Jenis Jenis Laporan Reservasi, Form Form Reservasi dan Jenis-jenis/Tipe dan Garansi Reservasi

Reservation adalah pemesanan kamar yang dilakukan sebelum tamu tiba di suatu hotel. Reservation sering pula disebut dengan booking, tetapi untuk menyebutkan reservation section kata booking tidak tepat digunakan. Reservation dan information merupakan kegiatan awal bagi kegiatan di department front office.  Sekarang timbul pertanyaan mengapa reservation sangat perlu dilakukan? Jawabannya adalah karena dengan adanya reservation akan membawa keuntungan bagi kedua belah pihak, baik keuntungan dipihak tamu  maupun keuntungan dipihak hotel itu sendiri.
Keuntungan reservation bagi tamu adalah:

1. Tamu akan mendapat kepastian bahwa kamar akan tersedia pada saatnya tiba.
2. Tamu dapat memperkirakan anggaran yang akan dihabiskan untuk biaya penginapan        selama melakukan perjalanan.
3. Tamu terhindar dari kemungkinan bahaya maupun resiko yang mungkin terjadi dalam perjalanan mencari kamar untuk tempat menginap.
4. Tamu dapat menikmati pelayanan yang maksimal karena persiapan sudah dilakukan jauh-jauh sebelummya.
   

 

Baca Juga:  Dasar Ilmu Pariwisata dan Sistem Kepariwisataan (Tourism System)

 

Keuntungan reservation bagi hotel:

1. Hotel dapat memprediksi tingkat hunian kamar pada periode tertentu.
2. Hotel dapat memprediksi pendapatan kamar pada periode tertentu, sehingga dapat menyusun program yang akan menggunakan anggaran tertentu.
3. Berguna untuk menyusun jadwal bagi karyawan yang akan dipekerjakan pada periode tertentu.
4. Hotel dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada para tamu, sehingga tamu akan merasa puas. memberikan pelayanan yang maksimal.
   

Dewasa ini hampir 80% tamu yang datang dan menginap di suatu hotel melalui proses reservation sebelumnya. Jarang sekali tamu berspekulasi datang ke suatu hotel dan mencari kamar untuk menginap saat itu juga, apa lagi pada masa high season atau musim tingkat hunian kamar tinggi.

Kamampuan yang harus dikuasi oleh petugas reservasi meliputi:

1. Teknik menerima dan menolak reservasi,
2. Menginformasikan, memperoleh data secara akurat,
3. Memasukkan data ke dalam catatan reservasi,
4. Merespons permintan potongan harga kamar,
5. Mengarsif reservasi,
6. Menyusun laporan.
   

Inti dari kegiatan penerimaan dan pemrosesan reservasi adalah pada saat petugas menanyakan informasi mengenai permintaan kebutuhan kamar dari calon tamu, serta data seperti

1. Nama tamu,
2. Alamat, Nomor telepon
3. Untuk periode kapan
4. Pihak yang dapat dihubungi
5. Permintaan khusus,
6. Jaminan reservasi,
   

Informasi yang didapat dalam reservasi akan menentukan kelancaran layanan pada saat tamu tiba di hotel. Kemampuan tersebut harus dilatih secara terus menerus agar petugas menjadi kompeten.

 

 

 

 Jenis Laporan Reservasi

Langkah terakhir dari suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan reservasi. Mengapa laporan reservasi sangat penting bagi hotel? Dengan adanya laporan-laporan reservasi itu maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (room sales) dengan melakukan pengawasan yang akurat tentang Room Availability (kamar yang tersedia untuk dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (ramalan tentang potensi penjualan kamar di masa mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporan reservasi ini untuk membantu perancanaan budget dan forecast.
Beberapa laporan reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan.

Tiap hotel memiliki jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan manajemen. Secara umum, jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat di bawah ini.

1. Reservation Transaction Report Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian.Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi, dan pembatalan yang terjadi.
2. Expected Arrival and Expected Departure List - Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.
3. Room Availability Report - Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dipesan.
4. Group Status Report - Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan ataupun tidak menggunakan jaminan.
5. Special Arrival List - Daftar tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
6. Turn-away Report  - Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Laporan ini dibuat bila hotel telah mengalami Fully Booked atau Over Booking.
7. Revenue Forecast Report - Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan pada masa yang akan datang.
8. Reservation Histories- Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays, dan understays.

 

Form Form Reservasi 

• Reservasi Perorangan (individual Reservation)
  

Individual reservation adalah pemesanan kamar untuk seorang    calon   tamu, pasangan, atau sebuah keluarga. Reservasi ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (Normal Rates/Package Rates/Family Plan Rates).

• Reservasi Rombongan/Tour (Group/Tour Reservation)
  

Group/Tour Reservation adalah pemesanan kamar yang umumnya dibuat oleh agen/biro perjalanan untuk para pelanggannya. Pesanan dibuat untuk tamu yang datang berombongan. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (Discounted Rates/Group Rates).

• Reservation Konferensi (Conference Reservation)
  

Conference reservation adalah pemesanaan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan eksibisi atau pertemuan dihotel. Reservasi ini umumnya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan, atau suatu asosiasi. Harga yang diberikan untuk reservasi konferensi adalah harga komersial (Commercial Rates). Data reservasi untuk tamu rombongan dimasukan kedalam formulir tersendiri (Group Reservation Form). Sedangkan data reservasi perorangan dimasukan kedalam formulir Individual Reservation Form.

Jenis-jenis/Tipe dan Garansi Reservasi

Kegiatan reservasi yang terjadi antara calon tamu sebagai pemesan dan hotel sebagai penyedia layanan pada prinsipnya mengandung suatu kesepakatan yang harus ditaati oleh kedua pihak. Calon tamu mengajukan permintaan jenis dan jumlah kamar, pada tanggal dan untuk jangka waktu tertentu disertai dengan permintaan-permintaan tertentu. Sementara itu pihak hotel menyepakati atau menolak permintaan tersebut. Hotel akan menerima permintaan apabila kamar yang di pesan tersedia. Sebaliknya apabila kamar yang dipesan tidak tersedia maka permintaan calon tamu akan ditolak  setelah sebelumnya diberikan alternatif-alternatif lain. Permintaan dapat disampaikan oleh calon tamu melalui berbagai macam media, baik secara lisan maupun tertulis. Konfirmasi reservasi oleh pihak hotel sebagian besar dilakukan secara tertulis. Hal terpenting dalam proses reservasi adalah adanya komitmen bahwa kamar yang telah dipesan akan dipesan pada waktu kedatangan.

Untuk memudahkan penanganannya, reservasi dibedakan menjadi dua jenis, yaitu Reservasi Bergaransi (Guaranteed Reservation)  dan Reservasi tidak Bergaransi (Non-Guaranteed Reservation). Berikut ini penjelasan selengkapnya.

• Reservasi Bergaransi

Resevasi bergaransi atau guaranteed reservation adalah suatu           pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan. Tujuan dari penjaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Jaminan diperlukan oleh hotel untuk meminimalisasi kemungkinan kerugian hotel akibat tidakan tamu yang telah memesan kamar tetapi tidak datang tanpa pemberitahuan (no show). Sistem jaminan juga sangat efektif diterapkan terutama saat tingkat hunian kamar sedang tinggi. (Peak Seaswon/High Season).

Suatu reservasi dapat dikatakan digaransi apabila telah diberikan jaminan yang berupa:

1. Pre-payment  Adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah   harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menepati kamar itu.
2. Credit Card - Jaminan pemesanan kamar dengan mengunakan tagihan kartu kredit. Pada saat reservasi petugas hanya menanyakan nama dan nomor kartu kredit. Ini hal yang paling umum digunakan untuk saat ini.
3. Advance Deposit - Jaminan pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepda pihak hotel dalam jumlah tertentu, paling sedikit harga kamar untuk satu malam atau lebih, dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.
4. Kontrak Kesepakatan (Corporate) - Jaminan yang disertai kesepakatan kontrak antara pihak hotel dangan suatu perusahaan, sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan apabila kamar digunakan ataupun tidak digunakan.
5. Agen Perjalanan (Travel Agent) - Adalah penjaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak agen perjalanan. Alat yang dipakai untuk penjaminan berbentuk voucher.
   

• Reservasi Tidak bergaransi
  

Reservasi tidak bergaransi atau non-guaranteed reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertai jaminan apapun. Pihak hotel hanya memastikan kamar yang telah dipesan tersedia sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah state reservation cancellation time.

Sumber reservasi bagi hotel meliputi:

1.Perorangan

Setiap orang yang yang mengadakan reservasi merupakan       sumber pemesanan bagi hotel, baik pesanan untuk perorangan maupun rombongan.


2.Perusahaan Penerbangan (Airline)

Perusahaan penerbangan sering memesan kamar hotel untuk :

• Para penumpang, yaitu apabila ada penundaan keberangkatan pesawat yang mengharuskan para penumpang menginap. Dalam hal ini perusahaan penerbangan akan menanggung semua biaya akomodasi untuk penumpangnya.
• Para awak pesawat yang singgah dan bermalam disuatu kota, terdiri dari kapten, pilot, co-pilot, pramugari, teknisi, dan lain sebagainya. Karena kegiatan mereka sudah ter-jadwal, maka hotel pun dapat dengan mudah mengalokasikan kamar-kamar untuk mereka.
  

3. Biro Perjalanan (Travel Bureau)

Biro perjalanan merupakan sumber pemesanan kamar yang amat   potensial bagi hotel. Dalam kegiatannya, biro perjalanan menjual paket wisata yang di dalamnya termasuk akomodasi. Pemesanan hotel dilakukan biro perjalanan apabila:

• Tamu membeli paket wisata yang meliputi akomodasi didalamnya. Dalam hal ini biro perjalanan akan mendapatkan keuntungan dari harga kamar khusus.
• Tamu meminta biro perjalanan untuk memesankan kamar saja tanpa membeli paket wisata. Dalam hal ini biro perjalanan juga akan mendapatkan komisi atas jasa atau rekomendasinya. Komisi yang diberikan hotel kepada biro perjalanan untuk jasa ini bervariasi, dari 10 hingga 15 persen dari harga kamar sebelum ditambahkan pajak dan pelayanan (tax & service).
  

4.Company/Corporate

Sudah cukup lazim dalam dunia bisnis, perusahaan menugaskan manajemen dan karyawan untuk tugas keluar, baik dalam lingkup nasional maupun internasional. Untuk keperluan akomodasi, perusahaan tersebut akan memesankan kamar hotel ditempat tujuan. Selain itu, perusahaan dapat juga memesankan kamar untuk tamu-tamunya.


5.Pemerintah (Government)

Pemerintah memesankan kamar hotel untuk para pejabat yang sedang dalam perjalanan dan mengharuskan mereka menginap, ataupun untuk para tamu negara yang datang dari mancanegara. Pembayaran pesanan jenis ini sepenuhnya ditanggung oleh pemerintah.


6.Kantor Pemesanan Pusat (Central Reservation Office)

CRO adalah sebuah kantor jaringan pemesanan kamar yang memiliki kerjasama dengan hotel-hotel diseluruh dunia.


CRO dibedakan menjadi dua jenis, antara lain:

• Affiliate Reservation NetworkYaitu jaringan pemesanan kamar untuk hotel yang memiliki mata rantai (hotel chain) dengan sistem reservasi online, seperti Holidex (Holiday Inn Group), Maxial (Hyatt Group), Accor (Novotel Group).
• Non-affiliate Reservation Network Yaitu jaringan pemesanan kamar yang tidak terikat pada mata rantai hotel atau independent, seperti LHW (Leading hotel of the World), SRS (Steigenberger Reservation Service), dan lain sebagainya.
  

7.Perwakilan Hotel di Bandara (Airport Representatives)

Hotel seringkali menempatkan karyawannya untuk menjemput tamu yang akan tiba dibandara. Disamping itu petugas ini juga bertugas mencari tamu yang belum mendapatkan hotel untuk menginap.


8.Perusahaan Penyewaan mobil (Airport Representatives)

Di negara-negara barat, perusahaan penyewaan mobil menjadi sumber pemesanan kamar yang cukup prospektif. Para pelancong yang ingin menggadakan perjalanan menggunakan mobil dapat sekaligus memesan kamar. Perusahaan penyewaan mobil kemudian memesankan kamar ke hotel-hotel yang biasanya menjadi partnernya.



9. Penyelenggara Acara (Event Organizer)

Penyelenggara acara berhubungan dengan para pelangan yang sering membutuhkan akomodasi, misalnya rombongan konfe-rensi. Kesempatan ini dapat dimanfaatkan event organizer untuk memesankan akomodasi untuk mereka.

 

 

 Baca Juga: Dampak Positif dan Negatif Pariwisata dari Aspek Lingkungan dan Aspek Ekonomi

 

 Penelusuran yang terkait dengan reservasi hotel

• contoh reservasi hotel
• contoh formulir reservasi hotel
• reservation diary adalah
• reservation chart adalah
• macam-macam reservasi
• media reservasi hotel
• sumber reservasi
• tugas reservasi hotel

Bagikan Artikel ini