Jenis Laporan, Status Reservasi, Istilah dalam Reservasi Hotel Dan Formulir Yang Digunakan Di Bagian Reservasi

 

Makna Kata Reservasi

Arti reservasi yang berasal dari bahasa Inggris itu bermakna mempersiapkan seperti di atas admin jelaskan. Jadi intinya, makna kata reservasi adalah menyiapkan suatu hal, seperti hotel, penerbangan maupun yang lainnya.Reservasi juga dapat dikatakan booking yang maknanya masih sama yaitu mempersiapkan jauh sebelum kita menikmati apa yang sedang kita pesan itu. Biasanya ini sejenis tiket ya, kita mempersiapkan dulu sebelumnya dan mencatat jadwalnya.Sampai disini, apakah kamu sudah paham apa makna kata reservasi? Kalau sudah paham maka admin bersyukur, kalau masih belum, admin akan menjelaskannya lagi lebih detail seputar pengertian reservasi.

 

Baca Juga: Dampak Positif dan Negatif Pariwisata dari Aspek Lingkungan dan Aspek Ekonomi

Rservasi Menurut KBBI

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) arti reservasi adalah pembuatan, proses atau cara memesan seperti hotel, villa, barang, tempat atau yang lainnya kepada orang lain.Dalam hal ini, istilah reservasi biasanya terjadi dalam sebuah hal yang berhubungan dengan pemesanan tiket, contohnya saja pesawat, hotel dan sebagainya yang menggunakan tiket.Tentu saja ini jauh sebelum kita menikmati penerbangan, kita mempersiapkannya terlebih dahulu. Jadi, kira-kira yang dimaksud dengan reservasi adalah persiapan.

 

Jenis laporan di bagian reservasi (types of reservation report)

Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang room availability (Kamar yang tersedia untuk dijual) dan forecasting of potential room sales (ramalan tentang potensial penjualan kamar di masa mendatang). Seluruh departemen yang ada di hotel juga dapat menggunakan laporanlaporan reservasi ini untuk membantu manajemen dalam membuat perencanaan kebutuhan SDM pada waktu tertentu.
Beberapa laporan di bagian reservasi dibuat secara harian dan ada pula yang dibuat secara mingguan atau bulanan. Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda. Hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun, secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat di bawah ini.

1. Reservation transaction report - Laporan ini berisi tentang ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.
2. Room availability report - Laporan yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia untuk dijual
3. Group status report - Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
4. Special arrival list - Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
5. Turn-away report - Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak. Hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalami fully booked.
6. Three days forecast report - Laporan tentang perkiraan tingkat hunian kamar untuk tiga hari yang akan datang.
7. Reservation histories - Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, overstays, dan understays pada periode tertentu.
   

Status reservasi

Penting bagi petugas reservasi kamar untuk mengetahui jenis status reservasi yang berlaku dihotel. Collin Dix dan Chris Bird (1992:44) dalam bukunya front office   operations, mengatakan bahwa jenis-jenis status reservasi kamar hotel sebagai berikut.

•  6 p.m release

Status reservasi kamar ini sering didasarkan pada waktu tamu tiba  di hotel. Jika tamu tiba (check-in) sebelum batas waktu kedatangan yang ditentukan oleh hotel jam 6 sore, tamu tersebut akan mendapatkan kamar sesuai dengan pesanannya. Namun tamu hingga waktu tersebut belum tiba, maka kamar akan dijual kepada tamu lainnya. Artinya pemesanan kamar otomatis dibatalkan setelah melewati waktu tersebut.

• Guaranteed arrival

Status reservasi kamar ini kebalikan dari status reservasi 6 p.m release. Kalau status reservasi 6 p.m release tidak ada jaminan dari pihak pemesan. Sedangkan status reservasi guaranteed arrival adanya jaminan pembayaran dari pihak pemesan, sehingga tamu yang bersangkutan terlambat check-in atau tidak datang di hotel, maka kamar masih tersedia untuknya. Kamar bersangkutan akan dibiarkan kosong dan tidak dijual kepada siapa pun sampai dengan waktu check-out pada keesokan harinya.

• Take or place (t or p)

Umumnya setiap hotel sudah mempunyai tamu-tamunya yang reguler. Oleh karena itu, setiap hari pihak hotel sudah mengalokasikan kamar-kamar tertentu bagi tamu-tamu tetap, walaupun tamu tersebut belum membuat reservasi kamar sebelumnya. Jika pada saat tiba (regular guest) tidak tersedia kamar, dalam arti hotel dalam keadaan penuh, pihak hotel akan membantu atau mencari kamar di hotel lain yang setaraf dengan fasilitas di hotel kita. Biasanya ditawarkan kepada hotel yang satu kelompok(chain hotel) atau hotel yang berdekatan.

• VIPs and CIPs

Reservasi untuk tamu penting VIPs (very Important persons) atau tamu CIPs (commercially important persons), biasanya ditangani oleh senior reservation clerk untuk menghindari kesalahan, sehingga semua permintaannya akan ditangani dengan sebaik mungkin. Bagi kedua jenis tamu ini akan diberikan perhatian khusus atau tanda khusus pada table reservasi (reservation chart) sehingga semua petugas akan mengetahuinya.

• Tours and groups

Tour & group apabila jumlah orangnya minimal 15 orang. Namun, hal ini juga sangat ditentukan oleh kebijakan hotel masing-masing. Dalam menangani pemesanan kamar ini, petugas harus mengikuti prosedur khusus karena tamu group akan memesan kamar dengan jumlah banyak. Oleh karena itu, travel agents yang membawa group tersebut harus memberi deposit atau jaminan kepada pihak hotel. Tamu group sering diistilahkan dengan group inclusive tour (GIT).

• Commissionable bookings

Pemesanan kamar yang dibuat oleh biro perjalanan, umumnya akan diberi komisi oleh hotel kepada travel agent tersebut. Hal ini jika biro perjalanan tersebut belum ada contractual agreement sebelumnya dengan pihak hotel. Besarnya komisi yang diberikan oleh hotel terhadap agent tersebut sebesar 10% dari harga kamar. Sedangkan bagi travel agent yang sudah benefit akan diberikan harga khusus atau contract rate sehingga travel agent dapat menjual kepada tamu sesuai dengan harga kontrak. Jadi agent tersebut dengan sendirinya sudah mendapat komisi dari harga kontrak tersebut.

Formulir Yang Digunakan Di Bagian Reservasi

Formulir yang digunakan dalam penanganan pemesanan kamar antara lain:

1. Reservation form: formulir untuk mencatat data tentang pemesanan kamar.
2. Reservation slip: formulir kecil yang mencatat data pemesanan kamar, kemudian ini akan disimpan pada reservation rack. Reservation slip dibedakan atas warna yang berbeda untuk menunjukkan jenis tamu, seperti:Warna putih untuk pemesan kategori tamu biasa, Warna merah untuk kategori tamu VIP, Warna hijau untuk kategori tamu yang datang dengan travel agent, Warna biru untuk kategori tamu rombongan
3. Group reservation form: formulir ini digunakan untuk mencatat data pemesanan kamar untuk tamu rombongan.
4. Group cancelaltion form formulir ini digunakan untuk mencatat keterangan pembatalan pemesanan kamar untuk tamu rombongan.
5. Room reservation cancellation/change form: formulir untuk mencatat informasi pembatalan dan perubahan pemesanan kamar
   

 

Istilah dalam reservasi hotel

• Advance Deposit = uang jaminan yang dibayarkan tamu sebelum tamu tiba di hotel.
• American Breakfast = menu makan pagi yang biasanya berisi roti, telur, sosis , dan jus.
• Ala Carte = Cara penyajian makanan satu per satu di suatu meja , dimana setiap jenis makanan di dalam menu disajikan secara terpisah.
• Arrival = Kedatangan tamu di hotel.
• Average room rate = rata-rata harga kamar yang dijual.
• Banguet = Cara penataan suatu meja beserta makan dan dekorasinya untuk sebuah acara khusus.
• Boutique Hotel = Jenis hotel kecil namun mewah. Hotel ini biasanya digunakan untuk orang-orang berduit yang menginginkan privasi dan kenyaman.Budget Hotel = Ini merupakan kebalikan dari Boutique Hotel, di mana hanya menyediakan kamar dalam jumlah sedikit dan dengan fasilitas yang sederhana.
• Buffet = Penyajian makanan secara prasmanan, dimana kita bisa mengambil jenis makanan yang kita mau sendiri pada meja yang telah disediakan.
• Bungalow/Villa = Bangunan rumah yang disewakan yang letaknya berada jauh dari pusat keramaian.
• Check In = Kedatangan tamu untuk menginap di hotel.
• Check Out = Keberangkatan tamu setelah menginap di hotel.
• Check in Time = Waktu tamu pertama kali masuk hotel. Meskipun setiap hotel berbeda-beda, tetapi biasanya sekitar jam 12 siang.
• CheckOut Time = Batas waktu tamu hotel untuk meninggalkan hotel. Biasanya sekitar jam 12 siang. Jika lebih dari waktu yang ditentukan tamu akan dikenakan biaya tambahan lagi.
• Cocktail Lounge = Tempat yang disediakan hotel (biasanya di area lobby) untuk menikmati minuman dengan suasana tenang.
• Coffee Shop = Tempat untuk makan dan minum bagi tamu hotel dengan suasana informal.
• Collect Call = Sambungan telepon yang biayanya dibebankan kepada si penerima telepon.
• Concierge = Salah satu fasilitas yang disediakan hotel untuk menangani barang bawaan tamu serta surat menyurat.
• Confirmation = Konfirmasi/persetujuan, biasanya digunakan pada bagian pemesanan kamar di hotel.
• Confirmed Booking = Konfirmasi tertulis dari pihak hotel bahwa pemesanan kita disetujui.
• Corporate rate / Company rate = Tarif khusus untuk para tamu dari perusahaan (yang sudah ada kontrak kesepakatan) yang sudah biasa menginap.
• Cottage / Villa = Penginapan yang umumnya terletak di daerah yang masih asri.
• Daily Worker = Pekerja hotel yang dibayar harian biasanya dibutuhkan di saat hotel sedang penuh.
• Deposit = Uang jaminan yang digunakan saat akan menginap.
• Departure = Keberangkatan.
• Deluxe Room = Salah satu jenis kamar di atas kelas standar yang membedakan keduanya adalah ukuran kamar dan fasilitasnya.
• Double room = kamar untuk 2 orang yang memiliki 1 ukuran tempat tidur yang besar (berukuran king size).
• Double size = ukuran kasur dengan ukuran 120 x 200 cm (lebar x panjang) . Biasanya dipakai di kamar hotel tipe twin bed.
• Double bed = ukuran tempat tidur king size yang cukup untuk dua orang dewasa.  Dalam satu kamar hanya berisi satu tempat tidur.
• Duty Manager = Petugas front office yang bertugas mewakili management hotel di saat mereka sudah tidak berada di tempat/pulang.
• Early Check In = Tamu yang datang lebih cepat dari waktu menginap normal  (jam 12 siang) atau datang lebih cepat dari tanggal kedatangan yang sudah disepakati.
• Early Check Out = Tamu yang meninggalkan hotel lebih cepat dari tanggal check out yang sudah disepakati.
• English Breakfast = Sarapan pagi ala Inggris. Adapun makanan yang disajikan berupa sereal, telur, roti bakar, teh, manisan, atau kopi.
• Evening Shift = Jam kerja di sore hari dimulai dari jam 15.00 sore hingga jam 23.00 malam.
• Expected Arrival List = Daftar tamu yang diharapkan datang dan menginap di hotel.
• Expected Departure List = Daftar tamu yang diharapkan meninggalkan hotel.
• Extra Bed = tambahan kasur, jika jumlah tamu melebihi kapasitas kasur yang telah disediakan.
• Food and Beverage = sebuah departemen di hotel yang menangani makanan dan minuman yang disajikan kepada semua tamu di hotel.
• Front Desk / Front Office = sebuah departemen di hotel yang berinteraksi (seperti menerima telepon, menerima pemesanan kamar, mendaftarkan tamu, menyambut tamu, menangani barang bawaan tamu) secara langsung kepada tamu.
• Front Desk Assistant / Fron Desk Agent = salah satu petugas fron office yang bertugas menerima pendaftaran tamu datang serta tamu yang meninggalkan hotel.
• Front Liner = Bagian dari hotel yang bertugas di depan atau yang bertemu secara langsung dengan tamu.
• Guarantee Letter = Surat jaminan yang dikeluarkan sebuah perusahaan sebagai pembayaran tamu perusahaan.
• Guesthouse = Bangunan rumah yang disewakan untuk wisatawan dengan tarif di bawah harga hotel.
• uest in house list = Daftar tamu yang sudah menginap di hotel.
• Group Rate = Tarif khusus bagi tamu rombongan.
• Golf case / Golf bag = Barang bawaan tamu yang digunakan untuk membawa peralatan golf.
• Homestay  = Rumah penduduk yang yang disediakan untu para wisatawan yang ingin menginap.
• High season = Periode dimana permintaan kamar meningkat sehingga tarif kamar mahal. Biasanya terjadi pada musim liburan.
• Hostel = Penginapan untuk yang ingin berhemat, biasanya disukai untuk kalangan backpacker.
• Housekeeping = Petugas hotel yang menjaga kebersihan area hotel dan pengelolaan kamar.
• Incognito = Status tamu yang menginap tapi minta dirahasiakan atau dianggap tidak pernah menginap di hotel sesuai permintaan tamu.
• Individual guest = Tamu yang datang sendiri untuk menginap tanpa perantara.
• International direct dial = sambungan langsung antar negara.
• King size = ukuran kasur 180 x 200 cm (lebar x panjang). Cukup luas untuk dipakai berdua.
• Late check in = Tamu yang datang menginap di malam hari.
• Late check out = Batas waktu yang diberikan oleh hotel atas permintaan tamu biasanya diberikan untuk tamu rombongan.
• Local call = Sambungan telepon dalam satu kota.
• Log book = Buku komunikasi antar shift kerja yang berisi informasi yang harus diselesaikan oleh shift lain.
• Long distance call = sambungan telepon jarak jauh antar provinsi / kota dalam satu negara.
• Low season = Periode dimana permintaan kamar menurun sehinga tarif standar/murah.
• Morning shift = Jam kerja di pagi hari dimulai jam 07.00 hingga jam 15.00 sore
• Middle shift = jam kerja diantara pagi dan sore hari dimulai dari jam 12.00 siang hingga jam 20.00 malam
• Manager on duty = manager yang bertugas di weekend atau hari libur
• Night auditor = Petugas yang bekerja di malam hari untuk menghitung semua transaksi yang terjadi setiap harinya.
• Night shift = jam kerja malam hari dimulai jam 23.00 malam – jam 07.00 pagi
• Non smooking rom = Kamar yang disediakan untuk tamu yang tidak merokok.
• No Show = Tamu yang sudah melakukan pemesanan kamar tapi tapi tidak datang tanpa kabar.
• Occupancy = Tingkat huni kamar yang dihitung per hari.
• Occupied room = Kondisi kamar hotel yang terisi.
• Occupied clean = kondisi kamar yang terisi dalam keadaan bersih.
• Occupied dirty = kondisi kamar yang terisi dalam keadaan kotor.
• Order taker = petugas yang menerima pesanan tamu (housekeeping, room service).
• Out of order = kondisi kamar yang rusak dan tidak bisa dijual dalam jangka waktu lama,
• Out of service = kondisi kamar yang rusak tapi bisa cepat diperbaiki.
• Postponed = status tamu yang sudah memesan kamar tapi minta diundur tanggal kedatangannya.
• Porter = petugas front office yang bertugas menangani barang bawaan tamu.
• Public relation = suatu depatemen yang menangani hubungan hotel dengan tamu maupun konsumen masyarakat luar.
• Quen size = ukuran kasur 160 x 200 cm (lebar x panjang). Bisa dipakai berdua namun tidak terlalu luas.
• Reception = Bagian dari front ofice yang bertugas menerima tamu menginap dan memberikan informasi.
• Reservation = Pemesanan kamar hotel sebelum tamu menginap , baik melalui telepon maupun internet.
• Room availability = ketersediaan kamar.
• Room charge = pembebanan harga kamar.
• Room change = perpindahan kamar.
• Room rate = harga kamar yang dijual untuk umum.
• Room status = kondisi keadaan kamar.
• Single bed = kamar hotel yang berisi satu buah kasur. Ukurannya 90 cm x 200 cm (lebar x panjang).
• Shift = Jam kerja hotel.
• Standard room = Kamar dengan fasilitas standar yang diberikan olen hotel. Biasanya tanpa makanan atau diskon.
• Suite room = kamar dengan fasilitas lounge area.
• Super king size = ukuran kasur 200 x 200 cm (lebar x panjang). Biasanya dipakai oleh hotel di tipe kamar family room.
• Safe deposit box = fasilitas yang diberikan hotel untuk menyimpan barang-barang berharga milik tamu.
• Twin bed = kamar yang berisi dua tempat tidur yang terpisah. Ukuran tempat tidurnya biasanya queen size.
• Uniformed section = bagian departemen yang menangani barang bawaan tamu seperti bellboy, porter.
• Vacant room = status kamar tamu yang kososng / belum terisi tamu.
• vacant clean = status kamar tamu yang kosong dalam kondisi bersi
• vacant dirty = status kamar tamu yang kosong dalam kondisi kotor.
• VIP Guest = tamu yang sangat penting atau berpengaruh bagi hotel.
• Walk in guest = Istilah buat tamu yang check in tanpa melakukan pemesanan kamar terlebih dahulu.

 

 

Baca Juga: Dampak Positif dan Negatif Pariwisata dari Aspek Sosial dan Aspek Politik

 

Penelusuran yang terkait dengan Jenis Laporan di perhotelan

• room availability report adalah
• reservasi yang dilakukan oleh sekelompok orang yang akan melakukan kegiatan di hotel adalah
• kartu garansi yang tidak dapat digunakan untuk kamar bergaransi adalah
• nama tamu pada conventional chart ditulis pada
• turn-away report adalah
• status reservasi dari rombongan dengan jumlah minimal 15 orang adalah
• special arrival list adalah
• revenue forecast report adalah

Bagikan Artikel ini