Porter (Bell Boy) - Ruang Lingkup, Tugas dan Tanggung Jawab, Organisasi, Seksi Porter/ Concierge dan Jenis-jenis Barang Bawaan Tamu

Porter (Bell Boy)

Ruang Lingkup Tugas dan Tanggung Jawab Seksi Porter/ Concierge

Porter sering juga disebut Concierge atau Uniformed Service. Pada hakekatnya fungsi bagian ini mempunyai tugas dan tanggung jawab yang sama hanya berbeda istilahnya. Pada organisasi hotel besar yang memiliki jumlah kamar lebih dari 300 kamar dan memilki sistem pelayanan yang spesifik, maka Organisasi Bagian Concierge atau Uniformed Service merupakan suatu  Bagian yang berdiri sendiri sebagai sebuah Departemen. Di hotel sedang atau hotel menengah organisasi bagian ini merupakan salah satu seksi dari Departemen Kantor Depan. Sedangkan di hotel kecil organisasi bagian porter atau concierge biasanya merupakan sub seksi dari seksi Penerima Tamu (Reception) Secara garis besar, ruang lingkup dari bagian porter adalah sebagai berikut :

• Memberikan pelayanan penanganan barang bawaan tamu tiba, pindah kamar dan tamu-tamu berangkat.
• Memberikan pelayanan penjemputan dan pengantaran tamu dari dan ke stasiun atau lapangan udara
• Memberikan pelayanan penyampaian pesan tamu
• Memberikan bantuan kepada tamu 
• Mengantar tamu ke meja pendaftaran 
• Mengantar tamu ke kamar 
• Menjaga lobby tetap bersih dan rapi 
• Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi 
• Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu 
• Menjelaskan cara-cara menggunakan beberapa fasilitas yang tersedia di kamar
  

 Baca Juga : Teknik Dasar Memasak yang Harus di Ketahui dan Istilah Teknik dalam Memasak Dalam Bahasa Indonesia

 

Tugas & Tanggung Jawab Bellboy Hotel

Bellboy memiliki peranan yang sangat penting karena berada didalam departmen kantor depan , dimana akan berhubungan langsung dengan tamu hotel. Departemen kantor depan berperan penting bagi hotel karena memilki fungsi sebagai berikut :

1. Sebagai sumber informasi
2. Menjual akomodasi hotel.
3. Menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check-in.
4. Melayani pemesanan kamar.
5. Memantau perkembangan situasi kamar (room status) secara akurat.
6. Menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (guest bill).
7. Menangani semua surat yang masuk dan keluar hotel.
8. pelayanan lainnya.
9. Melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu (handling complain)
10. Melayani penitipan barang-barang berharga.
11. Melakukan kerja sama (koordinasi & kooperasi) dengan departemen lain
    

Tugas dan tanggung jawab Bellboy adalah sebagai berikut:

1. Mengisi daftar hadir.
2. Menangani barang, koper tamu yang dibawa pada saat check-in, check-out, dan titipan barang di porter room.
3. Membaca log book untuk mengetahui hal-hal atau masalah yang perlu diselesaikan
4. Mengisi dan melengkapi Guest Card.
5. Mencatat koper, barang bawaan tamu pada Bellboy Errand Card, dan Bellboy working list check-in dan check out.
6. Mencatat semua barang, koper yang dititipkan baik yang sementara maupun yang dititipkan lebih dari 24 jam.
7. Titipan koper atau barang ini dicatat pada luggage helping receipt.
8. Mengirim pesan tamu (message), koran, telex atau facsimile.
9. Menyiapkan peralatan yang akan dipergunakan dalam pelaksanaan tugas.
10. Menerima dan melaksanakan tugas-tugas suruhan (errand).
11. Selalu siap melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan.
12. Menjaga kebersihan dan kerapian area-area kerja.
13. Mengisi log book ketika akan mengakhiri tugas dan bila ada ha yang belum terselesaikan.
14. Mengisi daftar pulang

 

Organisasi Pada Bagian/ Seksi Porter (Concierge)

1.Struktur Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service
Masing-masing organisasi bagian porter/ concierge/ uniformed service berbeda-beda berdasakan ukuran hotel dan spesifikasi pelayanan dan pekerjaannya.
 

2. Seksi/ Sub Seksi pada Organisasi Porter/ Concierge/ Uniformed Service
a. Concierge :

• Menjalankan peraturan di seksi concierge
• Mengatur jadwal kerja bawahan
• Melaksanakan latihan bagi bawahan
• Menetapkan tugas dan tanggung jawab bawahan
• Menyiapkan dan memberikan pelayanan kepada tamu (e.g. mail, keys, messages, postage, paging, tickets, etc.
  

b.The Ball Captain

• Mengawasi kerja bawahan di seksi concierge
• Melengkapi informasi (e.g. Maps, airlines/shipping/train/bus timetable, special events, etc.)
• Melengkapi :Errands Control Sheet, Bell Boy Control Sheet
• Melaksanakan inspeksi terhadap kerja bawahan di seksi concierge.
  

c. Bellboy

• Memberikan pelayanan pengangkatan barang tamu tiba , pindah kamar dan berangkat
• Memberikan bantuan kepada tamu
• Mengantar tamu ke meja pendaftaran
• Mengantar tamu ke kamar
• Melakukan tugas-tugas suruhan (Running Errands)
• Menjaga lobby tetap bersih dan rapi
• Melaporkan kejadian-kejadian yang tidak biasa terjadi
• Menggudangkan/ Menangani Penitipan barang bawaan tamu
  

d. Doorman

• Membuka dan menutup pintu kendaraan/ mobil/ taxi (Helping guests in and out of taxis/cars)
• Menjaga Main Entrance tetap bersih dan rapi
• Mengatur lalu lintas dan parkir kendaraan di hotel
• Memanggil taxi
• Menaikkan dan menurunkan bendera
  

e. Elevator Operator

• Menoperasikan lift atau elevator di hotel
• Mengantar tamu dengan menggunakan lift
• Menjaga lift atau elevator tetap bersih
• Menjaga agar petugas lift tetap ada setiap saat
• Mencegah dan menghindari orang-orang atau tamu yang tidak dibenarkan mengoperasikan lift (orang tua, anak-anak, orang cacat, dan wanita hamil)
  

f. Pageboy
Menyampaikan pesan tamu dengan berbagai media : paging tray, paging board, paging lamp or loudspeaker).  Dibeberapa hotel, pageboy juga melakukan tugas-tugas message boy bila tidak ada petugas message boy.

g. Message boy
Mengantar pesan, surat, titipan, internal communication, surat kabar dan lain-lain
 

h.Courier atau Porter

• Menjemput dan mengantar tamu
• Mengantar dan mengambil surat dari dan ke Kantor Pos
• Melakukan tugas-tugas keluar (membeli tiket, dsb)
  

i. Inquiry clerk

• Menjawab permintaan-permintaan informasi (memberikan informasi)
• Mendistribusikan surat-surat, fax, telegram dan lain-lain
• Menjual surat kabar, majalah, tiket teater, tiket hiburan dan sebagainya
  

j. Cloakroom Attendant

• Menjaga barang-barang milik tamu ditempat penitipan (e.g. hat, coat, umbrella, hand bag, etc.)
• Menangani penitipan barang-barang bawaan milik tamu
• Menjaga agar tempat penitipan selalu bersih dan rapi

 

Jenis-jenis Barang Bawaan Tamu

1. Trunk - A trunk adalah sebuah tas atau koper besar untuk membawa pakaian dan perlengkapan lain seperti perlengkapan film dan lainnya.
2. Suit Case - Suitcase biasanya digunakan saat perjalanan untuk membawa pakaian. Tas ini sering dikenal dengan koper pakaian. Bentuknya ada  dua. Hard suitcases terbuat dari  metal atau plastic. Dan soft suitcases terbuat dari kulit, kain atau kain kanvas.
3. Hand Bag (Satchel) - Sebuah jenis tas yang terbuat dari bahan yang lembut (soft material) seperti kulit, plastik, kain, atau kanvas yang diberi lapisan didalamnya yang mana biasanya tas ini dibawa dengan cara menenteng.  Tas ini biasanya untuk membawa barang-barang yang sifatnya ringan dan sering diperlukan dalam perjalanan (majalah, buku, minyak angin, sisir, handuk, peralatan mandi dsb)
4. Brief Case - Bentuknya hampir sama dengan hand bag namun biasanya dipakai oleh laki-laki. Tas tangan ini biasanya digunakan oleh para Businessman untuk membawa dokumen, tiket, telephone seluler, surat-surat penting, uang, dsb)
5. Cosmetic Case (Beauty Case, Vanity Case) - Tas untuk menyimpan berbagai perlatan kosmetika. Tas ini biasanya dibawa oleh wanita selama dalam perjalanan.
6. Hat Box  - Tas untuk menyimpan atau membawa topi. Biasanya bentuknya menyerupai topi yang dibawa.
7. Haversack - Tas kanvas untuk membawa pakaian dan atau makanan. Tas ini biasanya dikenal dengan tas tentara.
8. Val-Pak (Val Case) - Val case adalah sejenis tas pakaian yang dapat dilipat, biasanya tas ini dapat digantungkan.
9. Traveling Bag (Shoulder-Bag) -Traveling bag adalah tas kecil atau sering disebut tas pundak, biasanya digunakan oleh para pendaki gunung atau anak sekolah. Cara membawanya dengan menggantungkannya dipundak (shoulder).
10. Garment Bag (Valet bag, Suit bag) - Garment bag biasanya terbuat dari kulit, kain atau plastik. Tas ini biasanya untuk membawa baju jas, jaket, celana dsb dan bisa digantung di hanger.
11. Golf Case - Tas untuk membawa perlengkapan olah raga golf
12. Camera Case - Tas untuk membawa perlengkapan foto seperti camera body, lensa, flashes dsb.
    

 

Seksi Porter/ Concierge

Administrasi disini lebih dikhusukan pada dokumen pencatatan segala kegiatan yang dilakukan oleh porter/ concierge dalam proses pelayanan tamu.

1. Luggage Tag - Kartu Tanda Barang yang biasanya digantungkan pada barang tamu agar tidak tertukar
2. Bell Boy Errand Card - Kartu yang digunakan oleh Bellboy untuk mencatat kegiatan dalam penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat
3. Bell Boy Control Sheet - Lembar atau Formulir Pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain atau Atasan Langsung  Bellboy untuk mencatat kegiatan Bellboy selama penanganan barang tamu tiba, pindah kamar atau berangkat. Biasanya data yang dicatat pada lembar ini diambil langsung dari Bell Boy Errand Card
4. Errand Control Sheet - Lembar atau Formulir Pengawasan yang digunakan oleh Bell Captain atau Atasan Langsung  pada Seksi Porter untuk mencatat kegiatan seluruh petugas porter/ concierge selama melaksanakan tugas-tugas pelayanan tamu.
5. Baggage Claim Check - Baggage Claim Check adalah kartu tanda penitipan barang sementara milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (Luggage Store). Kartu ini memuat dua bagian. Bagian depan berisikan informasi tentang data tamu dan barang tamu yang dititip, sedangkan bagian belakang memuat informasi tentang persyaratan penitipan barang dan informasi pengambilan barang.
6. Luggage Room Book - Luggage Room Book adalah buku pencatatan penitipan barang sementara milik tamu yang disimpan atau dititipkan di gudang penitipan barang (Luggage Store). Buku ini digunakan untuk mencatat seluruh barang tamu yang dititipkan dan yang diambil kembali oleh tamu. Informasi yang terdapat pada buku ini biasanya sama dengan informasi yang terdapat pada Baggage Claim Check (Kartu Penitipan Barang).

 

 

Standar Bell Boy.

1. Membaca Log Book atau buku catatan untuk mendapatkan informasi yang terbaru dan menindak lanjuti hal-hal yang perlu segera ditindak lanjuti.
2. Menghadiri pertemuan setiap pergantian  shift.
3. Selalu tersenyum dan ramah.
4. Menyambut tamu dengan ucapan salam yang hangat dan lembut.
5. Menyapa tamu dengan memangil namanya.
6. Memparkir setiap mobil yang datang di lobi ke tempat parker.
7. Berdiri di area lobi untuk membuka pintu mobil yang masuk.
8. Selalu mambawa buku catatan.

 

Baca Juga: Mengidentifikasi Klasifikasi Keju Meliputi Memilih, menangani dan menyimpan

 

Demikian Artikel Tentang Pengertian Bell Boy Meliputi Tugas ,Standar Kerja Bell Boy dan Teknik Umum Penanganan Barang Bawaan Tamu.Semoga Bermanfaat dan Jangan Lupa di Share untuk teman kamu yang membutuhkan.

Penelusuran yang terkait dengan cara mengantar tamu Bell Boy

• layanan bell desk
• kapan seorang bellboy menandai barang bawaan tamu
• bell desk counter berada pada bagian dalam area lobby hotel yang di koordinasi oleh seorang
• tugas bellman mencari tamu yang tidak sedang berada di kamar disebut
• percakapan bellboy mengantar tamu ke kamar bahasa indonesia
• dalam menangani barang bawaan tamu ada beberapa hal yang harus diketahui yaitu
• percakapan bellboy dengan tamu
• cara menangani barang bawaan tamu

 

Bagikan Artikel ini