Hubungan Housekeeping Department Dengan Department Lain Seperti Front office, Laundry, Engineering, Food and Beverage , Accounting dan Security Departement

Team Work Housekeeping Department Dengan Department Lain

Keberhasilan dan kesuksesan suatu bisnis usaha tidak ditentukan oleh suatu department saja, akan tetapi kerjasama antar department yang solid, kompak dan bertanggung jawab.Pada umumnya setiap department saling memiliki keterikatan hubungan kerja satu sama lainnya, mereka saling membutuhkan, oleh karenanya membentuk suatu team yang solid, kompak dan bertanggung jawab bukan hal yang mudah.Pada realita nya sering terjadi konflik antar department, hal ini adalah sesuatu yang wajar dalam dinamika psikologis pekerjaan. Setiap kepala department ingin membuktikan kemampuannya masing-masing dalam mengelola departmentnya, menunjukan prestasi yang mengagumkan dalam bidang pengelolaan cost ataupun menekan budget dan meningkatkan revenue atau prestigous dalam menganalisa guest comment.Konflik semacam diatas selama dalam persaingan yang sehat itu sangat baik dalam meningkatkan produktivitas demi meningkatkan profit.

Housekeeping department dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari dukungan dari department lainnya. Sebagaimana Housekeeping department merupakan department central yang memiliki access hampir dengan semua department yang ada didalam organisasi, baik itu department

yang berhubungan dengan operasional ataupun department yang berhubungan dengan administrasi misalnya finance dan human resources.

Secara struktur organisasi perusahaan ( hotel ), Housekeeping department berada di bawah naungan Room Division Department bersama dengan front office department.Dalam team work Room Divison setiap department erat sekali keterkaitannya ini bagaikan mata rantai.kenapa demikian ? jika salah satu mata rantai terputus maka kegiatan bisnis akan terhambat dengan sendirinya kualitas pelayanan akan mengalami penurunan , yang tentunya akan berakibat pada proses produktivitas.
Dibawah ini adalah department yang erat hubungan kerjanya dengan Housekeeping department;

Front office department

Hubungan housekeeping department dengan front office departmentmemiliki hubungan emosiaonal bagaikan dua sisi mata uang, saling membutuhkan, saling keterkaitan satu sama lain tetapi tidak sering pula terjadi konflik.Housekeeping department berkewajiban membersihkan, menata, memprsiapkan kamar tamu, dan Front office department menjualnya.Oleh karenanya hubungan keduanya harus sinergi, memiliki kesamaan visi, semangat yang sama, dalam tehnik kerja membangun kesamaan maka
agar tidak terjadi missed communication, bentuk kesamaan inin bisa di tunjukan dengan contohnya dalam penggunaan istilah dalam system mengenai up dated status kamar tamu.Istilah – istilah laporan status kamar tamu yangmerupkan abreviation in harus pahami oleh kedua department tsb.
Adapun istilah – istilah itu misalnya Vacant Clean (VC), Vacant Clean Inspection (VCI), Vacant Dirty (VD), Sleep out (SO), Occupaid No Lugagge (ONL), Out of Service (OS), Out of order (OO), Do not disturb (DND )

Demikian diantaranya istilah – istilah yang biasa di pakai dalam hubungan keduanya, adapun untuk kategory VIP pada umumnya management hotel menyusunya dengan kategory – kategory yang dikondisikan dengan market tamu-tamunya.Pada umumnya kategory VIP memiliki tingkatan yang berbeda-beda dalam memberikan extra service nya.Selain istilah – istilah room status juga type kamar juga harus dipahami kedua department tsb, misalnya untuk kamar yang memiliki tempat tidur single mereka memakai kode TWN, untuk kamar yang menggunakan tempat tidur type queen memakai kode QWN, untuk kamar yang memiliki tempat tidur double mereka menggunaka kode KING, begitu puladengan type kamarnya mulai dari standard room atau classic diberi kode misalnya STD atau DLX, untuk Suite atau Executive diberi kode SUT 1, SUT2 atau EXC1, EXC2 sampai dengan type president suite atau penthouse.Untuk kode – kode tersebut bukan merupakan hal yang baku, management hotel menentukan kode- kode tersebut untuk di install dalam system.

Daily task yang melibatkan keduanya misalnya dalam membuat laporan status kamar ;Housekeeping Department, Order Taker officer akan membuat dan melaporkan kepada front desk attendant mengenai status kamar sesuai dengan Keadaan yang sebenarnya berdasarkan laporan dari setiap floor supervisor. Hal ini penting supaya front desk attendant bisa mengetahui status Kamar- kamar yang akan dijual. System pelaporan ini sudah bisa diakses lewat system komputer dengan cara menggunakan kode-kode tertentu sesuai dengan kecanggihan system yang dipakai.sebagai referensi system yang biasa di pakai adalah MYOH, FIDELIO dan OPERA.Dari Front Desk attendant akan melakukan kegiatan yang meliputi hal-hal berikut :

Mengirimkan daftar penghuni kamar setiap pagi kepada F&B outlet dan Housekeeping atau department lain yang berkaitan dan memiliki kepentingan kerja.
Mengirimkan daftar kamar-kamar yang akan ditempati oleh tamu,meliputi tamu perorangan Tamu rombongan,atau tamu penting (VIP).
Memberitahukan kepada Housekeeping Department mengenai kamar-kamar yang tamunya sudah check out dan statusnya EA.
Memberitahu perpindahan tamu dari kamar yang satu ke kamar yang lain jika terjadi perpindahan kamar.

Pada dasarnya Housekeeping department memiliki data tersebut baik secara manual atau akses dari system hanya saja akan lebih baik hal ini dilakukan untuk mengurangi kecerobohan.apabila terjadi room discrepancy maka sebaiknya dilakukan investigasi oleh kedua departement tsb.

Selain Front Office department, Sales & Marketing department juga dalam hubungan kerja memilki kedekatan, hanya saja sales & marketing department akan mendapat kan informasi tentang kamar- kamar yang siap jual melalui front office department, dan semua pembookingan kamar yang dilakukan oleh sales & marketing department akan melalui dan mekanisme Front office Department yang akan diteruskan ke housekeeping department.

Laundry Department

Laundry department adalah tetangga terdekat , secara psikologis managementnya hampir memiliki kesamaan , hanya saja ruang lingkup kerja laundry department tidak seluas housekeeping department.
Corridor kerja kedua department ini bagaikan adik dan kakak dalam sebuah keluarga, secara design lokasi housekeeping office selalu berdekatan dengan laundry office, bahkan ada pula sebagian hotel yang menyatukan housekeeping dengan laundry dibawah satu atap housekeeping department.
Hubungan kerja erat yang tampak jelas housekeeping dengan laundry salah satunya supply linen untuk kebutuhan floor section,public area section, guest laundry, uniform karyawan, kelengkapan lainnya sebagai tools dalam kegiatan cleaning process.

Engineering Department

Hubungan kerja antara Housekeeping department dengan engineering department merupakan partner kerja yang tidak akan pernah putus hubungannya.Kerkaitan Housekeeping department dengan Engineering department sudah merupakan hal yang mutlak, dalam bahasa gurau sudah “ kutukan” bahwa engineering department akan selalu disibukan oleh pekerjaan housekeeping department yang begitu tide.Hubungan kerja dapat dilihat diantaranya sebagai Berikut :

Perbaikan dan pemeliharaan equipments menyangkut operasional seperti AC, Supply air bersih, listrik .
Perbaikan perlengkapan Housekeeping yang ada di fasilitas floor section atau fasilitas public area.
Mengerjakan work order dari housekeeping dengan tingkat urgency .
Menginformasikan kepada housekeeping department dan front office department tentang perbaikan yang memerlukan jangka waktu lama, sehingga status kamar dibuat menjadi Out of order, dan akan menginformasikan kembali jika sudah selesai dalam maintenance.
Melakukan program perawatan secara berkala untuk menjaga kondisi furniture, seperti painting, maintenance AC dll.

Dengan demikian dapat dilihat bahwa antara Housekeeping department dengan engineering department sangatlah erat. Jika peralatan operasional Housekeeping rusak, secara otomatis pekerjaan housekeeping akan terganggu. Oleh karenanya housekeeping department akan selalu memerlukan engineering department.

Food and Beverage Department

F&B department merupakan object paling demandings dalam pelayanan kebersihan, perawatan peralatan, akan tetapi sudah barang tentu permintaan pelayanan kebersihan ini adalah wajib hukumnya. Tidak ada kata “ tidak bisa” , “tidak ada staff” , atau “ tidak mungkin” semua argument – argument itu harus di hilangkan. Housekeeping department yang merupakan pertahanan terdepan dalam menjaga dan merawat agar peralatan – peralatan tetap dalam kualitas baik dan sesuai dengan umur perlatan tsb harus dapat menunaikan kwajiban itu.Outlet – outlet F&B seperti restaurant, bar, dan meeting room merupakan ruangan – ruangan yang kebersihannya, perawatan furniturenya mutlak harus di jaga dan dirawat.Tehnik – tehnik perawatan seperti polishing, brooming, brushing dll. Dalam memenuhi rangka menjaga dan merawat harus dilakukan secara intensif dan terrecorded.Kegiatan housekeeping selain daily task cleaning, seperti melakukan kegiatan special project ini dimaksudkan agar memilki schedule khusus perawatan sehingga peralatan atau furniture terawat dengan baik.

Public area section merupakan yang paling dominan hubungan dalam kegiatan pekerjaannya, begitu pula floor section , linen and uniform section serta florist section terlibat dalam kegiatan pemenuhan permintaan pelayanan F&B outlet.

Accounting Department section Purchasing

Purchasing section yang di kepalai oleh purchasing manager yaitu merupakan section dalam acoounting department yang yang sering kali berhubungan dengan Housekeeping Department tentu dalam kegiatan operasionalnya akan selalu membutuhkan equipment – equipment yang bersipat jangka panjang atu jangka pendek ( umur equipment). Kebutuhan operation setiap section. Floor section pasti membutuhkan supply linen, furniture yang memadai dan sesuia dengan kebutuhan operation, Section public area tentunya membutuhkan chemical yang berkualitas yang low budget high impact, juga kebutuhan mesin cleaning seperti vacuum cleaner, mop, broom , cloth, sponge, carpet sweeper dll, untuk linen section kebutuhan linen stock dan semua perlengkapan kamar, uniform karyawan, alat – alat taylor serta kelengkapannya, order taker desk tentu membutuhkan paper, buku untuk log book, Work order pad, PR ( purchase Requets ) pad dll. Begitu juga dengan florist membutuhkan aneka ragam bunga, tanaman, pot bunga dll. Kesemua permintaan kebutuhan itu tidak serta merta dating dengan sederhana tanpa mekanisme yang benar. Purchasing department merupakan sarana untuk mengakomodir permintaan tersebut.

Order taker officer akan mengakomodir segala kebutuhan operational ini dengan mengirimkan PR ( purchase request ) ke Purchesing officer. Sebaiknya dalam membuat PR ini data stock in – out nya serta stock harus valid berdasarkan inventory yang updated, hal ini untuk mencegah ( avoid ) penumpukan barang yang useless. Kecenderungan dilapangan yang terjadi pada saat operational yaitu keterlambatan datangnya barang yang di minta merupakan problem yang biasa di hadapi pada setiap perusahaan, oleh karena itu sebagai tips agar dalam pemenuhan kebutuhan operational berjalan lancar, kunci utamanya setiap section harus mempunyai jadwal yang konsisten dalam inventory dan memiliki estimasi yang benar dalam menentukan barang yang mau di pesan ( order ). Sering kali pada saat melakukan order barang supervisor section hanya melihat stock yang ada dan assumsi. Pada saat melakukan Purchase Request selain mencantumkan item yang akan di beli, kuota nya, alangkah baiknya juka kita mengetahui supplier atau company penyedia atau distributornya hal ini dilakukan agar dala pemesanan bias effektif dan effisien, ini hanya dilakukan untuk pemesanan barang yang baru atau mengganti kualitas barang dengan supplier baru.

Purchasing officer akan merasa terbantu jika dalam order suatu barang hari ini minta hari ini ada, boleh saja dilakukan dengan tingkat pengecualian dan harus melalui approval GM. Barang – rang yang di peasan Housekeeping department setelah melalui mekanisme dan birokrasi yang tepat pada umumnya akan di distribute ke store, maka Housekeeping staff hanya boleh mengambil setiap purchase melalui store. Mengapa Demikian ? Setiap barang yang masuk dan keluar yang digunakan untuk kebutuhan operasional harus terrecord dalam administrasi yang baik dengan memiliki catatan fisik berupa log book manual, dan secara komputerisasi ( system ). Hal ini sangat penting agar management puncak khususnya Finance department bias mengopntrol keuangan atau expenses.

Di era sekarang system purchase request sudah lebih maju dengan menggunakan system computer agar menghemat waktu birokrasi, tetapi perlu di ingat bahwa hal yang manualpun seperti membuat purchase request harus tetap dilakukan, hal ini di peruntukan mencegah discrepancy dan penyalahgunaan wewenang.

Accounting Department cost and revenue section.

Perlu diingat bahwa housekeeping adalah salah satu department yang dalam kegiatan bisnisnya merupakan penyumbang revenue yang cukup tinggi,akan tetapi housekeeping juga merupakan cost center .selain karyawan yang cukup banyak juga kebutuhan akan peralatan – peralatannya cost nya tinggi.oleh karenanya seorang executive housekeeper harus pandai membaca profit and loss statement. Dengan mencermati setiap nilai angka yang tertera pada P&L statement tersebut dengan teliti lalu di sesuaikan data tersebut dengan yang dimiliki internal sendiri, apabila terjadi perbedaan, sebaiknya clarified terlebih dahulu dengan chief accountant. Yang pada umumnya terjadi adalah kesalahan pada postingan Purchase request kebutuhan operational Housekeeping Department dengan kebutuhan operational engineering department atau department lainnya.Accounting department akan memberikan profit and loss statementnya setiap bulan, tentunya berdasarkan data yang didapat dari purchase department untuk cost utilitiesnya, dan cost of employee dari Human Resourcesnya serta department lainnya yang terkait.Selain purchasing, cost and revenue center section section lainnya seperti receiving, store juga kerap kali berhubungan dengan housekeeping department.

Security Departement

Security Department berkewajiban menjaga keamanan secara keseluruhan atas asset- asset company, Bukan hanya housekeeping department saja yang berkepentingan semua department sangat berkepentingan dengan security department.akan tetapi yang akan kita bahas adalah sekitar kegiatan housekeeping yang kerap kali berhubungan denga security department. Bentuk kegiatan itu diantaranya dilibatkannya sebagian besar atau seluruh karyawan housekeeping dan fire team khususnya bagian evakuasi tamu, kemudian prosedur loss and found yang harus melibatkan security dan front office department.
Menurut data statistic beberapa hotel yang saya dapatkan , case untuk housekeeping jauh lebih sedikit dibanding F&B department, akan tetapi case nya walau kecil tapi dalam penyelesain cukup rumit.
Tentunya security department sudah memiliki mekanisme dan system yang tepat untuk menyelesaikan setiap case yang muncul.Selain department – department yang telah di uraikan Housekeeping department juga secara langsung atau tidak langsung memiliki keterikatannya dengan department lainnya yang tidak diuraikan diatas seperti Sales and Marketing, Public Relation dan Human Resources.

Penelusuran yang terkait dengan Hubungan Housekeeping Department Dengan Department Lain

hubungan housekeeping dengan accounting
hubungan housekeeping dengan engineering
jelaskan hubungan departemen housekeeping dengan departemen lain yang ada di hotel
hubungan housekeeping dengan laundry
hubungan housekeeping dengan hrd
hubungan kerja housekeeping dengan front office
hubungan housekeeping dengan security
sebutkan dan jelaskan ruang lingkup kerja dan tugas serta tanggung jawab housekeeping