Room Service - Peralatan dan administrasi, Pengambilan Pesanan, Prosedur Pelayanan, dan Cara Menangani Pembayaran Tamu - MateriSMK

Room Service adalah bagian F&B Service yang menyediakan pelayanan makanan dan minuman di dalam kamar.
Perbedaan pelayanan di restaurant dengan Room Service adalah:

Di restaurant guest (tamu) dapat memesan langsung dengan waitres tapi, dalam room service guest (tamu) hanya memesan makanan dan minuman melalui telepon saja.
Di restaurant menu makanan lebih bervariasi namun, di room service untuk pilihan menu cenderung sedikit.
Pelayanan di restaurant tergantung dari buka/tutupnya restaurant tetapi, untuk bagian room service pelayanannya buka selama 24 jam.
Di restaurant tamu yang datang untuk makan sementara, di room service server yang akan datang ke kamar dengan membawa makanan dan minuman yang telah dipesan.

Peralatan dan administrasi Room Service

Peralatan room service
Pada dasarnya, equipment (peralatan) untuk service yang dipergunakan di room service kebanyakan sama dengan yang dipakai direstaurant, seperti jenis chinaware, glassware, silverware, dan linen serta other service equipment Beberapa peralatan penting dan khususbiasanya digunakan sebagai perlengkapan kantor room service dan peralatan untuk pelayanan adalah:

Telephone
Time Stamp
Room Service Rack
Order taker Table
Announcement board / white board
Rolling and folding table/ Room service trolley
Build in reshaud ( heater )
Room service electric car
Plastic warp

Administrasi room service

Room service order slip
Log book
Breakfast menu
Room service menu ( Complete menu)
Beverage and wine list
Guest Bill
Hotel directory

MENATA PERALATAN DIATAS BAKI
Tea tray

Tray of salver
Tray cloth
Tea Pot
Hot water jug
Milk/cream jug
Special dish for lemon
Tea strainer
Tea cup & saucer
Tea spoon

Coffee tray

Tray or salver
Tray cloth
Coffee cup & saucer
Coffee spoon
Sugar bowl
Coffee pot
Milk/cream jug

Continental Breakfast ( Fresh fruit Juice, Croissant , coffee )

Tray
Tray cloth
Bread & butter plate
Bread & butter knife
Dessert plate and Breakfast napkin
Bread basketButter dish / jam dish
Juice glass
Tea/coffee cup, saucer and spoon
Sugar bowl
Coffee pot
Milk jug / Creamer

American breakfast ( Fresh fruit Juice,Croissant ,Fried egg and coffee)

Tray
Tray cloth
Dinner knife dan dinner fork
Bread & Butter plate
Coffee cup and saucer
Milk/cream jug
Water goblet
Juice glass
Sugar bowl
coffee pot
Butter dish
Cruet : Salt & Pepper
Guest’s napkin
Bread basket

PENGAMBILAN PESANAN
Pesanan makanan melalui Room Service, pada umumnya ada dua cara:
Secara tertulis:
Cara ini biasanya digunakan untuk makan pagi dengan menggunakan breakfast menu (Door Knob Menu). Berdasarkan atas pesanan yang tertulis di menu list, order taker lalu mencatatnya ke dalam order pad/er slip
Secara lisan:
Di samping cara tersebut di atas, tamu dapat pula memesan makanan dan minuman secara langsung ke room service melalui telepon. Pesanan melalui telepon diterima dan dicatat oleh order taker dengan sebagaimana mestinya, di dalam order slip
Proceduresyang biasanya dilaksanakan di Room Service di dalam mengambil pesanan-pesanan tamu melalui telepon:

Menerima dan menjawab telepon tamu.
Membantu tamu apabila diperlukan.
Mencatat pesanan tamu
Memeriksa kembali pesanan

PROSEDUR PELAYANAN MAKANAN DAN MINUMAN KE KAMAR TAMU
Segala sesuatu yang terjadi pada pelayanan ke kamar, akan banyak tergantung kepada apa yang terjadi dalam hubungan tamu dengan ordertaker melalui telepon, Oleh sebab seorang order taker harus memenuhi sarat sbb

Mengetahui tentang menu
Memahami tentang beverage list
Memahami cara pencatat dalam order slip
Memhahami tentang telepon. Courtesy
Memahami bahasa asing
Menguasai untuk menjadi salesman

Beberapa hal yang akan dilakukan pada saat memberikan pelayanan makanan dan minuman yaitu:

Siapkan kertas untuk mencatat pesanan tamu dalam draft papper
Segera angkat telepon jika berdering dan jawablah secara sopan dengan mengucapkan salam yang benar seperti
Catat segera nomor kamar dari mana panggilan telepon itu datang
Selalu berusaha memberikan informasi yang dapat meningkatkan penjualan.
Setelah mencatat pesanan, order taker harus mengulangi pesanan tersebut
Akhiri pembicaraan dengan menanyakan hal lain yang bisa dibantu dan mengucakan salam
Biarkan tamu, menutup telepon terlebih dahulu, dan mengucapkan terima kasih pada akhir pembicaraan
Pindahkan semua pesanan yang sudah dicatat kedalam bon pesanan(order slip) dengan menyertakan keterangan yang diperlukan, dan pesanan untuk makanan harus dipisahkan dari bon pesanan untuk makanan Pesanan tamu (food order) diberi cap oleh order taker dengan time stamp
Setiap bon pesanan harus dibuat rangkap tiga
Bon pesanan yang sudah dibuat kemudian diberikan kepada pramusaji yang akan diteruskan ke dapur
Selama menunggu makanan yang sedang disiapkan oleh bagian dapur pramusaji akan menyiapkan baki/trolley beserta peralatan makanannya sesuai dengan pesanannya
Setelah semuanya siap, pramusaji kemudian mengirimkan pesanan tersebut kekamar tamu, setelah sebelumnya diperiksa oleh atasannya (captain), sambil membawa bon,
Sebelum memasuki kamar tamu, pramusaji harus mengetuk pintu dan memberitahu mengatakan room service, sebelum ada jawaban dari tamu yang mempersilahkan, maka penyaji tidak boleh membuka pintu apalagi memasuki kamar tamu.
Setelah masuk kamar, maka pramusaji memberi salam seramah mungkin kepada tamu serta langsung menyiapkan/meletakkan makannya di Coffee table
Setelah selesai menyiapkan makan dan minuman serahkan bon kepada tamu untuk ditandatangani, kemudian bawalah kembali bon tersebut ke room service dan serahkan ke kasir

TEKHNIK MENJAWAB PANGGILAN TELPHONE
Dalam penanganan pesanan melalui room service kebanykan di tangani oleh seorang order taker melalui telephone oleh sebab itu perlu mengetahui bagaimana cara menjawab telephone yang benar yaitu :

How to answer
Answer promtly
Concentrate on that call
Speak distinctly
Speak Unhurriedly
Speak Directly
Speak Pleasantly
Call Every Guest by NameBe Helpful
Apologize for error and delays
Say Thank you Before say good bye

CARA MENAWARKAN PRODUCT / SELLING SUGESTION
Sukses dari bagian room service adalah salah satunya tergantug dari pada Order Taker , Ada tiga waktu yang paling tepat dalam memberikan saran pada tamu :

Large order
Repeating Order
Sold out item

MENANGANI PEMBAYARAN TAMU
Ada dua jenis pembayaran yang dilakukan tamu bila memesan makanan atau minuman melalui Room Service yaitu Cash dan Credit, Bill tersebut harus dibuat tiga rangkap oleh room service cashier yang gunanya adalah :

Asli untuk tamu
Kopian pertama untuk room service cashier
Kopian kedua untuk file room service

Prosedur penangan pembayaran tamu di room service :

Bill yang sudah disiapkan olehroom service cashier di bawa bersama makanan ke kamar tamu dengan alat bantu cash tray
Sarankan pada tamu untuk membayarn dengan cara credit atau hanya menandatangi bill bila tamu menghendaki, guna memperlancar jalannya operasional room service
Bila tamu membayar dengan credit atau tanda tangan langsung serahkan ke room service cashier dan akan di lanjutkan ke front office cahier dimana kopian bill ke 2 sebagai pertinggal dan digunakan untuk membuat summary of sales Room Serice
Bila tamu membayar dengan cash uangnya serahkan ke room service cashier dan bila ada kembaliannya segera serahkan kembali ketamu bersama dengan bill aslinya yang sudah di beri tanda Paid Cash dengan menggunakan cash tray

Penelusuran yang terkait dengan Peralatan dan administrasi Room Service