Reservation atau Pemesanan Kamar Hotel Adalah - Macam Reservasi, Alat, media, metode atau Cara Memesan Kamar Hotel dan Contoh Percakapan Reservasi Hotel

 

Pemesanan Kamar Hotel adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh calon tamu hotel untuk memesan sejumlah kamar dan fasilitas lain yang diperlukan untuk masa yang akan datang.

 

Klasifikasi reservasi

1. Individual Reservation - Reservasi pemesanan kamar untuk seorang calon tamu, pasangan atau sebuah keluarga. Reservasi ini biasanya dilakukan sendiri oleh calon tamu atau oleh agen. Harga yang diberikan adalah harga normal atau harga paket (Normal Rates/ Package Rates/ Family Plan Rates).
2. Group/ Tour Reservation - Reservasi pemesanan kamar yang dibuat oleh agen perjalanan dan biasanya secara spesifik satu jenis kamar. Seringkali harga yang diberikan adalah harga diskon (Discount Rates/ Group Rates)
3. Conference Reservation - Reservasi pemesanan kamar untuk sebuah rombongan yang akan melakukan eksibisi atau pertemuan di hotel. Reservasi ini biasanya dibuat oleh sebuah organisasi, perusahaan atau suatu asosiasi. Harga yang diberikan biasanya adalah harga komersial (Commercial Rates).
   

 

Baca Juga: Metode Dasar Memasak - Metode moist-heat, Metode dry-heat, dan Metode Moist Heat Cooking

 

Macam - Macam Reservasi

1.Guaranteed Reservation
Guaranteed Reservation adalah suatu reservasi pemesanan kamar yang disertai dengan jaminan. Tujuan dari penjaminan ini adalah untuk mendapatkan kepastian dari pihak hotel atas pemesanan kamar yang telah dilakukan. Hal ini biasanya dilakukan pada saat musim ramai (Peak Season/ High Season).
Adapun jenis-jenis dari Guaranteed Reservation adalah :

• Pre-payment Adalah pembayaran yang dilakukan oleh para calon tamu untuk sejumlah harga kamar dan fasilitas yang dipesan selama tinggal sebelum mereka mempergunakan fasilitas/menempati kamar. (Full payment is required before the day of arrival).
• Credit Card Jaminan pemesanan kamar dengan menggunakan tagihan Kartu Kredit.
• Advance Deposit Adalah pembayaran yang dikirimkan/dibayarkan oleh calon tamu kepada pihak hotel dalam jumlah tertentu paling sedikit harga kamar untuk satu malam atau lebih dan kurang dari harga keseluruhan selama tinggal.
• Contractual Agreement (Corporate) Sebuah bentuk kerjasama dimana perusahaan menyetujui untuk membayar sejumlah kamar kepada pihak hotel. Pembayaran tersebut dilakukan bila kamar digunakan atau tidak digunakan.
• Travel Agent Penjaminan pemesanan kamar yang dilakukan oleh pihak Biro Perjalanan.
  

2 .Non-guaranteed Reservation
Non-guaranteed Reservation adalah suatu pemesanan kamar yang tidak disertakan jaminan apapun. Pihak hotel hanya akan memastikan kamar yang telah dipesan tersedia, sampai pada batas waktu yang telah ditentukan saat tanggal kedatangan. Biasanya batas waktu tersebut adalah pukul 18.00 waktu setempat. Hal ini sering disebut juga dengan istilah state reservation cancellation time.
 

Alat, media, metode atau cara reservasi

Alat, media, metode atau cara yang digunakan oleh calon tamu dalam melakukan pemesanan kamar antara lain :

1. Telephone
2. Letter
3. Facsimile
4. E-mail (Hotel Web Site)
5. Computer Terminal
6. Personal
   

  
Sumber pemesanan kamar.

1. In Person (Direct Reservations)
2. Airline
3. Travel Agent (Agencies)
4. Company/ Corporate
5. Inters All Agency (Airline Reservation Office, Car Rental Companies, Even Organizer and Hotel Properties)
   

 

Sistem penanganan reservasi

1. Manual System (Penanganan Reservasi Dengan Cara Manual)

• Seluruh informasi pemesanan kamar dicatat pada formulir reservasi (Reservation Form) kemudian data reservasi dipindahkan pada Slip atau Buku Harian Reservasi (Reservation Slip/ Diary)
• Tabel yang digunakan biasanya adalah Conventional Reservation Chart (CRC) atau Density Chart dimana seluruh pemesanan kamar yang telah diterima dimasukkan pada tabel tersebut berdasarkan bulan.
  

2. Computerized Reservation System (Penanganan Reservasi Dengan Sistem Komputer)
Computerized System dapat digunakan sebagai bagian dari Manual System. Informasi data pemesanan kamar dicatat pada Formulir Pemesanan Kamar secara manual, kemudian data tersebut dipindahkan ke dalam komputer.

 

Penanganan Reservation Amendment, Cancellation, and No- Show

1. Amendment of Reservation
Yang dimaksud dengan amendment of a reservation adalah perubahan yang terjadi atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan. Perubahan tersebut biasanya dilakukan oleh calon tamu dengan alasan tertentu. Perubahan yang sering terjadi atas suatu pemesanan kamar antara lain :

• Perubahan tanggal tiba atau tanggal berangkat
• Perubahan jenis kamar atau jumlah tamu yang menginap
  

2. Cancellation of Reservation
Cancellation of reservation adalah pembatalan atas suatu pemesanan kamar yang telah dilakukan karena alasan tertentu.

3.No-Show (DNA: Do Not Arrival)
Adalah tamu yang telah memiliki pemesanan kamar namun tidak datang tanpa pemberitahuan sebelumnya

Jenis-jenis laporan bagian reservasi

Langkah terakhir pada suatu proses pemesanan kamar adalah melengkapi laporan-laporan reservasi. Dengan adanya laporan-laporan tentang reservasi maka hotel dapat memaksimalisasi tingkat penjualan kamar (Room Sales) dengan melalukan pengawasan yang akurat tentang Room availability (Kamar yang tersedia untuk dijual) dan Forecasting of Potential Room Sales (Ramalan tentang potensial penjualan kamar dimasa mendatang). Tiap-tiap hotel memiliki jenis-jenis laporan reservasi yang berbeda, hal ini sangat tergantung pada kebutuhan management. Namun secara umum jenis-jenis laporan tentang reservasi dapat dilihat dibawah ini.

1. Reservation Transaction Report - Ringkasan tentang kegiatan reservasi di hotel yang disusun secara harian. Laporan ini memberikan ringkasan tentang jumlah reservasi yang masuk, perubahan-perubahan reservasi dan pembatalan.
2. Expected Arrival and Expected Departure List - Daftar tamu yang diharapkan tiba dan berangkat pada tanggal tertentu.
3. Room Availability Report - Daftar yang memberikan informasi tentang kamar-kamar yang tersedia dan yang dijual.
4. Group Status Report - Laporan tentang tamu-tamu rombongan yang tiba dan berangkat, termasuk informasi tentang jumlah tamu rombongan dan pemesanan kamar rombongan yang menggunakan jaminan atau tidak menggunakan jaminan.
5. Special Arrival List - Daftar tentang tamu-tamu penting, VIPs, atau tamu-tamu dengan permintaan khusus.
6. Turn-away Report - Laporan tentang jumlah reservasi yang ditolak (hal ini biasanya dilakukan bila hotel mengalami Fully Booked atau Over Booking)
7. Revenue Forecast Report - Laporan tentang pendapatan penjualan kamar yang diproyeksikan dimasa yang akan datang.
8. Reservation Histories - Merupakan statistik dari seluruh proses reservasi, meliputi jumlah tamu, kamar terisi, sumber pemesanan, no-shows, walk-in, overstays dan understays

 

Cara Memesan Kamar Hotel

1. Pesan kamar tersebut via situs daring. Setelah memilih kamar hotel, Anda bisa memesan daring melalui situs web hotel tersebut. Untuk memesan, Anda akan diminta memasukkan informasi mendasar, seperti nama lengkap dan tanggal menginap.

• Anda juga bisa memesan kamar dengan menelepon langsung hotel tersebut. Jika Anda memutuskan untuk memesan melalui telepon, cobalah menelepon malam hari karena resepsionis biasanya sibuk pada pagi dan siang hari.
• Jika Anda mencari harga rombongan, seperti untuk keperluan konferensi atau pernikahan, langsung saja menelepon hotel tersebut dan bicaralah dengan resepsionis. Banyak hotel tidak menampilkan harga rombongan di situs daring dan sering kali memberikan harga yang lebih murah jika Anda memesan lewat telepon.
  

2. Bayar kamar dengan kartu kredit. Banyak pemesanan daring membutuhkan pembayaran via kartu kredit. Jika Anda melakukan perjalanan bisnis, gunakan kartu kredit perusahaan untuk membayar hotel tersebut.

• Selalu cek apakah kartu kredit Anda menawarkan diskon hotel dan akomodasi sehingga Anda bisa menggunakan diskon itu saat membayar kamar hotel.
• Jika menginap di hotel tersebut cukup lama, Anda bisa membayar uang muka untuk menginap dua atau tiga malam kemudian sisanya dibayar saat Anda tiba di hotel tersebut. Setelah itu Anda biasanya diminta untuk memberikan nomor kartu kredit untuk pengarsipan dan melunasi tagihan di resepsionis saat lapor keluar (check out).
  

3. Konfirmasi kamar tersebut sudah terpesan. Anda bisa mengonfirmasi kamar hotel tersebut sudah dipesan dengan mencetak tanda terima yang ada di akhir tahap pemesanan daring. Jika memesan hotel via telepon, Anda bisa meminta pihak hotel untuk mengirimi Anda tanda terima sebagai bukti pembayaran.

• Baca kembali dengan teliti tanda terima Anda untuk mengonfirmasi tanggal menginap sudah benar dan harga kamar sesuai kesepakatan. Hotel tersebut harus memperinci semua peraturan biaya dan biaya tambahan sebelum Anda membayar atau memesan kamar. Biaya tambahan, seperti uang parkir atau membersihkan kamar, harus dijelaskan pihak hotel pada Anda sehingga Anda tidak dikejutkan dengan adanya biaya tersembunyi saat lapor keluar (check out).

 

 Baca Juga: Buffet adalah - Jenis Jenis, Merencanakan, Peralatan saji, Penyajian makanan, Penataan meja , Kelebihan dan Kekurangannya

 

Percakapan Reservasi Hotel

Conversation I

Receptionist: Good afternoon, Sir. Welcome to Watson Hotel. (Selamat siang Pak. Selamat datang di hotel Highland).

Client: Hi, good afternoon. I’d like to book a room for March 15^th. Do you have any vacancies? (Saya ingin memesan kamar untuk tanggal 15 Maret. Apakah anda memiliki kamar kosong?).

Receptionist: Let me check it for you. Please wait a moment. (Akan saya cek dulu. Mohon tunggu sebentar)

Client: Okay (Baik)

Receptionist: Yes sir, there are several rooms available for that day. How long will you be staying? (Ya Pak, ada beberapa kamar yang tersedia pada hari tersebut. Berapa lama anda akan menginap?)

Client: I will be staying for 3 days. (Saya akan menginap selama 3 hari)

Receptionist: And how many people is the reservation for? (Untuk berapa orang reservasinya?)

Client: There will only be two of us. What’s the rate for the room? (Ada dua orang. Berapa harga kamarnya?)

Receptionist: Five hundred dollars per night, sir. (Lima ratus dollar untuk satu malam, pak)

Client: Is that your best rate? We won’t be at hotel much. (Apakah itu harga terbaiknya? Kami tidak akan banyak berada di hotel)

Receptionist: That’s the price of a room with a view of the ocean, and with twin beds. Would you like another type of room? We still have one on the lower floor, the rate is 300 hundred dollars. (Itu harga kamar dengan pemandangan laut, dan dengan dua kasur. Apakah Anda mau tipe kamar lain? Kami ada satu di lantai bawah, harganya 300 dollar)

Client: I’ll take that. And I’d like a double bed, please. (Yang itu saja. Dan saya mau tempat tidur double)

Receptionist: Yes, sir. Could you please fill in this form? And may I have your credit card please? (Ya, pak. Bisakah anda mengisi formulir ini? Dan boleh saya lihat kartu kredit anda?)

Client : Sure. Here it is. (Tentu. Ini)

 

 

 

 Penelusuran yang terkait dengan Pemesanan Kamar Hotel

• reservasi adalah
• tipe pemesanan kamar
• alur pemesanan kamar hotel
• langkah langkah reservasi hotel
• jenis-jenis reservasi
• macam-macam reservasi
• istilah dalam pemesanan kamar hotel
• apa yang ditanyakan resepsionis saat ada pemesanan kamar hotel
• langkah langkah reservasi hotel
• cara check in hotel secara langsung
• cara check out hotel secara langsun
• cara ngomong pesan hotel
• langkah langkah melakukan reservasi hote
• cara booking hotel onlin
• cara booking hotel bayar di tempat
  
• percakapan reservasi hotel
  

Bagikan Artikel ini