
Menangani kunci kamar tamu
Menjawab telepon dengan cepat dan ramah
Menangani permintaan tamu selama menginap seperti pindah kamar & sleep out
Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan tamu
Menyelesaikan permasalahan tamu yang berhubungan dengan produk dan pelayanan hotel
Membuat laporan yang berhubungan dengan tamu & kamar seperti laporan tingkat hunian kamar, laporan tamu yang menginap di hotel

Jenis Harga Kamar

Pada dasarnya hanya ada dua jenis harga kamar di hotel yaitu harga kamar normal dan harga kamar khusus, harga kamar normal (rack rate/publish rate/normal rate) adalah harga kamar normal/tidak diskon untuk setiap kamarnya, sedangkan harga kamar khusus adalah harga kamar khusus yang diberlakukan/dibedakan sesuai dengan jenis tamu, fasilitas, event, hari dsb. Beberapa contoh harga kamar khusus yaitu:

Walk-in guest rate : khusus untuk tamu hotel yang datang ke hotel tanpa melakukan pemesanan kamar sebelumnya. Ada hotel yang memberikan harga tertentu tetapi masih ada ruang untuk ditawar sampai ke harga yang paling rendah, yang menjadi patokan bagi hotel (buttom rate).
Group rate : grup adalah tamu dari satu perusahaan atau kelompok yang memesan kamar di hotel untuk hari tertentu dengan jumlah kamar minimal 8 kamar. Mereka bisa datang bersama sama dan juga secara sendiri-sendiri. Hanya saja, mereka dalam satu perusahaan atau rombongan yang sama untuk menginap di hotel yang sama.
Travel agent rate : harga kamar untuk travel agent, bahkan ada hotel yang memasang harga kamar terendah untuk kelompok travel agent. Biro perjalanan untuk mendapatkan harga rendah karena mereka adalah salah satu urat nadi suatu hotel yang terus mensuplai tamu secara terus menerus, sehingga travel agent yang satu mendapatkan harga yang berbeda untuk hotel, dengan harga hotel yang lain.
Corporate rate adalah harga kamar khusus untuk tamu yang berasal dari perusahaan tertentu, namun harga khusus ini juga diberlakukan untuk tamu langganan
Embassy rate adalah harga untuk para tamu yang berasal dari kedutaan suatu negara .
Airline crew rate adalah harga kamar untuk awak pesawat baik pilot maupun awak kabin atau pramugara dan pramugari serta bagian keamanan
Airline passenger rate harga kamar untuk penumpang pesawat terbang adalah mereka yang naik pesawat terbang ke suatu tempat tetapi karena jadwal penerbangannya menghendaki mereka harus tinggal semalam di hotel, mereka harus menginap di suatu hotel. Untuk mereka yang naik pesawat terbang tersebut ada satu kontrak harga, yang biasanya diwakili dari perusahaan penerbangan dengan pihak hotel untuk menandatangani kerjasama yang disepakati bersama.
Week end rate rate: harga kamar khusus untuk tamu yang menginap di hotel pada hari Jumat, Sabtu dan Minggu. Pada hotel bisnis, pada akhir pekan biasanya ada harga yang sedikit lebih rendah dari harga kamar pada waktu hari biasa, karena kebanyakan tamu yang datang ke hotel tersebut adalah untuk bisnis, pertemuan dan konperensi. Sedangkan untuk hotel resort atau yang terletak di daerah tujuan wisata, pada akhir pekan dan hari libur, hotelnya malah ramai dan cenderung penuh, oleh karena itu harga kamar di akhir pekan biasanya lebih tinggi dibandingkan dengan weekdays.
Membership card rate : harga kamar khusus untuk tamu yang sudah menjadi anggota/klub suatu hotel, keanggotaan ini diberikan kepada orang yang mendaftar sebagai anggota dengan membayar sejumlah uang keanggotaan, mereka akan memperoleh fasilitas yang cukup banyak, baik potongan harga khusus maupun berbagai kemudahan untuk menggunakan fasilitas yang ada di hotel.
Hoteliers rate : harga kamar khusus biasanya berkisar pada 40-60% diskon dari harga jual umum (published rate) untuk orang yang bekerja di hotel tertentu. Orang hotel diberikan harga kamar khusus sebagai refleksi dari fasilitas yang juga diberikan jika kita bermalam di hotel lain, sehingga menjadi satu rangkaian semacam ketentuan tidak tertulis
Press rate : para wartawan juga mendapatkan harga khusus jika mereka hendak bermalam di hotel. Ini dimungkinkan terutama untuk suatu hotel besar yang mempunyai banyak tipe kamar dan juga relasi yang sangat luas. Wartawan adalah bagian dari pemasaran hotel, khususnya ada kedekatan dengan bagian Public Relations suatu hotel untuk melakukan promosi, press release, press conference dan lain sebagainya.
Government rate : tamu yang berasal dari kantor pemerintahan seperti Departemen Dalam Negeri, Tenaga Kerja, Imigrasi, Kepolisian, TNI, Perhubungan, Pertambangan dan Energi, Kesehatan dan lain sebagainya, juga mendapatkan pengelompokan harga kamar tersendiri.
Long staying guest rate : batasan dari long staying adalah tamu yang bermalam di hotel untuk jangka waktu dua minggu atau lebih. Ada juga hotel yang menetapkan lama tinggal tamu minumal satu minggu, tetapi ada juga yang memberlakukan tamu yang menginap selama minimal satu bulan. Hal itu tergantung dari jenis hotel dan tingkat kesibukan serta bisnis di hotel tersebut. Tamu yang berencana tinggal untuk masa menginap yang lama sesuai dengan kategori long stay guest akan diberikan harga kamar khusus yang lebih rendah dari published rate, atau tamu individu yang tinggalnya hanya satu atau dua hari.
Certain packages rate : certain packages adalah kata lain dari paket khusus yang ditawarkan di hotel. Paket khusus tersebut antara lain meliputi: paket liburan, paket bisnis, paket hemat, paket lebaran, paket natal, Paket tahun baru, paket belanja dan berbagai macam paket yang lain. Penjualan sistem paket berkaitan dengan penjualan kamar di hotel yang juga mengikutsertakan penjualan bagian fasilitas hotel yang lain. Misalnya, harga yang ditawarkan kepada pelanggan, untuk paket liburan, sudah termasuk biaya akomodasi, makan pagi termasuk dua anak dibawah dua belas tahun, gratis penggunaan taman bermain, gratis masuk ke kolam renang, serta ada penambahan gratis untuk kue tertentu serta es krim. Dalam paket bisnis dijual ke tamu dengan satu harga yang sudah meliputi harga kamar, penggunaan ruang meeting, pemakaian fasilitas pusat bisnis serta sarapan pagi dan makan siang di restoran.

Metode Pembayaran

Visa - Pembayaran ini biasanya tergantung pada kartu yang digunakan oleh tamu. Jika pembayaran menggunakan Visa atau kartu apapun yang berlogo Visa, maka harus di posting menggunakan visa.
Master - Master atau Master Card hampir sama dan cenderung mirip dengan Visa. Tergantung logo yang tertempel di kartu pembayaran tamu, apakah itu Visa ataupun Master Card.
Debit - Kartu Debit berbeda dengan kartu kredit, istilah Debit disini adalah menggunakan kartu debit. kartu debit itu biasa dikenal secara awam kartu ATM. Yaitu jika kamu punya tabungan (saldo) di bank, baru bisa digunakan atau ditarik secara tunai maupun digunakan untuk melakukan pembayaran.
Bank Transfer - Nah, istilah ini pastinya udah gak asing kan. Ketika tamu melakukan pembayaran menggunakan cara Bank Transfer, so pasti di posting di menu bagian Bank Transfer.
Company Ledger - Company Ledger ini biasanya tamu yang menginap di hotel dari perusahaan tertentu. Dan setelah check out, semua pembayaran di tanggung oleh perusahaan. Makanya ada istilah Company Ledger.
Travel Agent Ledger - Kurang lebih sama dengan Company Ledger. Hanya saja, jika Travel Agent Ledger, pembayaran ditagihkan kepada pihak travel.
Government Ledger - Ini juga sama, dan pembayaran ditagihkan kepada instasi pemerintahan saat tamu sudah check out dari hotel.
Cash Settlement - Jika cash settlement ini, penyelesaian pembayaran apabila tamu masih punya tagihan hotel. Penyelesaian pembayaran ini biasanya dilakukan saat tamu akan check out.
Cash Deposit - Nah, kalau yang ini itu pasti udah paham, cash deposit dilakukan saat tamu reservasi hotel ataupun saat check in, atau saat tamu masih menginap di hotel. Pembayaran cash deposit ini dibayarkan secara tunai.
Cash Deposit Refund - Terkadang, tamu masih punya kembalian atas deposit yang dibayarkan. Ketika tamu akan check out, pihak receptionist akan memberikan refund (pengembalian) sejumlah uang tertentu kepada tamu.
Paid Out - Maksud dari paid sendiri, ketika pihak hotel mengeluarkan sejumlah uang tertentu. Misal, buat bayar taxi, atau yang lainnya. Itu yang dinamakan paid out, dan harus di posting di bagian paid out
City Ledger - Maksud dari City Ledger ini adalah tagihan kepada tamu individual yang udah check out kepada hotel. Bentuk tagihan City Ledger ini biasanya pihak tamu udah sering menginap di hotel terkait.
Guest Ledger - Sementara untuk guest ledger itu tagihan kepada tamu yang masih aktif atau keadaan tamu masih menginap di hotel (belum check out). Biasanya tagihan guest ledger ini tamu yang menginap di hotel dalam waktu yang lama.

Demikian Penjelasan Tentang Reception Meliputi Tugas dan Tanggung Jawab, Jenis Harga Kamar Beserta Metode Pembayaran Di Dunia Perhotelan. Semoga Bermanfaat