Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping, Management Housekeeping, dan Struktur Management Housekeeping

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping

Dalam bahasa Inggris housekeeping mempunyai arti house berarti rumah, wisma , tempat menginap atau hotel, sedangkan keeping adalah menjaga , merawat , mengatur , memelihara. Housekeeping dalam bahasa indonesia disebut dengan tata graha, yang berasal dari kata tata berarti menjaga , merawat , mengatur , memelihara, sedangkan graha adalah bangunan , rumah, wisma , hotel. Definisi tata graha (housekeeping) adalah bagian dari departemen yang bertanggung jawab mengatur atau menata peralatan, menjaga kebersihan dan kenyamanan, memperbaiki kerusakan dan dekorasi dengan tujuan agar hotel tersebut tampak rapi, bersih, menarik dan menyenangkan bagi penghuninya.

Fungsi housekeeping dalam operasional suatu hotel sangat penting disamping mejaga kebersihan dan kenyamanan serta memperbaiki kerusakan dan memberikan sentuhan dekorasi pada suatu ruangan, Housekeeping juga diharuskan memiliki perencanaan jangka pendek ataupun jangka panjang dalam rangka mengatur penggantian furniture atau perlengkapan lainnya seperti vacum cleaner , brushing mesin dll.

Fungsi management secara umum planning, organizing, staffing, leading and controlling harus diterapkan secara konsisten, demikian pula dimensi – dimensi Total Quality Management dan Total Quality Service di aplikasikan sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi perusahaan tersebut.
Housekeeping Department merupakan organisasi dalam hotel yang memiliki struktur organisasi yang unik dalam operasional systemmnya karena dipengaruhi besar kecilnya hotel tersebut.semakin besar atau luas hotel tersebut maka semakin unik pula sistem organisasi operasionalnya.

Management Housekeeping

“ Bapak Management Ilmiah” Frederick Winslow Taylor yang mencetuskan tentang studi waktu kerja yang dikenal dengan times and motion studies yang dalam perkembangannya merupakan sebagai metode “ sistem upah differensiasi “.Taylor meyakini karyawan harus dipilh dan dilatih dengan cermat agar mereka sebagai karyawan, mampu melakukan pekerjaannya dengan baik sesuai dengan minat dan keahliannya. ( the right man on the right place ).

Do the right things and do the things right yang dikemukakan oleh “ Bapak Management Modern” Peter Drucker, sebagai landasan konsep effective dan efficiency, sangat tepat untuk diaplikasikan dalam pengembangan perusahaan. Dengan karya – karya ilmiahnya tentang “ management” peter drucker telah memberikan kontribusi yang besar dalam mengelola suatu management modern.
Kedua tokoh bapak management diatas yang telah mengemukakan teori-teori managementnya bisa dijadikan referensi sebagai tata kelola management pada umumnya dan Housekeeping department khususnya.

Housekeeping Department memiliki karyawan yang cukup banyak, bahkan mungkin merupakan karyawan terbanyak juka deibandingkan dengan department – department lainnya , sehingga sangat cocok menerapkan kedua teori bapak management tersebut diatas, mengapa demikian ?

Housekeeping Department yang dipimpin oleh manager housekeeping atau familiar disebut dengan Executive Housekeeper dituntut memiliki kecakapan berorganisasi yang mumpuni , Executive housekeeper harus mampu mengendalikan roda bisnis hotel dalam bidang kenyamanan, Kebersihan. graha untuk setiap tamu baik yang akan menginap atau hanya menikmati fasilitas – fasilitas hotel lainnya seperti restaurant, bar atau spa centernya.
Teori peter drucker “ do the right things and do the things right “ ini dapat dijadikan sebagai dasar untuk seorang pemimpin dalam mewujudkan effective dan efficiency kinerja , sedangakan teori Frederick W taylor inidainggap penting sebagai alat untuk memotivasi karyawan – karyawannya untuk bisa bekerja mengembangkan keahlian atau skillnya dalam mencapai good career , yang tentunya meningkatkan upah dan tingkat kesejahteraan yang diharapkan.

Dengan mengapplikasikan system management yang baik diharapkan housekeeping department
dapat memberikan kontribusi yang positive dalam mencapai tujuan perusahaan yaitu guest satisfaction dan employee satisfaction serta profit oriented, apabila dilihat dari segi revenue keseluruhan sebuah hotel,room revenue merupakan revenue andalan dalam pendapatan utamanya, disamping department F&B dan outlet lainnya
seperti spa misalnya.Tingkat hunian atau biasa disebut Occupancy, pada umumnya menjadi acuan untuk revenue.

Struktur Management Housekeeping

Struktur organisasi management housekeeping pada umumnya menggunakan diagram hirarki.Diagram chartnya dapat digambarkan sebagai berikut :

Ada hal yang menarik dalam Housekeeping Department untuk section minibar, beberapa hotel untuk section minibar menempatkannya ada dibawah t F&B departmentetapi ada juga yang menempatkan section minibar ini dibawah naungan Housekeeping Department,hal ini didasarkan pada kebijakan management hotel itu sendiri yang tentunya telah disesuaikan dengan operation system yang digunakannya.

Begitu pula dengan section swimming pool, pada hotel resort section ini tentunya dibawah naungan leisure department, akan tetapi untuk hotel yang berkategori bisnis hotel area swimming pool menempatkan induk organisasinya pada front office department, atau Spa department ,akan tetapi ada juga beberapa pengelolaan swimming pool ini dibebankan pada F&B department, hal ini dilakukan dengan alasan bahwa di area swimming pool terdapat pool bar.Sekali lagi hal ini hanyalah bagian dari kebijakan management hotel itu sendiri yang tentunya dengan berdasarkan effektif dan effisien operasionalnya.

Section dalam Housekeeping

Sebagai department yang memiliki ruang lingkup kerja yang luas, ruang lingkup yang dimaksudkan adalah begitu luas dan banyak area atau ruangan – ruangan yang harus dibersihkan, ditata kenyamanannya, dirawat furniture-furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsinya. Housekeeping tentunya harus memiliki team yang sesuai dengan kebutuhan system operasional untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

Area atau ruangan-ruangan yang merupakan ruang lingkup housekeeping dikelompokan sebagai berikut;

Public Area meliputi lobby area , Rest room, staircase, terrace, elevator, Musholla, pool area, linen, uniform room,lockers room,basement corridor,area parking dll.
F&B outlet seperti restaurant, bar, meeting room, function room , ballroom.
A&G office seperti General Manager , Assistant executive Manager , F&B director , Finance Director, Director of sales and Marketing, Public Relation Manager dan ruangan executive officer lainnya.
Back Office area seperti Human Resourches , Training center , Enggineering , Purchasing, Accounting, Cost Control.
Floor area seperti guest room, executive launch, pantry area / station floor , corridor , guest landing.

Area - area yang dikelompokan di atas tersebut merupakan area yang harus dirawat,dijaga kebersihannya, ditata untuk kenyamanannya dan mengikuti kaidah GCG ( good corporate governance ) , AMDAL ( analisis mengenai dampak lingkungan ) dan CSR ( corporate social responsibility ).

Dalam konteks kebersihan ruangan sebaiknya mengikuti aturan standard kebersihan international yang tidak sekedar bersih tapi sanitasi dan higienisnya harus terjaga, adapun system atau standard yang dimaksud misalnya penerapan HACCP system atau Good Clinic Practice.

Housekeeping department yang sangat luas dengan area kerjanya , agar fungsinya berjalan dengan baik maka diperlukan suatu system operasional yang baik, birokrasi yang tepat dan team yang solid.System management yang baik dapat dilakukan dengan system operasional yang dilaksanakan dengan komitment yang di patuhi dari management puncak sampai bawah.Komitment Ini sangat penting sebagai fondasi dari suatu system management, faktor kepemimpinan juga sangat besar pengaruhnya dalam merealisasikan system management yang sesuai dengan company goal yang diusung.Birokrasi yang tepat ini merupakan faktor untuk mempermudah menjadikan system kerja yang effektif dan effisien untuk melayani kebutuhan pelayanan pelanggan / tamu .Tidak sedikit dalam
beberapa hotel system birokrasi sangat rumit dan berbelit – belit sehingga terkadang kebutuhan untuk pelayanan terhadap tamu terabaikan, akan tetapi keuntungan dengan birokrasi yang rumit dan berbelit-belit dapat menekan tingkat pemborosan bahkan mencegah penyalahgunaan cost atau adanya mark up cost.dalam birokrasi yang tepat ini bukan berarti harus mengesampingkan faktor-faktor yang membuka peluang pemborosan atau penyalahgunaan cost, akan tetapi birokrasi yang tepat ini adalah system birokrasi yang bukan pula harus dimudah – mudahkan tetapi birokrasi yang tepat ini harus tetap menjaga keseimbangan cost dengan mengutamakan kualitas pelayanan untuk tamu.

Team yang solid dalam housekeeping department merupakan garda yang paling depan , oleh karenanya dalam membuat suatu team yang solid harus merancang dan membagi area tugas dengan fair, oleh karenanya dalam housekeeping department pembagian section yang secara umum dapat dilihat dari diagram model management yang telah di kemukakan diatas.

Section – section dalam housekeeping dapat di kelompokan seperti di bawah ini :

A. Floor section
Diatas telah sedikit diuraikan area – area mana saja yang harus di jaga kebersihannya, ditata kenyamanannya, dirawat furniturenya dan difungsikan sesuai dengan fungsi semestinya. Mainly dalam floor section ini adalah guest room, tentunya dengan tidak mengesampingkan area lainnya seperti corridor , guest landing, executive launch dan pantry area atau station floor.

Guest Room
Guest room adalah element yang paling penting dalam usaha penginapan, apartment , hotel atau sejenisnya.Kebersihan, penataan, penggunaan jenis furniture harus disesuaikan dengan kebutuhan agar dapat memberikan kenyamanan kepada para tamu yang menginap dan menikmati segala fasilitas yang terdapat dalam kamar khususnya ataupun fasilitas-fasilitas lain diluar kamar sebagai faktor pendukung untuk memberikan kepuasan kepada tamu demi memberikan kesan bahwa hotel tempat dia menginap dapat dijadikan sebagai rumah kedua baginya ( guest ) .
Hal ini tentunya tidak mudah untuk memberikan kesan bahwa hotel tempat dia ( guest )menginap adalah sebagai rumah kedua baginya, oleh karenanya dibutuhkan kerja keras yang cerdas, kerjasama antar department yang solid, yang paling penting adalah komitment dari seluruh lapisan dari level management sampai dengan karyawan level bawah sekalipun, yang harus dipatuhinya.

Sebelum kita melanjutkan pembahasan tentang fasilitas yang ada dala kamar tamu, alangkah baiknya kita mengetahui type – type kamar yang kita ketahui di hotel – hotel atau kapal pesiar atau sejenisnya, Type – type tersebut adalah Deluxe atau clasic ini merupakan kamar standard yang artinya fasilitasnya dengan standard, suite , executive suite, club suite, dan president suite atau penthouse. Akan tetapi istilah deluxe , suite, executive suite di dalam apartement biasa disebut dengan istilah studio 1, studio
2 atau bed room 1, atau bed room 2, atau mereka memberi istilah type 1, type 2 dsb.akan tetapi untuk standard kelengkapannya sama dengan hotel, hanya saja di apartement biasanya dilengkapi dengan kitchen dan perlengkapannya.
Dalam sebuah kamar hotel ( guest room ) tentunya fasilitas – fasilitas yang paling dominan dan merupakan kebutuhan primer dan merupakan standard penginapan untuk seorang tamu seperti fasilitas Bed ( tempat tidur )yang tentunya dilengkapi dengan bantal ( pillow ), selimut ( blanket ), sprei ( bed sheet
)duvet atau bed cover ,fasilitas living room yang dilengkapi dengan alat elektronic seperti TV dan telephone, kemudian fasilitas kamar mandi ( bath room ) tentunya untuk
kelengkapannya disesuaikan dengan kategori penginapan itu sendiri, karena tidak menutup kemungkinan fasilitas bath room ini akan berbeda cara penataan atau kelengkapannya disesuaikan dengan prestigous dan kategori hotel tsb.
Kita ambil contoh fasilitas hotel bertarap bintang lima, setiap hotel yang mengkategorikan hotel berbintang lima, seharusnya dalam pengadaan supplies bath room selain toilet dan shower cabin fasilitas lainnya yang merupakan standard harus menyediakan berbagai macam Towels ( handuk ) dan kelengkapan body care .

Mari kita uraikan kelengkapan – kelengkapan fasilitas tersebut diatas ;

Fasilitas tempat tidur ( bed facilities )

Bed facilities yang terdapat pada hotel bintang lima mengharuskan mengikuti standard .
Ukuran tempat tidur setiap negara biasanya berbeda-beda, untuk hal ini kita ambil contoh ukuran yang dipakai pada umumnya di United States America dan negara kita ( indonesia ) .

Ukuran tempat tidur di USA dan Indonesia

Untuk ukuran bed sheet nya ( sprei ), selimut ( blanket ) pada umumnya dilebihkan panjang dan lebarnya 70-90 cm dari setiap ukuran tempat tidurnya .
Untuk kelengkapan fasilitas tempat tidur dilengapi dengan duvee atau bed cover .

Fasilitas living room

Fasilitas living room ini yang selain tersedianya satu set meja dan kursi untuk bekerja ( business hotel
)lengkap dengan internet connection , lemari pakaian yang didalamnya dilengkapi dengan gantunganbaju juga safe devosit box ( SDB ), kemudian fasilitas lainnya seperti tempat untuk menyimpan barang atau koper ( luggage rack ), television, telephone, pensil atau ballpoint, memo pad dan penerangan atau lampu yang cukup dan persedian candle lengkap dengan matches .
Untuk fasilitas living room ini akan disesuaiken dengan type kamarnya.

Fasilitas kamar mandi (bathroom )

Dalam fasilitas kamar mandi ( bathroom ) yang meliputi toilet , shower cabin, wash basin dan bath tub , harus dilengkapi dengan handuk ( towels ), toilet paper dan tissue paper.
Sebagaimana kita ketahui berbagai macam dan ukuran serta kegunaannya handuk ( towel ) yang disediakan dalam kamar tamu.

Dibawah ini merupakan ukuran towels ;

Selain towels tersebut diatas bath robe dan bath mat pun tersedia.
Kelengkapan lainnya yang di tata dalam kamar mandi ialah kelengkapan peralatan tubuh ( body care). Kelengkapan body care ini yang disediakan seperti bath gel, shampoo,conditioner, hand soap, body lotion , cotton bud, tooth brush, shaving kit, shower cap dan sewing kit serta complimentary mineral water dan tea , coffee sachet.

Selain kelengkapan kamar mandi harus diperhatikan pula kelengkapan lainnya seperti hotel dictionary, candle and mathes, door knob dan flyer – flyer informasi, atau signage Dont Disturb, Please Make up the room jika masih memakai manual yang di gantungkan di balik pintu.
Hal lainnya yang perlu diperhatikan dalam menata kamar tamu adalah curtain dan black out, ini terkadang terlupakan dalam menata dan memperhatikan kebersihannya.buatlah record setiap kali curtain dan black out di cuci.Apabila kamar tamu memiliki balcon maka furniture – furniturenya harus di perhatikan.

Floor Corridor / gang way

Corridor / gang way harus di perhatikan dalam kebersihannya, jika lantainya beralaskan karpet maka kegiatan vacuuming harus dilakukan dengan frequensi yang intensif, buatlah record saat carpet treatment, bisa dengan cara shampoing untuk
menjaga dan merawat karpet tsb, apabila lantai nya menggunakan marmer atau granit maka lakukanlah moping dan lakukan polishing treatment untuk granit atau marmer dan buatlah recordnya .Sepanjang corridor biasanya dihiasi dengan lukisan – lukisan yang di tempelkan pada dinding kamar , maka lakukankahkegiatan dusting dengan intensif, melakukan pengecekan lampu – lampu coridor,jika menemukan salah satu lampu corridor mati maka segeralah laporkan ke bagian enggineering dengan mencatatkannya melalui order taker housekeeping.satu hal yang sering banyak ditemui

dalam corridor adalah terdapatnya room service equipment yang dikeluarkan tamu dengan sendiri yang diletakan di depan atau disamping pintu kamar, jika melihat hal itu maka segeralah telepone staff room service untuk merapikannya atau bisa di kumpulkan terlebih dahulu di pantry untuk di clear up oleh room service staff.

Guest landing area

Lorong corridor tempat menunggu lift atau elevator dalam setiap floor corridor yang biasanya di lengkapi dengan set meja kursi yang ditata sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan pada tamu yang sedang menunggu lift. Tamu hotel bisa dengan nyaman menunggu lift dengan nyaman dan relax tidak perlu berdiri,oleh karenanya penataan guest landing harus ditata sedemikian rupa agar memberikan kesan nyaman, letakanlah pada set meja flower arrangement dan dilengkapi pot bunga di sudut ruangan untuk memberikan sentuhan segar pada area nya juga dapat menempelkan lukisan pada dinding kamar. Perlu diketahui bahwa guest landing area ini selalu tersedia dalam suatu hotel , hal ini tergantung pada design arsitektur buildingnya.

Executive lounge

Pada hotel yang memiliki dan mengutamakan prestigous executive lounge dirancang dan design di salah satu floor yang dinilai sangat ekslusif dengan kesan elegance, luxury, tentunya semua itu
bertujuan agar tamu hotel merasakan kenyamanan yang luar biasa.Executive lounge ini biasanya di peruntukan hanya untuk tamu – tamu yang berkantong tebal
.Executive lounge atau biasa disebut club floor yang menawarkan ekslusif service dari buttler servicenya, fasilitas yang serba “ WAH “ diperuntukan tamu-tamu special atau vip.Fasilitas yang ekslusif ini sudah semestinya dirawat dengan sebaik – baiknya, mulai dari furniture, wood art, lukisan , penataan floristnya serta kebersihannya harus diperhatikan dengan intensif.Executive lounge sudah tentu
dilengkapi dengan meeting room, counter mini buffet , counter bar self service, dan rest room, oleh karenanya pada saat happy hour tempatkanlah seorang staff untuk incharge di executive lounge , agar kualitas pelayanan kebersihan tetap terjaga.

Selain personal service, fasilitas lainnya tersedia seperti meeting room, internet room, business center, dll. Sebagai tamu yang menginap di club floor mendapatkan keistimewaan seperti cocktail party dan buttler service.

Pantry / Floor Station

Pantry yang dimaksud disini adalah ruangan untuk Housekeeping menyimpan, mengatur , menata , menyusun trolly chart dalam membersihkan kamar tamu.Pantry ini berfungsi sebagai store linen dimana semua kelengkapan kamar tamu, mulai dari fasilitas tempat tidur, fasilitas kamar mandi, fasilitas living room dan kelengkapan –kelengkapan lainnya disimpan dan disusun sesuai dengan stock.Kebersihan pantry harus dijaga dengan sebaik mungkin, setiap pantry dilengkapi dengan staff toilet.jagalah kebersihannya.

Penelusuran yang terkait dengan Pengertian dan Fungsi Departemen Housekeeping

pengertian housekeeping
housekeeping department
tugas dan fungsi housekeeping
pengertian housekeeping department menurut para ahli
peran dan fungsi housekeeping
struktur departemen housekeeping
peran housekeeping
bagian bagian housekeeping

Pengertian dan Fungsi Department Housekeeping, Management Housekeeping, dan Struktur Management Housekeeping